Xây dựng những mối quan hệ công chúng cho công ty của bạn luôn là yêu cầu đặt ra vào bất cứ thời điểm nào. Nhiều công ty rất muốn thực hiện thành công các chiến dịch PR (Public Realation), nhưng họ không biết phải khởi đầu từ đâu và triển khai như thế nào?

Trả lời câu hỏi này không khó khăn chút nào. Bạn chỉ cần thực sự nỗ lực và triển khai theo đúng một quy trình nhất định. Dưới đây là cách để bạn thực thi thành công một chiến dịch PR chỉ trong vòng 07 ngày.

Ngày thứ nhất: Xác định rõ mục tiêu của bạn

Bạn hãy khởi đầu bằng việc lên danh sách những mối giao tế công cộng trong thị trường mục tiêu của bạn. Những mối giao tế này phần lớn là với các tạp chí như tạp chí hàng tuần, báo ngày, tạp chí chuyên ngành kinh doanh, những nhà quảng cáo miễn phí tại địa phương, hay các tạp chí của Phòng thương mại khu vực. Bạn không cần thiết phải liên lạc với các cơ quan báo chí quốc gia trừ khi câu chuyện PR của bạn thật sự nổi bật trên phạm vi toàn quốc hay bạn có một mối quan hệ mật thiết nào đó với cơ quan báo chí quốc gia. Tiếp theo, bạn hãy lên danh sách những đài phát thanh truyền hình tại khu vực thị trường mục tiêu của bạn. Những đài này bao gồm đài AM, FM, đài phát thanh phổ thông, đài phát thanh của trường đại học, …, và nhìn chung là tất cả.

Ngày thứ hai: Lập cơ sở dữ liệu các số điện thoại, địa chỉ liên lạc của các tạp chí, đài phát thanh truyền hình mà bạn xác định trong ngày thứ nhất

Đối với một mối quan hệ giao tế công cộng, bạn cần xác định đâu là cách thức thông báo hay những thông tin đăng tải phù hợp nhất. Một khi bạn hoàn thành được công việc này, bạn hãy tìm ra ai là chủ bút hay phóng viên chịu trách nhiệm chính cũng như đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực mà bạn cần giao tế tại các tạp chí và đài phát thanh truyền hình. Đôi khi họ là một chủ bút của một chuyên mục nào đó, một phóng viên chuyên viết một lĩnh vực nhất định, một phóng viên đặc trách, hay một biên tập viên quản lý. Đừng gửi bản thông cáo báo chí của bạn tới bất kỳ ai hay tới tất cả mọi người trong tạp chí. Tiếp theo, bạn tiến hành những công việc tương tự đối với các đài phát thanh truyền hình: Tìm ra người phù hợp với các thông cáo báo chí của bạn tại đây như cán bộ chuyên phân công mảng tin tức cho các phóng viên phụ trách, hay biên tập viên mảng tin tức,…

Ngày thứ ba: Xác định câu chuyện PR nào mà bạn sẽ truyền đạt

Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng về những chủ đề PR. Bạn đang đưa ra một thông cáo báo chí, truyền đạt một sự thay đổi, trình bày diễn giải một ý kiến hay công bố một khám phá mới? Bạn có một quan điểm bản địa trong một câu chuyện mang tính quốc gia hay không? Liệu thông tin của bạn có đáng để lên báo chí và không mang trong mình một thành kiến cục bộ không? Tất cả những gì bạn cần là 12 chủ đề PR khác nhau, tính trung bình là cứ một tháng có một thông cáo báo chí trải dài trong thời gian một năm. Tuy nhiên, đừng để điều này bó buộc việc bạn thường xuyên đưa ra những thông tin mới khi nó xuất hiện hay công bố những thông cáo mang tính cập nhập.

Ngày thứ tư: Viết bản thông cáo báo chí thực sự

Chủ bút của các tạp chí thường yêu thích những người nói theo ngôn ngữ của họ. Bản thông cáo báo chí dài một trang được mở đầu với ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao sẽ phù hợp hơn với các chủ bút, qua đó bản thông cáo báo chí của bạn càng có nhiều cơ hội xuất hiện một cách nhanh chóng trên tạp chí. Bản thông cáo báo chí nên bao gồm một vài thông tin cơ bản, trích dẫn lời của một cá nhân có uy tín trong một tổ chức nào đấy và địa chỉ liên hệ của công ty bạn. Đó là tất cả những “chất liệu” cần thiết hình thành nên một bản thông cáo báo chí. Bản thông cáo này không cần phải dài như bản luận văn, cũng như không cần thiết phải có những thông tin đơn lẻ, đi sâu vào tiểu tiết. Nếu chủ bút muốn thêm những thông tin cho câu chuyện, họ sẽ gọi điện cho bạn để bổ sung.

Ngày thứ năm: Gửi bản thông cáo báo chí tới các tạp chí, đài phát thanh truyền hình trong cơ sở dữ liệu mà bạn đã lập vào ngày thứ hai

Một vài chủ bút thích những bản thông cáo báo chí được gửi bằng fax, trong khi đó một xu hướng đang phát triển hiện này là gửi bản thông cáo báo chí qua email. Rất hiếm khi các bản thông cáo báo chí được gửi bằng thư tín thông thường; tuy nhiên, trong một vài trường hợp việc gửi bằng thư tin thông thường là cần thiết nếu bản thông cáo báo chí của bạn có kèm theo một vài bức ảnh. Bạn hãy tìm ra cách thức mà các chủ bút, phóng viên và nhà sản xuất ưa thích nhận bản thông cáo báo chí của bạn, bởi nếu vậy thì cơ hội xuất hiện nhanh chóng trên các tạp chí, đài phát thanh truyền hình sẽ lớn hơn rất nhiều.

Ngày thứ sáu: Sử dụng bản thông cáo báo chí cho những việc khác

Thông thường bản thông cáo báo chí không được đăng tải toàn bộ, các chủ bút sẽ biên tập lại chúng, cắt đi những phần không cần thiết, cũng như không phải tạp chí nào cũng đăng tải bản thông cáo báo chí của bạn. Đừng để việc này khiến bạn dừng đăng tải bản thông cáo và cố gắng đưa nó ra với công chúng. Có một số công việc khác bạn có thể thực hiện với những bản thông cáo báo chí. Bạn có thể đăng tải chúng trên trang web của mình. Bạn có thể sử dụng chúng trong các direct-mail gửi tới khách hàng. Bạn có thể sử dụng chúng trong hộp thư trả lời điện thoại lúc đường dây bận,… Sử dụng những thông tin của bạn ở bất kỳ đâu có thể, và bạn sẽ ngạc nhiên với những kết quả bất ngờ mà bạn có được, qua đó hình ảnh công ty bạn sẽ ngày một phổ biến hơn trong công chúng.

Ngày thứ bảy: Tiếp tục những nỗ lực của bạn nhằm thiết lập mối quan hệ gần gũi hơn với các chủ bút, phóng viên và nhà sản xuất chương trình truyền hình

Mối quan hệ giữa bạn và các cơ quan báo chí truyền hình càng gần gũi bao nhiêu, bạn càng có khả năng tiếp cận công chúng dễ dàng bấy nhiêu. Thời điểm để thực hiện công việc này không phải là khi bạn có một câu chuyện “sốt dẻo”. Hãy tận dụng mọi thời gian có thể nhằm tạo dựng những mối quan hệ thân thiết nhất. Nhờ đó, sau này bất cứ khi nào bạn có một tin tức “sốt dẻo” hay một câu chuyện hấp dẫn, bạn sẽ biết ngay ai là người mà bạn cần tiếp xúc trực tiếp và nhanh chóng có được những kết quả PR tốt nhất.

Bạn hãy dành một chút thời gian trong mỗi ngày để thực thi theo đúng bảy bước trên, và một ngày nào đó bạn sẽ trở thành một chuyên gia trong “đấu trường” PR. Hơn tất cả, yếu tố hấp dẫn nhất của chiến lược PR này đó là chi phí. Trên phương diện guerrilla marketing (marketing theo kiểu du kích), kiểu PR này hoàn toàn không đắt đỏ chút nào, nó đơn thuần đòi hỏi ở bạn yếu tố thời gian, sinh lực và trí tưởng tượng.