Một điều không may mắn là chỉ có một số ít các nhà đàm phán biết cách lắng nghe thực sự. Trong khi đó số lượng các nhà đàm phán thiếu kinh nghiệm bỏ lỡ rất nhiều cơ hội của mình so với các nhà đàm phán giàu kinh nghiệm là rất lớn.

Một điều không may mắn là chỉ có một số ít các nhà đàm phán biết cách lắng nghe thực sự. Trong khi đó số lượng các nhà đàm phán thiếu kinh nghiệm bỏ lỡ rất nhiều cơ hội của mình so với các nhà đàm phán giàu kinh nghiệm là rất lớn. Các thống kê đã cho thấy rằng các thính giả thông thường và thiếu kinh nghiệm có vẻ như chỉ nhớ được 50% thông tin của một cuộc giao tiếp. Phần trăm tương đối thấp này có xu hướng giảm xuống tỉ lệ là dưới 25 % sau 48 giờ tiếp theo. Điều này có nghĩa là việc nhớ lại các thông tin đã đàm thoại hàng ngày đa số là thiếu chính xác và không đầy đủ.

Rất nhiều vấn đề trong giao tiếp có thể quy cho kĩ năng lắng nghe kém. Để là một người biết lắng nghe bạn phải nỗ lực để khách quan. Điều này có nghĩa là bạn phải cố gắng hiểu được mục đích đứng sau sự giao thiệp của các đối tác – đây cũng chưa phải là tất cả những điều mà bạn muốn hiểu. Với mọi vấn đề mà đối tác đề cập, bạn phải đặt ra các câu hỏi cho bản thân mình như: ”Tại sao anh ta lại hỏi mình như vậy nhỉ? Anh ta sẽ nghĩ mình phản ứng như thế nào? Anh ta có thành thật không? và vô số những câu hỏi khác nữa.”

Những nhà đàm phán giỏi luôn là những người biết cách lắng nghe. Tại sao lại có sự tương quan này? Lúc nào cũng vậy, các nhà đàm phán giỏi luôn có cơ hội quan sát các kĩ năng giao tiếp cả bằng lời hoặc không bằng lời từ các đối tác của mình. Họ cũng đã chú ý và học hỏi đến kinh nghiệm của các nhà đàm phán khác trong việc sử dụng hiệu quả những từ ngữ và các cấu trúc câu cũng như đã học mọi kĩ năng thanh âm khác nhau như tốc độ, cường độ nói, chất lượng của giọng nói.

Các chuyên gia trong lĩnh vực lắng nghe khuyên rằng trong một ngày, hầu như tất cả chúng ta đều mắc ít nhất là một sai lầm liên quan đến việc lắng nghe nhưng sai lầm này có thể hết sức tai hại. Điều này là hiển nhiên. Các nghiên cứu đã chứng minh rằng những nhà bán hàng giỏi nhất là những người có thể khám phá ra nhiều nhu cầu tiêu dùng hơn là những đồng nghiệp kém thành công của mình. Phát hiện này là rất quan trong đối với những người bán hàng bởi vì công việc của họ có liên quan chủ yếu tới việc đàm phán.

3 khó khăn hay gặp trong việc lắng nghe:

Các nhà đàm phán có xu hướng hay mắc phải những khó khăn làm cản trở việc lắng nghe có hiệu quả. Điều đầu tiên, có rất nhiều nhà đám phán cho rằng về căn bản đàm phán là một công việc liên quan đến sự thuyết phục và thuyết phục có nghĩa là nói chuyện. Những người như thế này cho rằng nói chuyện giữ vai trò chủ yếu và lắng nghe chỉ là việc thứ yếu. Hình như họ đã quên một vấn đề rằng rất khó thuyết phục mọi người khi bạn không nắm rõ những yếu tố thúc đẩy họ.

Thứ hai là, mọi người có xu hướng chuẩn bị quá kĩ càng cho những gì chuẩn bị nói và dùng thời gian chờ đợi đến lượt mình nói. Khi đề cập đến những thay đổi tiếp theo, họ có thể bỏ lỡ những cơ hộl quan trọng mà có thể sử dụng đến trong cuộc đàm phán tiếp theo của mình.

Thứ ba là chúng ta thường hay có những rào cản cảm xúc ngăn chúng ta không nghe những gì không muốn.Trước đây trong công việc buôn bán của mình, tôi luôn tốn thời gian cho những khách hàng mà tôi nghĩ là họ sẽ mua máy in của mình nhưng sự thật thì điều này chưa bao giờ xảy ra cả. Bây giờ thì tôi không gặp những vấn đề tương tự như vậy nữa. Kinh nghiệm đã chỉ ra cho tôi thấy rằng những ngườl lãng phí thời gian của tôi nhiều nhất là những người không có ý định sử dụng dịch vụ của tôi. Giá như lúc đó tôi có kinh nghiệm hơn trong việc lắng nghe thì tôi đã có thể biết được suy nghĩ thật sự của họ.

Các kĩ năng lắng nghe chăm chú

Kĩ năng nghe giỏi không tự nhiên mà đến. Đó là một lao động thực sự. Có hai loại kĩ năng lắng nghe, thứ nhất là lắng nghe chăm chú , thứ hai là lắng nghe tương tác lẫn nhau. Các kĩ năng chú ý sau đây sẽ giúp bạn tiếp thu tốt hơn những suy nghĩ chính xác mà đốl tác của bạn muốn chuyển tải.

• Có động có thúc đẩy việc lắng nghe. Khi bạn biết rằng những người có nhiều thông tin bao giờ cũng nhận được kết quả khả quan hơn trong cuộc đàm phán, bạn có động cơ để trở thành một người lắng nghe tốt hơn. Đề ra mục tiêu cho mọi loạl thông tin khác nhau mà bạn muốn nhận từ phía đối tác là một điều khôn khoan. Bạn học hỏi được nhiều bao nhiêu thì bạn càng trở lên có kinh nghiệm bấy nhiêu. Thử thách thật sự xuất hiện khi bạn thúc đẩy bản thân mình lắng nghe những người mà bạn không muốn nghe.

• Nếu như bạn phải nói thì hãy đặt ra các câu hỏi. Mục tiêu ở đây là lấy được càng nhiều thông tin rõ ràng và cụ thể càng tốt. Để làm được điều này, bạn phải tiếp tục đặt ra các câu hỏi cho đối tác của mình. Chuỗi câu hỏi mà bạn đặt ra sẽ chuyển từ khái quát tới cụ thể và cuối cùng bạn sẽ có thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn nhất. Lí do thứ hai để đặt ra các câu hỏi là bạn sẽ khám phá thêm được những nhu cầu của đối tác.

• Cẩn thận với những cử chỉ. Mặc dù việc lắng nghe là rất quan trọng để hiểu được những thái độ và các động cơ bên trong lời nói. Nên nhớ rằng các nhà đàm phán không bao giờ nói hết ý định của mình qua các lời nói. Trong khi các thông điệp cá nhân có thể mang tính thành thật hay kết tội thì cử chỉ hay các biểu hiện nét mặt cũng như âm điệu giọng nói của họ có thể chuyển tải sự nghi ngờ.

• Hãy để đối tác của bạn bắt đầu câu chuyện trước. Rất nhiều người bán hàng đã nhận biết được giá trị từ lời khuyên này khi thông qua các kinh nghiệm ở trường. Một người làm việc trong lĩnh vực in ấn nói với tôi rằng anh ta đã từng rất cố gắng để đưa vào một khả năng mớ bằng cách thông báo rằng công ty của anh ta chuyên nghành trong lĩnh vực in hai và bốn màu. Tuy nhiên sau đó anh ta đã nhận được kết quả rằng khách hàng chỉ muốn dùng máy in một màu vì công việc của họ chỉ cần như vậy. Anh ta cũng đã nói với khách hàng là anh ta có máy in một màu nhưng họ không thay đổi quyết định của mình. Nếu như anh ta để cho khách hàng nói rõ nhu cầu trước thì anh ta đã có cơ hội làm hài lòng các khách hàng.

• Đừng ngắt lời khi khách hàng đang nói. Việc ngắt lời không có lợi trong công việc. Thứ nhất, điều này rất thô lỗ. Thứ hai bạn có thể cắt ngang những thông tin có ích cho cuộc đàm phán của mình. Ngay cả khi đối tác nói những thông tin sai lệch, hãy để cho họ nói nốt. Nếu như bạn thực sự lắng nghe bạn có thể thu được những thông tin quý giá làm nền tảng cho những câu hỏi sau của bạn.

• Tránh xa những sự xao lãng. Hãy chọn những không gian mà bạn có thể suy nghĩ sáng suốt và không bị gián đoạn khi đàm phán. Sự gián đoạn có thể làm cho buôỉ đàm phán diễn tiến một cách không trôi chảy hay thậm chí có thể thất bại. Nhân viên, bạn bè ,trẻ em, thú vật điện thoại …có thể làm bạn sao lãng và khiến mắt bạn rời ra khỏI mục tiêu chính. Nếu bạn có thể, hãy tạo ra môi trường nghe tốt nhất cho mình.

• Đừng quá tin tưởng vào trí nhớ của mình. Hãy ghi lại mọi thứ , bất cứ điều gì mà mọi người đề cập đến trong buổi đàm phán, hãy ghi nó lại. Sau này bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy có rất nhiều các thông tin mâu thuẫn với nhau. Nếu như bạn có khả năng đưa ra các sự kiện và dữ liệu chính xác cho đối tác của mình để họ có thể nhớ lại thông tin thì bạn sẽ giành được sự tín nhiệm và khả năng khó tin. Viết lại các thông tin có thể tốn một vài phút nhưng kết quả thì cực kì đáng giá.

• Lắng nghe với một mục tiêu rõ ràng trong đầu. Nếu như bạn có mục tiêu, bạn sẽ tìm thấy những lời nói và cử chỉ có thể cung cấp thông tin mà bạn cần. Khi bạn nghe được một chút thông tin cụ thể, ví dụ như việc đối tác của bạn sẵn sàng đồng ý với giá cả đưa ra , bạn có thể tiếp tục mở rộng vấn đề bằng cách đặt ra nhiều câu hỏi cụ thể hơn.

• Hãy dành cho đối tác của bạn sự chú ý hoàn toàn. Nhìn vào mắt họ khi họ nói là điều rất quan trọng. Mục tiêu của bạn là tạo ra tác động khiến đối tác muốn đàm phán với bạn một lần nữa. Như vậy, đối tác của bạn sẽ nghĩ bạn là người nghiêm túc và thành thật. Một cách để đạt được mục tiêu này là hãy chú ý nhiều đến đối tác của bạn, nhìn vào mắt họ khi họ nói. Thông điệp của mắt là gì? Các cử chỉ của họ chứng tỏ điều gì? Rất nhiều kinh nghiệm của các nhà đàm phán đã chỉ rằng với sự chú ý cẩm thận bạn sẽ có thể đoán ra suy nghĩ và cám xúc thật sự của đối tác.Họ đang nói dối hay nói thật? Họ đang hồi hộp và muốn kết thúc cuộc đàm phán? Quan sát và chú ý kĩ lưỡng có thể giúp bạn tìm ra suy nghĩ thật sự của đối tác.

• Phản ứng với thông tin chứ không phải với người nói: Như đã đề cập ở trên, bạn rất muốn các đối tác đàm phán với mình lần nữa nhưng điều này sẽ không xảy ra nếu bạn cứ phản ứng với ngườI nói và xúc phạm nhân cách của họ. Bạn cần phải tìm hiểu tạI sao họ lại nói như vậy. Ông Elaine Donaldson, một giáo sư tâm lí của trường đạl học Michigan đã phát biểu rằng “Mọi người làm những gì mà họ nghĩ là họ phảl làm để đạt được những gì mà họ nghĩ là họ muốn”. Điều này rất đúng với các nhà đàm phán. Khi chúng ta đàm phán chúng ta trao đổi các mối quan hệ. Đối tác của bạn cố gắng thay đổi nó dựa trên các mối quan tâm cá nhân. Nếu bạn ở trong trường hợp đối tác của mình, có thể bạn cũng làm như vậy. Nếu như bạn có ý định phản ứng, hãy phán ứng với các thông tin chứ không phải cá nhân đối tác của bạn.

• Đừng tức giận: Khi bạn tức giận, đối tác của bạn của bạn đã dành được sự kiểm soát với việc gây ra phản ứng của bạn. Trong trạng thái tức giận, bạn không thể bình tĩnh để ra quyết định được. MọI trạng thái cảm xúc đều cản trở qúa trình lắng nghe. Đặc biệt, sự tức giận sẽ làm cản trở quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến cuộc đàm phán. Khi bạn tức giận, bạn xu hướng chỉ trích đối tác của mình. Nếu bạn tức giận hãy biết kiềm chế cảm xúc của mình để kiểm soát được cuộc đàm phán.

• Hãy nhớ rằng có thể nghe và nói trong cùng một thời điểm. Khi bạn nói, bạn không thể lấy được thông tin từ đối tác. Hiển nhiên là bạn nên nói ở một số thời điểm nhất định để đối tác có thể hiểu rõ yêu cầu và mục đích của bạn. Nhưng điều quan trọng hơn là hiểu rõ tâm trạng của đối tác về các ý kiến. Với thông tin thu đựơc từ phía đối tác, bạn sẽ kiểm soát được cuộc đàm phán. Khi đã kiểm soát được, bạn có thể hành động và đối tác của bạn sẽ phản ứng lại. Sẽ tốt hơn rất nhiều nếu bạn là người duy nhất nắm quyền kiểm soát trong cuộc đàm phán.