Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả? Tôi đã từng đưa vấn đề này vào một cuộc thảo luận về việc xây dựng những kỹ năng “mềm” như quản lý giấy tờ, hồ sơ máy tính, … Nghe có vẻ như chúng ta có quá nhiều giấy tờ, thời gian không được sắp xếp một cách logic, nhiều việc phát sinh ngoài công việc của chúng ta. Vậy làm cách nào để chúng có thể quản lý chúng một cách chặt chẽ, phục vụ cho công việc của mình một cách tốt nhất.

Việc của tôi là giúp chỉ ra được những thách thức của một nhân viên hay của công ty để có thể đối mặt với ngân quĩ thời gian thật hữu ích cũng như những giải pháp để giải quyết vấn đề này. Trong một khóa học về việc này, tôi đã tìm thấy hầu hết những cá nhân không biết quản lý thời gian và giấy tờ một cách chặt chẽ. Về mặt lý thuyết thì không cần phải biết mọi thứ nhưng chúng ta cũng cần nắm một số nguyên tắc cơ bản.

Những sổ tay chỉ dẫn và lịch ghi chú là hai công cụ giúp đỡ bạn rất nhiều trong công việc cũng như trong những hoạt động khác của bạn. Đây là ba bước cơ bản để có thể sử dụng những công cụ này một cách hiệu quả.

Lựa chọn một cuốn sổ tay chỉ dẫn dễ sử dụng.

Việc tạo nên một cuốn sổ tay chỉ dẫn hay lịch ghi chú thường là một vấn đề mang tính cá cá nhân. Những sổ tay chỉ dẫn hay được những nhà lập kế hoạch để giúp ích cho công việc của mình, và chúng đã tỏ ra vô cùng hữu ích đối với họ. Tuy nhiên, nếu bạn chọn những công cụ điện tử để quản lý thời gian của mình thì sẽ gặp nhiều vấn đề lớn: bạn sẽ không kiềm chế được việc mua những thiết bị cầm tay đắt tiền và sẽ khó mà trung thực với chính mình khi mà có quá nhiều những tính năng hiện đại ở chúng sẵn sàng giúp bạn thoát khỏi những lịch làm việc dày đặt.

Chỉ nên có một và chỉ một cuốn sổ tay chỉ dẫn

Tôi tường xuyên gặp những khách hàng thử sử dụng nhiều loại sổ chỉ dẫn cùng một lúc. Kết quả là lịch làm việc dường như tăng lên gấp đôi và sự rắc rối cũng không dừng lại ở đó. Sử dụng một cuốn sổ chỉ dẫn sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách logic và dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo một vài cuốn lịch cho mình nhưng sách chỉ dẫn thì chỉ nên có một mà thôi.

Hãy giữ lấy sổ tay ngay bên mình và đừng quên chúng.

Hầu hết chúng ta hiếm khi rời khỏi căn nhà mà không mang theo chìa khóa hay ví tiền của mình theo. Nhưng tôi thì đã từng thấy nhiều người có sổ chỉ dẫn mà quên đem theo để sử dụng. Khi “sự cố” xảy ra họ mới cuống cuồng lật lại lịch làm việc mới biết mình bị nhầm… Điều này không chỉ dẫn đến sự lộn xộn trong việc quản lý thời gian mà còn có khi gây nên sự căng thẳng không đáng có cho chính bạn.

Nên nhấn mạnh đến những công việc cơ bản cần ưu tiên làm trước, và tuần tự từng bước một làm những việc khác theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Việc xây dựng kỹ năng quản lý thời gian cần có sự kiên trì và tính cẩn thận, do đó bạn cần tạo cho mình một cách cách làm việc thật khoa học và rõ ràng.