Nhận được lời mời phỏng vấn là một bước tiến quan trọng trong quá trình ứng tuyển của bạn. Để tạo ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội nhận được công việc, bạn cần biết cách trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một số bí quyết để viết thư trả lời phỏng vấn ấn tượng, giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng và tiến gần hơn đến vị trí mơ ước.

Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp: Chìa khóa ghi điểm với nhà tuyển dụng - Nguồn: Freepik

1. Mở khóa bí mật "gây ấn tượng" qua cách trả lời thư mời phỏng vấn 

Cách ứng xử chuyên nghiệp và lịch sự trong cách trả lời email phỏng vấn không chỉ thể hiện sự đáng tin cậy mà còn cho thấy sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Email này là cơ hội để bạn làm nổi bật bản thân giữa các ứng viên khác, cũng chính là chìa khóa giúp bạn tạo ra những ấn tượng tích cực từ ban đầu. Điều này có thể tạo ra ảnh hưởng tích cực đến quá trình phỏng vấn và tỷ lệ đậu cho vị trí công việc.

2. Nguyên tắc trả lời thư mời phỏng vấn 

Ngay khi nhận được email hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn, dù nhận hay từ chối việc đầu tiên bạn cần làm là hãy nhanh chóng soạn thảo email phản hồi nhà tuyển dụng. Nội dung email xác nhận rõ ràng khả năng tham gia phỏng vấn hoặc các thông tin quan trọng như: thời gian, địa điểm hay những thắc mắc thể hiện sự quan tâm, hiểu biết về vị trí, công ty ứng tuyển.

Nguyên tắc trả lời thư mời phỏng vấn chỉn chu, chuyên nghiệp - Nguồn: Freepik

>> Xem thêm: Mẫu thư cảm ơn, Ví dụ minh hoạ và Cách viết

2.1 Trả lời thư mời phỏng vấn càng sớm càng tốt 

Thời gian phản hồi của bạn chính là minh chứng cho sự chuyên nghiệp, thái độ tích cực và sự quan tâm dành cho vị trí ứng tuyển. Việc trả lời email càng sớm càng tốt thể hiện bạn là một ứng viên năng động, sẵn sàng nắm bắt cơ hội và không để nhà tuyển dụng phải chờ đợi.

2.2 Viết tiêu đề cho email xác nhận tham gia phỏng vấn 

Tiêu đề email chính là "nốt nhạc đầu tiên" trong bản giao hưởng chinh phục nhà tuyển dụng. Thư của bạn có thể bị bỏ qua hoặc rơi vào mục Spam nếu không có tiêu đề. Một tiêu đề ấn tượng sẽ thu hút sự chú ý, khơi gợi sự tò mò và khiến nhà tuyển dụng muốn mở email của bạn ngay lập tức. 

Tiêu đề email nên được chuẩn hóa như sau:

- Ngắn gọn, súc tích: Chỉ nên gói gọn 5 - 7 từ

- Sử dụng từ khóa: thể hiện thông tin chính [tên vị trí ứng tuyển] và [tên của bạn] để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện và phân loại email

- Thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp: Tránh sử dụng các từ ngữ viết tắt, tiếng lóng hoặc ký tự đặc biệt

Tham khảo tiêu đề email theo công thức sau: [Xác nhận tham gia phỏng vấn] [Tên vị trí ứng tuyển] - [Tên của bạn]. Ví dụ: [Xác nhận tham gia phỏng vấn] Chuyên viên Marketing - Nguyễn Ngọc Anh

Nguyên tắc “ghi điểm” khi gửi phản hồi email mời tham gia phỏng vấn - Nguồn: Freepik

>> Xem thêm: Tiêu đề email ứng tuyển, viết sao cho đúng?

2.3 Viết đầy đủ nội dung thư trả lời phỏng vấn 

Để tạo ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng, hãy dành thời gian trau chuốt nội dung email xác nhận tham gia phỏng vấn với các phần sau:

2.3.1 Lời chào

Nên bắt đầu email bằng lời chào trân trọng và thể hiện sự tôn trọng, ví dụ: "Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng]". Nếu bạn biết tên người phụ trách tuyển dụng, hãy sử dụng tên riêng để tạo cảm giác gần gũi và chuyên nghiệp hơn.

Tránh sử dụng những lời chào chung chung như "Kính gửi bộ phận tuyển dụng".

2.3.2 Lý do viết thư 

Bạn nên nêu rõ mục đích của email là xác nhận tham gia phỏng vấn cho vị trí ứng tuyển nào. Thể hiện sự vui mừng và háo hức được tham gia phỏng vấn.

Ví dụ: "Tôi viết thư này để xác nhận tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] được thông báo trong email trước đó của quý công ty."

2.3.3 Lời cảm ơn 

Bày tỏ sự mong muốn được tìm hiểu thêm về công ty và vị trí ứng tuyển thông qua lời cảm ơn chân thành thể hiện được sự trân trọng đối với cơ hội được phỏng vấn.

Ví dụ: "Tôi vô cùng biết ơn quý công ty đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Đây là một niềm vinh dự lớn đối với tôi. Tôi rất mong được gặp gỡ và trao đổi với quý công ty về vị trí này và tiềm năng phát triển của bản thân tại đây."

2.3.4 Chữ ký cuối thư 

- Chữ ký cuối thư yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân như tên, số điện thoại, email và địa chỉ liên lạc.

- Có thể đính kèm CV để thuận tiện cho nhà tuyển dụng.

Nội dung chính của một email trả lời thư mời phỏng vấn - Nguồn: Freepik

>> Xem thêm: Phỏng vấn: Kỹ năng của một ứng viên chuyên nghiệp

3. Tạo điểm nhấn ấn tượng cho email phản hồi thư mời phỏng vấn

Bên cạnh các phần chính trên, bạn có thể "nâng tầm" email của mình bằng cách lưu ý trau chuốt nội dung thư trả lời bằng cách:

- Thái độ tích cực & thể hiện sự tự tin: Sử dụng những từ ngữ thể hiện sự háo hức, mong muốn được tham gia phỏng vấn và đóng góp cho công ty.

- Câu hỏi thông minh: Đặt một vài câu hỏi ngắn gọn để thể hiện sự quan tâm và tìm hiểu kỹ về vị trí ứng tuyển, công ty.

- Chú ý đến chi tiết: Chỉnh sửa email cẩn thận, đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp.

Hãy biến email đơn thuần thành một "câu chuyện" thu hút, giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt nhà tuyển dụng.

4. Bẫy cần tránh trong cách trả lời thư mời phỏng vấn 

Thứ nhất, hãy lưu ý thời gian phản hồi thư. Trả lời muộn có thể gây ra ấn tượng tiêu cực với nhà tuyển dụng, cho thấy sự thiếu quan tâm và không chấp nhận được trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Thời điểm trả lời lý tưởng nhất là trong vòng 24 – 48 giờ ngay sau khi nhận được thư, tránh để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu. Điều đó có thể làm mất đi cơ hội và ảnh hưởng đến đánh giá của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.

Thứ hai, Thay vì "chờ đợi" nhà tuyển dụng sắp xếp, hãy chủ động đề xuất khung giờ phù hợp với bạn. Đây là cách tinh tế để thể hiện sự chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho cả hai.

Thứ ba, đừng vội vàng "nhấn gửi thư" khi chưa kiểm tra kỹ email, hãy dành thời gian đọc lại email để đảm bảo tất cả thông tin đã được trình bày rõ ràng, chính xác và đầy đủ nội dung bạn mong muốn truyền tải. Mẹo hay dành cho bạn, nên tạo lịch gửi thư trước 15 - 30 phút để có thời gian kiểm tra và chỉnh sửa trước khi thư được gửi đi.

5. Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn “chuẩn chỉnh” nhất

Tham khảo ngay 2 mẫu trả lời thư mời phỏng vấn thông dụng nhất được CareerViet gợi ý ngay sau đây để nắm rõ bí quyết cách trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng nhé!

Tiến gần công việc mơ ước nhờ nắm rõ cách trả lời thư mời phỏng vấn - Nguồn: Freepik

5.1 Mẫu thư trả lời email nhận phỏng vấn 

TO: [Người đã gửi cho bạn thư mời hoặc người nhận được chỉ định trong thư mời của nhà tuyển dụng] 

CC: [những người khác có liên quan] 

Tiêu đề: RE: [chủ đề từ thư mời phỏng vấn] HOẶC Chủ đề: Xác nhận cuộc phỏng vấn vào [ngày và giờ] + [tên họ của bạn] 

5.2 Mẫu thư trả lời email từ chối phỏng vấn

TO: [Người đã gửi cho bạn thư mời hoặc người nhận được chỉ định trong thư mời của nhà tuyển dụng] 

CC: [những người khác có liên quan] 

Tiêu đề: RE: [chủ đề từ thư mời phỏng vấn] HOẶC Chủ đề: Xác nhận cuộc phỏng vấn vào [ngày và giờ] + [tên họ của bạn] 

Hy vọng những bí quyết được chia sẻ trong bài viết trên đây đã giúp bạn hình dung rõ ràng hơn cách trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Đừng quên theo dõi CareerViet để cập nhật những thông tin hữu ích và cơ hội nghề nghiệp mới nhất. Chúc bạn thành công trong hành trình tìm kiếm việc làm của mình