Những công việc quan trọng bạn muốn hoàn thành sớm nên được đưa vào kế hoạch làm việc của bạn trước tiên để mọi việc tự đi vào hàng lối, trình tự của nó. David Coleman.

Chúng ta thường bị lôi kéo vào nhiều hoạt động bên lề trong suốt một ngày: các cuộc gián đoạn không mong đợi, những cú điện thoại, email. Bây giờ là lúc chúng ta nên kiểm soát kế hoạch làm việc của mình.

Wayne Curtis - phó giám đốc Hiệp hội đầu tư ở Fanmie Mae ( Washington D.C )- về cơ bản đã phải suy nghĩ lại phương pháp làm việc khi công ty quyết định thêm dự án kinh doanh tài chính kinh doanh công khai vào danh mục đầu tư của ông mùa xuân vừa qua. Trước đó, một bản hợp đồng mở rộng lượng tín dụng từ cấp trung ương đến địa phương cho dự án 50 đơn vị nhà ở có thể được ký kết sau khoảng thời gian là hai tháng. Nhưng hiện tại, trách nhiệm hàng đầu của ông là đẩy nhanh tốc độ công việc đánh giá trái phiếu hàng tỷ đô la.

Curti nói : " Bỗng nhiên, lượng công việc của tôi tăng theo hệ số 10 và nhịp độ của công việc mới khác xa so với công việc mà trước đó tôi đang làm. Tôi đã thật sự phải vật lộn với việc làm thế nào để tiếp tục tập trung vào những ưu tiên lâu dài ".

Một khó khăn thêm mà những nhân viên giỏi khi trở thành những nhà quản lý phải đối mặt là sự mong đợi của họ sẽ tiếp tục thể hiện những kỹ năng chuyên môn cho dù nhiệm vụ chính của họ lúc này là quản lý và đề ra chiến lược. Điều này tạo ra xu hướng nẵm giữ những công việc mà những nhân viên cấp dưới có thể giải quyết.

Tình trạng tiến thoái lưỡng nan như trên đã chỉ ra nguyên nhân mà các nhà quản lý mới phải chịu đựng tốc độ và áp lực công việc cùng một lúc và Thomas Hylland Eriksen gọi thời điểm này là " thời gian chậm ". Khả năng làm việc nhanh hơn và đảm nhận nhiều công việc hơn thực sự là hoạt động liều lĩnh để đạt được thành tích cao.

Eriksen giải thích trong cuốn " Tính tất yếu của sự chuyên quyền " ( Pluto Press, 2001 ) rằng chúng ta ngày càng ít cảm thấy phù hợp với những công việc tỉ mỉ, yêu cầu sự tập trung, trí óc thư thái và có mối quan hệ giữa các các nhân với nhau mà nhờ đó chúng ta đạt được thành tích cao.

Làm thế nào để bạn đạt được thứ quý giá nhất này? Các nhà chuyên môn về quản lý khuyên bạn nên tăng hiểu biết của mình về mối quan hệ hai chiều giữa mức độ quan trọng và khẩn cấp trong những nhiệm vụ mà bạn đang đối mặt. Tuy nhiên, theo suy nghĩ mới đây thì họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhận ra nhịp độ công việc được giao.

Lựa chọn thứ tự công việc cần hoàn thành

Để tối đa hoá khoảng thời gian chậm, bạn phải xác định rõ ràng mục đích của mình.Những công việc quan trọng bạn muốn hoàn thành sớm nên được đưa vào kế hoạch làm việc của bạn trước tiên để mọi việc tự đi vào hàng lối, trình tự của nó.

Nhiều nhà chuyên môn gợi ý bạn nên sử dụng ma trận 2x2 ( 2 đơn giản để nhận ra những nhiệm vụ ưu tiên cao nhất của bạn. Điều quan trọng nhất trong các điều quan trọng là định nghĩa được 4 cung phần tư của ma trận đó:

Những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp ( góc phần tư thứ nhất )

Ví dụ : giải quyết sản phẩm bị trả lại hoặc cố gắng chăm chỉ để hoàn thành công việc trước khi kết quả cuối cùng được chấp nhận.

Những công việc không khẩn cấp nhưng quan trọng ( góc phần tư thứ 2)

Những ví dụ đưa ra trong trường hợp này có thể bao gồm phát triển những mối quan hệ làm ăn quan trọng và phác thảo kế hoạch công ty của bạn sẽ có những thay đổi như thế nào để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty mà bạn nhìn thấy trước sẽ xảy ra trong 18 tháng tới.

Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng ( góc phần tư thứ 3 )

Đó là những công việc như trả lời các cuộc điện thoại từ các đại lý bán hàng hoặc ngăn chặn những yêu cầu từ cấp dưới giúp họ sắp xếp thời gian để họ có thể tham gia bữa tiệc vào tuần tới.

Những công việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng ( góc phần tư thứ 4 )

Ví dụ như lướt mạng và những câu chuyện tầm phào về máy lạnh ...
Theo các nhà chuyên môn đánh giá thì góc phần thứ 2 là quan trọng nhất vì nó đại diện cho những hoạt động được gọi là " thời gian chậm ". Chủ tịch hội đồng quản trị của Công ty Bethesda ( Maryland, Mỹ ) là Catherine Fitzgerald nói rằng khi khách hàng của bà sử dụng ma trận 2x2 này, " điều đó giống như một bóng đèn sáng phụt tắt".

Họ hiểu rằng khoảng thời gian có giá trị đang bị lãng phí bởi những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thay vì sử dụng thời gian đó cho những công việc quan trọng hơn. Fitzgerald khuyên các khách hàng của bà phác ra thời gian biểu hàng ngày cho những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Điểm trọng tâm của thời gian biểu này là bạn nên hướng dẫn những nhân viên cấp dưới đảm nhận những trách nhiệm mà bạn không cần thiết phải tự mình làm nhưng bạn có thể dựa vào đó để thoát khỏi cảm giác là mình phải có trách nhiệm.

Bà cho rằng: " Có thể dành dễ dàng tối thiểu 5% khoảng thời gian quí giá của mình cho sự tự do bằng cách không can thiệp vào tất cả mọi thứ. Hãy để những công việc đó cho trợ lý hoặc người trực tiếp báo cáo với bạn".

Sử dụng danh sách văn bản, dạng điện tử hoặc máy tính để theo dõi những công việc của bạn thay vì chỉ dựa vào trí nhớ. Một danh sách sẽ cho bạn biết rõ bạn cần phải làm gì.

Những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp

Những công việc không khẩn cấp nhưng quan trọng

Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

Những công việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng

Xác định nhịp độ công việc

Theo Stephan Rechschaffen, tác giả cuốn " Thay đổi và sử dụng thời gian " ( Broadway Books, 1996 ): " Nhịp điệu cuộc sống hiện đại xung quanh chúng ta nhanh đến nỗi thậm chí ngay cả trong thời gian nghỉ ngơi thay vì giải trí, chúng ta lại có xu hướng thực hiện các hoạt động giữ chúng ta theo đúng nhịp độ này". Do đó, gốc phần tư thứ tư là góc điển hìnhcho những hoạt động giải trí lại hướng về những hoạt động như xem vô tuyến ( với những hình ảnh nhanh và tiêu hao nhiều năng lượng ) hoặc chơi điện tử ( trong đó hành động thay đổi rất nhanh ).

Rechschaffen kết luận : " Khi bạn đang ở trong một nhịp độ nào đó thì xu hướng là bạn sẽ đồng bộ hoá tất cả các hoạt động của mình theo đúng nhịp độ ấy". Kết quả là, trong cuộc sống hiện đại, các hoạt động trong góc phần tư thứ nhất, thứ ba và thứ tư đều diễn ra với tần số cao.

Cho dù là cách người ta giảm số lượng các hoạt động của góc phần tư thứ nhất để dành nhiều thời gian hơn cho góc phần tư thứ hai sẽ gây khủng hoảng, xáo trộn trong cuộc sống bởi nhịp độ của mỗi góc phần tư là khác biệt thì người ta vẫn phải chịu đựng nó.

Để có khả năng tập trung vào công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp thì bạn phải học cách" xuống số " khi lái cỗ máy thời gian của mình.

Rechschaffen khuyên bạn nên có những khoảng thời gian đặc biệt dành cho công việc này trong kế hoạch làm việc của mình. Ông cho biết :" Tôi đã để dành thời gian cho việc viết sách. Nguyên tắc cơ bản là dù tôi không thực hiện viết sách trong suốt thời gian này thì tôi cũng không thể làm điều gì khác. Khi tôi ngồi đó mà không viết gì, tôi luôn cảm giác tội lỗi hoặc cảm giác không thoả đáng với những gì mà một người viết văn đặt ra".
" Tôi nghĩ điều này cũng xảy ra với những người đang cố gắng thực hiện các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Họ bất đắc dĩ phải đối mặt với những cảm súc xuất hiện trong khi họ hoãn công việc. Các cảm xúc luôn chế ngự chúng ta. Chúng diễn ra như những cố may liên tục và không ngừng vận động, ngăn chặn cảm giác thoả mái của chúng ta khi tham gia hoạt động này. Do đó, chúng ta phải cố gắng chạy chốn vào những công việc co tần số cao".

Cách duy nhất để thoát ra cái bẫy này là chấp nhận những cảm xúc xuất hiện khi bạn cố gắng hành động chậm lại. Tuy nhiên, bạn không thể để những cảm xúc đó ngày càng dâng cao và trở thành một con sóng cuốn bạn vào đó.

Hãy tạm dừng một chút sau khi bạn hoàn thành một công việc có tần số cao và trước khi bạn bắt đầu làm công việc thuộc góc phần tư thứ hai. Điều đó có thể giúp bạn chủ động "sang số". Trong thời gian tạm dừng, bạn có thể thưởng thức những điệu nhạc êm dịu, cổ diển hoặc dành phài phút cho bài tập hiét thở để cơ thể về trạng thái cân bằng.
Rechschffen nói: " Thời gian quản lý bên ngoài không không nhiều hơn thời gian quản lý bên trong.

Sai lầm cơ bản là bạn đã vận hành một guồng máy thời gian có nhịp độ quá đặc biệt đến nỗi: bạn không thể " gài số "công việc của mình cho dù công việc đó là hoạt động có nhịp độ nhanh hay là hoạt động có nhịp độ chậm; và bạn hoàn toàn không thể điều chỉnh con đường đi hiện tại của mình".

Bạn không thể làm mọi thứ, do đó hãy để người khác gúp đỡ bạn

Điều hiển nhiên là bạn phải nắm rõ nghệ thuật uỷ quyền công việc cho những người khác.

Cân nhắc những ảnh hưởng đến các công việc khác mà bạn đang thực hiện

Nếu bạn chỉ tập trung thực hiện mọt nhiệm vụ mà bạn không thực hiện được một nhiệm vụ khác, có thể đang lãng phí thời gian và gây rắc rối cho cả một nhóm.