Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra của bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất nhiều những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn được hiểu đúng hết lần này đến lần khác.

Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra của bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất nhiều những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn được hiểu đúng hết lần này đến lần khác.

Mặc dù có vể như rất rõ ràng và rất đơn giản nhưng những điều này bao gồm:
• Thông điệp của bạn phải rõ ràng
• Có sự chuẩn bị
• Thông điệp của bạn phải đơn giản
• Khi truyền thông điệp cần phải sống động
• Hãy tự nhiên
• Thông điệp phải chính xác

Sự chuẩn bị không được coi trọng. Trong thực tế, đó là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công trong giao tiếp của bạn. Nếu có thể hãy chuẩn bị trước thời gian gặp, thời gian nói và diễn thuyết, do vậy hãy cho chính bản thân bạn thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, hãy để ý đến toàn bộ quá trình giao tiếp (người truyền đạt thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền đạt thông điệp, người tiếp nhận thông điệp, những phản hồi và bối cảnh). Bằng cách chú ý đến từng bước của quá trình và chuẩn bị trên cơ sở đó, bạn sẽ đảm bảo được việc giao tiếp của mình có hiệu quả hơn, được hiểu đúng hơn.

Tất nhiên, không phải tất cả việc giao tiếp đều có thể được chuẩn bị trước. Trong tình huống này, việc chuẩn bị có nghĩa là bạn hiểu rõ được những gì đang diễn ra để bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nguồn hiểu biết bạn có, cả bằng lời nói và viết.

Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước:
Hãy tự hỏi những câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn đang nói với ai? Niềm hứng thú, những phỏng đoán trước và giá trị của họ là như thế nào? Họ có gì chung với những người khác; họ khác ở điểm nào?

Bạn muốn giao tiếp cái gì? Một trong những cách để trả lời câu hỏi này là tự hỏi chính bạn về “tiêu chuẩn thành công”. Làm sao để bạn biết rằng liệu bạn đã giao tiếp thành công cái bạn nghĩ chưa và khi nào thì bạn làm được điều đó?

Bạn làm như thế nào để truyền đạt được tốt nhất thông điệp của mình? Trong trường hợp này yếu tố ngôn ngữ là rất quan trọng, cũng giống như những yếu tố khác đã nói ở trước. Hãy lựa chọn ngôn từ và những yếu tố phi ngôn ngữ khác bạn có thể sẽ phải sử dụng với người tiếp nhận thông điệp của bạn. Hãy chuẩn bị phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Nếu có thời gian, hãy chuẩn bị cả các dụng cụ hỗ trợ về nghe nhìn.

Khi nào? Vấn đề thời gian là rất quan trọng ở đây. Hãy tự rèn luyện cảm giác về thời gian để mọi việc được diễn ra theo đúng sắp xếp của bạn. Có những lúc cần phải nói nhưng cũng có những lúc cần phải im lặng. “Im lặng đôi khi còn tốt hơn là nói nhăng nói quậy”.

Ở đâu? Bối cảnh tự nhiên của việc giao tiếp trong đầu bạn là gì? Bạn có thể cần có thời gian để thăm quan trước nơi mình sẽ nói và có thể cần phải sắp xếp lại đồ đạc ở đó. Hãy kiểm tra cả khả năng sử dụng các phương tiện nghe nhìn ở đó.

Tại sao? Để có thể biến những người nghe thành những người nghe và hiểu, bạn phải biết lý do tại sao họ nên nghe bạn nói – và nếu có thể thì hãy nói điều đó cho họ. Cái gì đã thuyết phục họ nghe bạn. Điều này cho người khác thấy được là bạn biết chính bạn cũng hiểu được lý do bạn muốn có sự giao tiếp này – giá trị hay niềm hứng thú mà bạn chuẩn bị nói ra vói họ.. Hãy luôn chính xác. Ngắn gọn. Dùng những câu từ ngắn gọn. Nếu có thể hãy dùng thêm những ví dụ minh họa ngắn gọn, dễ hiểu.