Họp là một trong các hoạt động không thể thiếu đối với công sở, đó là những cuộc thảo luận nhiều khi rất căng thẳng để đưa ra những quyết định, nhằm giải quyết các vấn đề của công ty nói chung. Vị trí càng cao, bạn càng phải họp nhiều. Vậy làm thế nào để cuộc họp của bạn có thể ngắn hơn, ít hơn, nhưng đạt hiệu quả cao hơn? Hãy tham khảo những kinh nghiệm sau đây.

Địa điểm

Không nên thay đổi địa điểm thường xuyên, những cuộc họp nhóm hay trong nội bộ phòng bạn có thể tổ chức trong một phòng họp nhỏ còn phòng họp lớn chỉ thích hợp cho các sự kiện lớn. Việc lựa chọn địa điểm đóng vai trò khá quan trọng, nhất là trong những cuộc gặp gỡ khách hàng quan trọng, họp cổ đông hoặc với những nhà cung cấp lớn. Địa điểm họp nên tạo được sự thoải mái cho những người tham dự cũng như được trang bị đầy đủ các thiết bị âm thanh, hình ảnh, v.v… đồng thời cũng đảm bảo cho mọi người không bị quấy rầy khi đang họp.

Việc chọn thời gian và địa điểm họp rất quan trọng vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp.

Thời điểm.

Thời gian của cuộc họp cũng đóng vai trò đáng kể. Lịch điện tử sẽ rất hữu ích cho việc lựa chọn địa điểm thuận lợi cho các đồng nghiệp. Nếu đây là cuộc họp thảo luận về các vấn đề trong tuần thì nên được diễn ra vào thứ Hai. Còn nếu đó là một cuộc thảo luận ngắn trong nhóm thì có thể tổ chức vào cuối ngày làm việc, và giải quyết vấn đề ngay trong lúc đó. Nếu cuộc họp giải quyết nhiều vấn đề của nhiều bộ phận, phòng – ban khác nhau, bạn có thể sắp xếp thời gian đi họp khác nhau cho từng người (hoặc nhóm), như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người

Nếu cuộc họp quá dài, bạn nên tạo cho những người tham dự có thời gian để giải lao cần thiết – tất nhiên, tất cả những việc này phải được đưa vào kế hoạch từ đầu.

Chuẩn bị

Cuộc họp sẽ thảo luận về vấn đề gì? Thành phần tham dự là ai? Bao nhiêu người tham giam?... Hãy thông báo tất cả các thông tin này trong chương trình họp và đưa trước cho mọi người tham khảo. Nếu bạn là người quản lý, hãy chuẩn bị trước những vấn đề nhóm mình sẽ thảo luận, hoặc những thông tin liên quan đến cuộc họp. Thời gian họp có thể được rút ngắn nếu người chủ trì có sự chuẩn bị tốt cũng như biết cách nhấn mạnh những vấn đề quan trọng cần giải quyết trong một cuộc họp.

Nếu đây là cuộc họp nằm trong cùng một sê ri (nhiều cuộc họp cùng giải quyết cho một vấn đề) thì bạn nên nhắc nhở những người tham dự ghi lại ngày tháng diễn ra (cuộc họp). Điều này giúp bạn theo dõi được tiến trình giải quyết mọi việc tốt hơn.

Chương trình họp

Tất cả các cuộc họp nên có một mục đích rõ ràng và những người tham gia nên có cùng một thời gian, địa điểm cũng như chi tiết những vấn đề sẽ được thảo luận. Một số vấn đề sẽ luôn xuất hiện trên nội dung chính của chương trình cuộc họp, bao gồm:

• Thành phần tham dự

• Nội dung vấn đề cần thảo luận

• Ai, bộ phận nào chủ trì

Và cuối buổi họp thường là:

• Xu hướng kinh doanh sắp tới

• Ngày, giờ và địa điểm cho cuộc họp tiếp theo

Họp nhóm và ngôn ngữ cơ thể.

Nếu như đây là cuộc họp nhỏ với số người tham dự không quá 5 - 6 người thì không cần nghĩ đến vấn đề này, nhưng nếu là một cuộc họp quan trọng với số người tham dự lớn thì sẽ có lúc bạn cảm thấy cần nói chuyện với người ngồi kế bên mình, và người khác cũng vậy. Làm sao để cuộc nói chuyện này không gây ảnh hưởng đến người khác, điều này không chỉ là kỷ luật, mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người khác trong cuộc họp

Chú ý đến ngôn ngữ hình thể của bạn, đặc biệt là đôi mắt. Thể hiện sự tập trung của mình khi chủ tọa hoặc những đồng nghiệp đang thảo luận - dù vấn đề có thể không liên quan đến bạn. Có thể sẽ khó khăn cho bạn đôi chút khi phải ngồi trong góc hoặc gần màn hình máy chiếu nhưng hãy có gắng tập trung và thể hiện chăm chú của mình đối với cuộc họp.

Chủ tọa cuộc họp

Người chủ tọa cuộc họp cần được bố trí ngồi ở vị trí nổi bật nhất, vị trí trung tâm. Hiện nay trên thị trường nội thất có khá nhiều kiểu bàn họp cho phép bạn làm được điều này một cách dễ dàng. Nếu như cuộc họp này có đến hai chủ tọa, bạn có thể bố trí họ ở hai vị trí tương đương nhau, nhưng không ở gần nhau. Làm sao để mọi người đều có thể cảm nhận được đúng vị trí của mình.

Ngoài ra, bạn cũng cần bố trí một người ghi lại biên bản cuộc họp. Điều này sẽ giúp cho những người tham gia nắm vấn đề một cách rõ ràng hơn cũng như giúp cho một số người vắng mặt biết được nội dung chi tiết của cuộc họp mà họ vừa không tham gia được.

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet :

• Grove
• Nestle tuyển dụng
• Bellsystem24 hoasao