“Deadline” (hạn chót) có đang là nỗi ám ảnh của bạn? Viễn cảnh đầu tắt mặt tối, vắt chân lên cổ “chạy” cho kịp hạn chót khiến bạn hụt hơi, rùng mình? Làm sao để luôn làm chủ tiến độ công việc và hoàn thành đúng thời hạn?

Deadline” có đang là nỗi ám ảnh của bạn

Dưới đây là một số lời khuyên của chuyên gia Jeffrey Ford, đồng tác giả quyển sách Deadline Busting, về cách thức “đối phó” với hạn chót:

Tạo danh sách tất cả các hạn chót
Bạn hãy viết ra tất cả thời hạn cần hoàn thành công việc mà bạn đã cam kết, ngay cả những hạn chót mini mà bạn tự đặt ra cho mình, nhất là khi bạn có trong tay nhiều dự án “dài hơi”, cần theo dõi, cập nhật trong thời gian dài. Theo Ford, “Những việc tỉ mẫn như thế này giúp bạn giảm stress vì bạn có thể thấy rõ ràng khi nào cần phải làm gì, tránh chuyện nhớ trước quên sau.

Hoạch định công việc cụ thể
Trong danh sách đã lập ra, hãy phân loại các công việc cần thực hiện: liên hệ với đối tác, công tác nghiên cứu, thu thập thông tin, công việc hệ thống, viết báo cáo... Xếp thứ tự ưu tiên các việc này và dự trù thời gian cần thiết để hoàn thành, và cuối cùng là thể hiện các dự tính này trên bảng theo dõi hạn chót.

Theo kinh nghiệp của biên tập viên Duncan Murrell, “Cho dù tôi chỉ thực hiện một công việc nhỏ trên bảng theo dõi nhưng chí ít tôi biết công việc mình đề ra có tiến triển, và tôi không cần lo lắng gì nhiều.”

“Thương lượng” các hạn chót
Hầu hết các hạn chót không phải “bất di bất dịch”, nên bạn có thể thương lượng để thay đổi chúng nếu cần thiết. Điều này giúp bạn kiểm soát các công việc đến hạn, trong năng lực và khả năng của mình.

Học cách nói không
Đôi khi sếp hoặc đồng nghiệp đưa ra những hạn chót mà bạn biết mình không bao giờ có thể hoàn thành được. Trong những tình huống này, bạn cần khéo léo nói không, hoặc thương lượng để có thời hạn thích hợp, hơn là gật đầu nhận đại rồi không thực hiện được theo yêu cầu. Lúc đó, bạn lại phải suy nghĩ lý do giải thích cho thất bại của mình.

Theo Ford, “Người khác sẽ không nhớ lý do của bạn đưa ra hay cỡ nào, mà chỉ nhớ rằng bạn không thể thực hiện được những gì đã cam kết. Có thể bạn sẽ gặp khó khăn khi phải từ chối người khác nhưng như thế còn hơn là bạn hứa rồi lại không thực hiện được.”

Nhờ trợ giúp
"Hầu hết chúng ta không thích thừa nhận mình đang gặp khó khăn hay có những thứ chúng ta cần sự giúp đỡ”, theo Ford, “Thông thường, khi có vấn đề, chúng ta thường rúc vào vỏ bọc của mình và tự thuyết phục mọi chuyện sẽ ổn. Nếu bạn mạnh dạn nhờ sự giúp đỡ, bạn sẽ tiết kiệm được khối thời gian mà vẫn hoàn thành được công việc đúng tiến độ.”

Nếu chẳng may, cho dù đã cố gắng hết sức, nhưng bạn vẫn không thể hoàn thành đúng thời hạn? Đừng tự trách mình hay cảm thấy hụt hẫng, hãy tiếp tục phấn đấu, và đẩy nhanh tiến độ, rút kinh nghiệm trừ hao thờigian và hoàn thành công việc sớm nhất có thể, nhưng lưu ý không tạo áp lực cho chính mình. Trừ khi lý do của bạn là bất khả kháng, như phải nhập viện chẳng hạn, nếu không đừng để tình trạng “bị hụt hơi” tái diễn lần sau, tránh ảnh hưởng đến uy tín của bạn trong công việc.