Trong thời buổi diễn ra cạnh tranh gay gắt đối với mọi ngành nghề, thời gian luôn là lợi thế đối với các doanh nghiệp biết tận dụng nó. Một trong những công cụ hữu hiệu để có thể đẩy nhanh tiến độ triển khai các dự án là thành lập các nhóm công tác để thực hiện nhiệm vụ.

Tuy nhiên câu hỏi đặt ra là ai sẽ phụ trách dự án? Khả thi nhất là giám đốc hay người đứng đầu doanh nghiệp làm chủ dự án, nhưng điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được. Vì thế người lãnh đạo phải chọn một ai đó thay thế mình làm chủ dự án để theo dõi và thúc đẩy công việc một cách nhanh nhất.

Cần lưu ý một số điểm khi chọn người cho vị trí trưởng dự án. Thứ nhất, người đó phải thực sự có năng lực, có đủ uy tín, kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết tổng quan về công việc được giao. Thứ hai, giám đốc cần phải tuyên bố trách nhiệm, quyền hạn của nhóm dự án và của trưởng dự án cho tất cả thành viên có liên quan, trong những trường hợp cần thiết phải kèm theo các văn bản cụ thể. Nếu có các điều kiện về quyền lợi, giám đốc nên công bố rõ ràng cho các thành viên dự án. Thứ ba, đó là sự cam kết hỗ trợ các nguồn lực, ngân sách cần thiết để dự án triển khai đúng tiến độ.

Đối với những dự án lớn liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban, thì nguồn lực cam kết ở đây không chỉ là nguồn lực tài chính hay thiết bị máy móc mà còn được hiểu là quyền lực hay sự tham gia của chính bản thân người lãnh đạo cao nhất công ty. Trong những trường hợp quan trọng như vậy, lãnh đạo nên giữ vai trò là người bảo trợ cho dự án để gặp tình huống khó khăn sẽ cùng tham gia giải quyết với mọi người.

Tuy nhiên người bảo trợ sẽ không tham gia quá sâu và quá chi tiết vào công việc của nhóm dự án, vì như vậy là làm thay việc và làm lu mờ vai trò của người trưởng dự án. Nhưng người bảo trợ cũng đừng quá lơ là để rồi không nắm và không giúp được gì cho nhóm khi cần thiết. Việc giữ vai trò là người bảo trợ dự án đúng nghĩa sẽ là một hình thức hữu hiệu trong quá trình đào tạo người kế cận cho tổ chức của mình.

Trong quá trình triển khai dự án liên quan đến nhiều bộ phận, việc điều phối kế hoạch nhịp nhàng giữa các bộ phận sẽ giúp tiến độ dự án nhanh hơn. Đây chính là một trong những điểm mấu chốt của công việc. Tại sao người khác làm nhanh, còn chúng ta luôn chậm hơn? Chẳng lẽ mọi việc chỉ phụ thuộc vào tiền nhiều hay ít? Có lẽ câu hỏi này luôn ray rứt trong mỗi giám đốc khi nhìn công việc của các nhóm dự án. Việc kiểm soát chi phí khi thực hiện dự án là một điều rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của việc thực hiện. Thường khi triển khai dự án sẽ có nhiều việc phát sinh chi phí ngoài dự tính ban đầu. Trưởng dự án sẽ phải cân nhắc kỹ về việc này. Ở đây cần lưu ý mối quan hệ giữa tiến độ thời gian và chi phí tiền bạc.

Trong một số trường hợp, mới nhìn thoạt tưởng rằng tiết kiệm được, nhưng khi tính chi phí cơ hội bị mất đi do chậm tiến độ có khi sẽ lớn bằng hoặc hơn cả số tiền tiết kiệm được. Đó là chưa kể hết các yếu tố về tinh thần do việc chậm trễ gây ra. Khi triển khai dự án, việc xây dựng bảng tiến độ cho các bộ phận thực hiện là rất quan trọng, tiết kiệm được thời gian nhiều hay ít chính ở việc điều phối tiến độ các bộ phận sao cho thời gian chết là ít nhất. Do không thể tránh khỏi những sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện, nên người trưởng dự án kinh nghiệm sẽ có nhiều phương án dự phòng ngay từ đầu, để khi cần có thể thay đổi ngay mà không gây ảnh hưởng đến công việc các bộ phận khác.

Vì công việc của dự án là liên quan đến nhau, công đoạn bộ phận này đan xen bộ phận kia nên rất dễ bị tắc nghẽn nếu như một bộ phận nào đó không thực hiện đúng như kế hoạch tổng thể đề ra ban đầu. Vai trò của trưởng dự án hay người bảo trợ sẽ được phát huy ngay, vì đôi lúc trưởng dự án xét về vị trí trong công ty chỉ ngang bằng hoặc đôi khi thấp hơn một trưởng bộ phận nào đó.

Lúc này người bảo trợ, lãnh đạo cao nhất công ty phải đứng ra "giúp" trưởng dự án giải quyết sự việc. Có một thực tế thường hay diễn ra ở các doanh nghiệp Việt Nam , đó là tình trạng "chờ nhau" hay tìm nguyên do cho việc không thực hiện đúng cam kết về tiến độ của mình ở các bộ phận khác. Chính điều này nếu không được xử lý ngay và dứt điểm, sẽ tạo nên sự ức chế trong sự hợp tác giữa các bộ phận và càng làm tiến độ chậm hơn.

Có câu chuyện xảy ra ở doanh nghiệp nọ như sau, bên lắp máy đổ lỗi cho sự chậm trễ của mình là do bên xây dựng chưa lát xong nền nhà xưởng, nên họ không thể mang máy vào. Lý do họ đưa ra là bên xây dựng sẽ làm bẩn máy và có thể làm mất phụ tùng. Trong khi đó bên xây dựng thì viện lý do nếu không lắp máy trước thì sau này lát nền xong bên lắp máy lại đục nền nhà làm ảnh hưởng đến mỹ quan và kết cấu công trình!!! Hai bên cứ đổ lỗi cho nhau và kết quả là có khả năng bị trễ thời gian thử máy đưa vào sản xuất.

Sau khi tìm hiểu, trưởng dự án biết rằng thực ra cả hai bên đều đang gặp khó khăn từ phía mình là chính, nguyên nhân đưa ra chỉ là để biện hộ cho mình nhẹ bớt trách nhiệm. Anh quyết định, bên lát nền cứ thực hiện theo đúng tiến độ bàn giao, còn bên lắp máy cho bọc thật kỹ máy của mình và đem vào lắp ngay. Chỗ nào lát nền rồi nếu cần phải đục ra đi lại dây điện hoặc cố định chân máy thì cứ làm, khoản chi phí tăng thêm do thay gạch anh sẽ chịu trách nhiệm với chủ đầu tư, ngoài ra anh thuê thêm bảo vệ túc trực 24/24 giờ để trông coi việc lắp đặt máy để tránh mất mát. Tuy chi phí có tăng thêm so với dự kiến ban đầu, nhưng đổi lại kịp thời gian thử máy. Tính ra vẫn còn lợi hơn nếu như để tiến độ bị trễ.

Tất nhiên, không ai muốn phải là người đi xử lý sự cố. Dự án tốt là phải triển khai theo đúng kế hoạch đề ra, các bộ phận tương tác, phối hợp chặt chẽ với nhau đảm bảo được chất lượng và tiến độ thời gian. Dẫu biết rằng "mưu sự tại nhân, thành sự tại thiên" nhưng nếu không nỗ lực, dành tâm trí, sức lực cho việc lập kế hoạch triển khai kỹ càng, chuẩn bị các phương án phòng ngừa ngay từ đầu mà chỉ ngồi chờ việc đến đâu giải đến đó thì có lẽ khó mà thực hiện được công việc nhanh như người khác.

Và điều cuối cùng cần lưu ý, là phải có được một tổ chức với chức năng, quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng của từng bộ phận, từng vị trí cùng với tính tuân thủ các cam kết của bộ máy thì việc thực hiện công việc của dự án sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều, lãnh đạo hay người bảo trợ sẽ không phải dành quá nhiều thời gian cho nhóm dự án trong quá trình triển khai.

Quá trình triển khai dự án liên quan đến nhiều bộ phận, việc điều phối kế hoạch nhịp nhàng giữa các bộ phận sẽ giúp tiến độ dự án nhanh hơn.

Khi triển khai dự án, việc xây dựng bảng tiến độ cho các bộ phận thực hiện là rất quan trọng, tiết kiệm được thời gian nhiều hay ít chính ở việc điều phối tiến độ các bộ phận sao cho thời gian chết là ít nhất.