Đã xưa lắm rồi cái thời mà người ta cho rằng để trở thành một thư ký, bạn chỉ cần... xinh đẹp. Chân dung của những nữ thư ký thời nay là hình ảnh những người phụ nữ năng động, thông minh. Và để được như thế, họ phải vượt qua nhiều thử thách.

Đừng rụt rè

Nếu không biết, phải hỏi. Không ít nhân viên trẻ có xu hướng sợ phải hỏi lại sếp. Nhiều khi họ chưa hiểu hết ý sếp, nhưng vẫn cứ gật đầu: "dạ vâng, dạ vâng".

Tốt nhất là nên hỏi rõ mọi chuyện trước khi làm. Điều này không chỉ giúp bạn thực hiện tốt nhiệm vụ, mà còn để sếp biết rằng bạn không mơ hồ về công việc.

Đừng bao giờ nói với sếp: "Ông sai rồi"

Tế nhị là chìa khóa tạo mối quan hệ hòa thuận với sếp. "Nếu tôi phát hiện có gì sai trong một lá thư mà tôi đánh máy, tôi sẽ hỏi: Có phải ý ông là thế này không ạ?", một trợ lý điều hành có hơn hai thập niên kinh nghiệm nói.

Nên nhẹ nhàng sửa lỗi của sếp bằng cách mở đầu như: "Làm thế này được không ạ?" hay: "Theo ông, nếu chúng ta sửa thế này thì có được không?". Và hãy để sếp quyết định. Đừng bao giờ nói với sếp: "Ông sai rồi".

Hãy trang bị một "Quả cầu pha lê"

Dường như các thư ký đều có một năng lực đặc biệt: Đọc được ý sếp. Đó là do họ đã tạo được thói quen dự đoán trước những yêu cầu và đòi hỏi của sếp.

Dĩ nhiên, bạn không cần tập làm thầy bói với quả cầu pha lê. Nhưng trong suốt quá trình làm việc, phải luôn tuân theo các bước xử lý chuẩn mực. Làm sao để sếp không cần phải nhắc nhở bạn bất cứ điều gì trong những việc hàng ngày.

Nếu không biết chắc sếp muốn làm gì, hãy gửi e-mail bản kế hoạch bạn định tiến hành để hỏi ý kiến sếp. Hãy để sếp thấy bạn là người chủ động và biết lo xa. Khi đó, sếp sẽ giao cho bạn những việc lớn hơn.

Hãy mỉm cười

Hãy luôn giữ nụ cười và thái độ vui vẻ. Đừng đi làm với vẻ mặt chán nản và thái độ thiếu nhiệt tình. Sự vui vẻ cũng góp phần thể hiện năng lực của bạn. Bạn muốn khởi động thật tốt cho ngày làm việc thì mỉm cười với sếp là điều đầu tiên đem lại cho cả hai một cảm giác dễ chịu.

Ngay cả khi sếp bước vào văn phòng với tâm trạng khó chịu, bạn hãy tặng sếp nụ cười như một dấu hiệu động viên. Chắc chắn ngày làm việc hôm đó của bạn và sếp chỉ có thể tốt hơn mà thôi.

Hãy là trạm cung cấp thông tin

Sếp thích biết rõ mọi việc. Đó là lý do thư ký quan trọng đến thế: Vì họ là nguồn thông tin. Dĩ nhiên, bạn đừng ngồi lê đôi mách chuyện của đồng nghiệp. Điều đó biến bạn thành người bị coi thường. Nhưng có nhiều chuyện mà sếp bạn sẽ quan tâm, đặt biệt là về đối thủ cạnh tranh của công ty.

Vì vậy hãy dành vài phút suy ngẫm: Cấp trên của bạn thường đặt ra những câu hỏi gì? Họ cần biết doanh thu năm ngoái của đối thủ cạnh tranh không? Họ có muốn bạn nhắc họ nhớ lại chi phí của một dự án đã hoàn thành nào đó không? Nếu bạn có thể làm trạm cung cấp thông tin riêng cho sếp, bạn sẽ là người không thể thiếu đối với sếp.

Hãy tò mò... tìm hiểu

Bạn cần biết rõ những sở thích, mối quan tâm và thói quen của sếp. Khi sếp coi bạn là người có cùng mối quan tâm và triết lý làm việc, sếp sẽ nhìn bạn thân thiện hơn.

Đừng ngại tán gẫu với sếp sau các cuộc họp mỗi khi bạn thấy sếp có tâm trạng thoải mái. Hãy hỏi thăm sếp chuyện gia đình, thành tích chơi quần vợt gần đây... Nhưng phải chắc đó là những điều mà sếp tự hào khi nói đến!