Hấp tấp trả lời e-mail

Hầu hết nhân viên văn phòng thường gặp phiền toái với việc trả lời thư điện tử (e-mail) một cách quá hấp tấp. Bạn có khi nào đọc một e-mail quá nhanh rồi trả lời ngay với lời lẽ giận dữ, sau đó phát hiện rằng bạn đã diễn dịch sai ý của người gửi ? Vậy thì bạn không chỉ làm mất thời gian của mọi người mà còn hủy hoại mối quan hệ trong công việc của mình.

Trước khi trả lời một e-mail làm bạn giận dữ, hãy tự hỏi liệu bạn có cảm thấy thoải mái khi giải thích thư trả lời ở địa vị của một nhân chứng hay không hay bạn muốn câu trả lời của mình được đăng lên trang bìa tờ The New York Times. Nếu câu trả lời là không, bạn nên lưu thư trả lời vào thư mục soạn thảo để xem lại sau khi cơn giận dữ đã hạ nhiệt.

Thư trả lời viết xong khoan vội gửi. Bạn nên đọc lại nhiều lần để chắc chắn đã viết đúng những gì muốn nói, đặc biệt cân nhắc những câu từ có thể gây hiểu lầm nơi người nhận. Đôi khi, những lời lẽ trong thư có thể bị diễn dịch tiêu cực hơn ý định của bạn. Và cuối cùng, bạn có muốn thư này đến tay sếp hay giám đốc nhân sự của bạn không?

Làm mất mặt đồng nghiệp

Làm được một số việc đáng kể cho một khách hàng đặc biệt, bạn quyết định quảng bá sự hiện diện của mình. Bạn gọi cho nhân viên quản trị của một bộ phận khác trong công ty, tự giới thiệu và bảo rằng “Carl, nhân viên quản trị bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) mà tôi đang làm, hài lòng với công việc của tôi.” Viên quản trị kia trả lời: “Sao tôi lại phải quan tâm Carl nghĩ gì nhỉ?”.

Nếu Carl nghe được nhận xét này – mà điều này là rất thường xuyên – thì mối bất hòa giữa Carl và nhân viên quản trị kia sẽ nảy sinh. Nghiêm trọng hơn, những nhận xét như vậy dễ làm tổn thương uy tín của tổ chức nơi bạn đang làm việc.

Giả sử nhân viên bàn hướng dẫn chuyển vấn đề mà anh ta hay chị ta không giải quyết được cho bạn. Khi nói chuyện với khách hàng, bạn nhận ra nhân viên kia đã cung cấp thông tin bất lợi về công ty cho khách hàng. Đến đây bạn có thể nghĩ rằng nhân viên ấy kia là một tên ngốc, nhưng nói ra lại là không hay.

Nếu sếp nghe được bạn nói xấu đồng nghiệp với khách hàng, bạn sẽ gặp rắc rối to. Tốt hơn là hãy giữ cho bộ mặt công ty được đoàn kết trước mặt khách hàng. Hãy giải quyết vấn đề với đồng nghiệp của bạn một cách riêng tư.

Mâu thuẫn với sếp trước đám đông

Giả sử sếp của bạn mắc một sai lầm khi đang trình bày một vấn đề gì đó trước nhiều người, bạn có nên nhảy vào và sửa lỗi ngay không, với suy nghĩ rằng sếp sẽ cảm ơn bạn vì đã “cứu nguy” cho sếp?

Không. Sửa sai sếp trước công chúng không hề làm cho sếp quý mến bạn hơn. Ngược lại, sếp sẽ thấy khó chịu vì bị trông có vẻ ngớ ngẩn, và có thể thắc mắc vì sao bạn lại không phát hiện sai sót đó trước buổi trình bày.

Phải thận trọng với tình huống khi sếp nói sai trước đám đông. Nếu vấn đề thật sự quan trọng, hãy lại gần ông ấy trong giờ giải lao và kín đáo nói về sai lầm đó. Một ông sếp khôn ngoan và độ lượng sẽ xác nhận sai lầm của mình, xin lỗi người nghe và sẽ tin cẩn bạn. Nếu chưa tới giờ giải lao, hãy cố ra hiệu cho sếp để được nói riêng. Đừng nói lớn lỗi của sếp trước mọi người.

Qua cầu rút ván

Nhiều người thường đả kích sếp và đồng nghiệp khi thôi việc. Hãy suy nghĩ kỹ về vấn đề này. Vào thời kỳ bùng nổ Internet ở thập niên 1990, nhiều nhân viên CNTT đã bỏ công ty, những mong khởi nghiệp để làm giàu, nhưng rồi bị phá sản. Và phần lớn những người để lại những ấn tượng tốt đẹp với chủ cũ trước đó mới có cơ hội được tuyển dụng trở lại.

Vì vậy, hãy tỏ ra độ lượng khi ta phải nói lời chia tay. Khi bạn thông báo về việc ra đi, hãy nhấn mạnh ưu điểm của công việc mới chứ đừng nêu khuyết điểm của công việc cũ. Ngược lại, hãy nêu lý do mình đã rất hàm ơn khi được làm việc ở nơi cũ. Nếu bạn học hỏi được gì đó từ sếp hay đồng nghiệp, hãy cho họ biết.

Nói chung, có rất nhiều kiểu “tự sát nghề nghiệp” mà ít người để tâm đến. Với những hành động và lời nói có tính toán, bạn có thể giảm thiểu được chúng.