Trong kinh doanh bạn thường tiếp xúc với khách hàng mới bằng điện thoại và người ta sẽ đánh giá bạn ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên này. Bạn sẽ dễ gây ấn tượng xấu nếu bạn tiếp chuyện điện thoại một cách không ý nhị và chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn cải thiện được điểm yếu này.

Vậy làm thế nào để thông tin hiệu quả trên điện thoại? Bạn hãy xem:

1. Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì và chắc rằng bạn có đủ tài liệu để diễn đạt điều bạn muốn nói. Làm như thế bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho bạn và cho cả người nghe.

2. Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng.

Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế nói chuyện phiếm. Những người khác thì thích nói chuyện thân mật hơn. Cứ thế, bạn điều chỉnh cho thích hợp (trừ phi họ quá đáng hay bất lịch sự).

3. Hạn chế nói chuyện riêng

Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng nó làm mất thời gian. Và sẽ khó chịu khi bạn đang có nhiều việc phải làm.

4. Hãy trả lời thẳng vào vấn đề.

Những câu trả lời dài dòng thường gây hiểu lầm và thể hiện tính không chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm cho người tin tưởng bạn, họ sẽ không bao giờ tin bạn nữa .

5. Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi .

Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp.

6. Đừng nói chuyện riêng khi đang dùng điện thoại.

Như thế sẽ khiến bạn không trao đổi được gì. Nếu có chuyện gấp, hãy nói người ta giữ máy để nói tiếp sau đó.

Khi gọi điện thoại, hãy luôn nhớ những điều sau:

1. Ưu tiên gọi đi.

Khi bạn cần gọi điện thoại thì hãy gọi, càng để lâu sẽ chỉ gây rắc rối thôi.

2. Đừng gọi quá sớm hay quá trễ.

Hãy đợi người bạn muốn gọi có thời gian để uống xong cà phê và vô chỗ ngồi. Khi người ta muốn về nhà, thì cũng đừng làm mất thời gian của họ.

3. Những cuộc gọi như sắp xếp thời gian họp, tìm địa chỉ thì bạn có thể giao cho trợ lý. Tuy nhiên bạn nên cẩn thận kẻo người khác nói bạn cậy quyền nhé.

4. Nếu bạn nhận được câu trả lời sẵn, hãy dập máy và gọi lại sau. Và nếu bạn chưa chuẩn bị câu trả lời sẵn, tốt hơn hết bạn hãy chuẩn bị tin nhắn và gởi đi sau.

5. Đừng thúc giục người khác.

Nếu người ta làm cái gì đó cho bạn, đừng nên cứ vài tiếng là gọi hỏi thăm công việc tiến hành ra sao rồi. Làm như thế sẽ gây phiền hà, làm họ căng thẳng và chậm tiến trình công việc.

Khi nhận điện thoại ,bạn cần lưu ý những điểm sau:

1. Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy.

Bạn sẽ trông khá chậm chạp và không chuyên nghiệp nếu để chuông điện thoại reo qua nhiều lần. Nếu bạn nhấc máy cho một cuộc điện thoại đã đổ chuông nhiều lần, hãy xin lỗi người ta.

2. Mọi người đều nên có trách nhiệm trả lời điện thoại.

Bạn sẽ khiến người khác bực mình nếu để họ đợi qua lâu. Bạn không chỉ làm mất thời gian của họ mà còn đặt họ vào tình thế phải nói chuyện vào một thời điểm nhất định. Mọi người trong một công ty đều nên có trách nhiệm trả lời điện thoại, nếu không, giám đốc sẽ phải làm thay bạn phần việc ấy.

3. Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn.

Âm thanh phát ra sẽ không rõ và có thể bạn tưởng như tai mình đang bị gặm nhấm.

4. Luôn luôn gọi lại.

Không có điều gì bất mãn hơn bằng việc đợi hàng tiếng đồng hồ cho một cuộc gọi quan trọng. Chính việc không gọi lại của bạn làm chậm công việc của người khác đấy.

Những điều trên đây chỉ là một số phép lịch sự thông thường .Luôn luôn nhớ rằng thời gian nói chuyện có giới hạn và người ta đang đánh giá bạn cũng như công ty của bạn có hiệu quả hay không bằng cú điện thoại ấy.