Hầu như tất cả các chủ doanh nghiệp đều thừa nhận rằng việc sa thải nhân viên là một việc khó khăn đối với cả người đưa tin lẫn người nhận tin. Mặc dù vậy, đây vẫn là một việc cần phải làm, đặc biệt nếu bạn đang có một nhân viên nào đó thực sự “đầu độc” bầu không khí của công ty.

Ngoài việc quan tâm tới các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định pháp luật, sau đây là 9 bước giúp bạn loại bỏ những “khối u ác tính”, mà vẫn hạn chế được tối đa những khó khăn và rủi ro phát sinh liên quan tới những vụ kiện tụng pháp lý.

1. Kiểm tra lại những cảnh báo, nhắc nhở trong quá khứ. Nếu nhân viên này vẫn nhận được từ bạn những đánh giá tốt về công việc, thì đương nhiên họ sẽ hoàn toàn bị sốc khi bạn gọi vào phòng làm việc và tuyên bố quyết định sa thải.

Vì vậy, hãy nhìn lại mối quan hệ giữa bạn với họ, nếu rơi vào trường hợp trên, thì đừng sa thải ngay. Bạn hãy từ từ thay đổi thái độ để nhân viên đó thấy trước không có gì chắc chắn đảm bảo cho sự nghiệp lâu dài của họ ở công ty.

2. Đưa ra cho nhân viên một lời cảnh báo. Hãy để nhân viên ngồi xuống trong phòng làm việc của bạn, sau đó giải thích rằng bạn không vừa lòng với công việc của anh ta. Bạn có thể đưa ra thời gian thử thách (thường là trong 30 ngày) để anh ta có cơ hội sửa đổi. Bạn cần cảnh báo để nhân viên đó hiểu rõ rằng nếu anh ta tiếp tục làm việc tệ hại như hiện nay, bạn sẽ không còn sự lựa chọn nào khác ngoài việc phải sa thải. Hãy chuẩn bị một bản ghi chi tiết về những gì bạn cần nói với nhân viên.

3. Tập trung vào những mục tiêu hành vi cụ thể. Hãy đưa ra cho nhân viên một bản danh sách các hành vi mà bạn thấy rằng không thể chấp nhận được, và nói với họ chính xác những gì họ cần làm để có thể tiếp tục làm việc tại công ty. Bạn đừng cho phép nhân viên lôi kéo vào một cuộc thảo luận có nội dung liên quan tới bất cứ điều gì khác ngoài những thứ bạn vừa nêu ra.

4. Ngắn gọn, nhẹ nhàng và đi thẳng vào vấn đề. Khi nói chuyện với nhân viên về việc sa thải, bạn đừng quá sa đà vào các chi tiết tình cảm. Đồng thời, nên có một người chứng kiến trong suốt cuộc nói chuyện để đề phòng trường hợp nhân viên đe dọa trả đũa. Sau đó, bạn tiến hành tiếp những bước sau:

- Nói với nhân viên rằng anh ta bị sa thải và khi nào anh ta phải rời khỏi văn phòng làm việc.

- Giải thích với nhân viên rằng việc sa thải là điều bắt buộc vì lợi ích chung của những người khác nhưng cũng đừng sa vào chi tiết, nếu bạn không muốn bắt đầu một cuộc tranh cãi vô bổ. Bạn chỉ cần chỉ ra rằng nhân viên không đạt được một mục tiêu nào đấy mà bạn mong muốn họ hoàn thành trong lần đánh giá công việc gần đây nhất. Nếu nhân viên phản đối, hãy nói đơn giản “Tôi rất lấy làm tiếc, nhưng sự việc đã được quyết định rồi”.

- Giải thích rõ nhân viên sẽ nhận được khoản tiền trợ cấp thôi việc là bao nhiêu và ngoài ra họ còn có những lợi ích nào khác sau khi rời công ty.

- Giải thích cho nhân viên thấy việc sa thải đã được tham khảo ý kiến của nhiều người và làm theo đúng quy trình. Cũng lưu ý với họ rằng, bạn đã nói chuyện với một luật sư về luật lao động tuyển dụng về trường hợp của họ.

5. Đừng để nhân viên nấn ná. Trừ khi có một lý do chính đáng để giữ nhân viên đó lại trong một vài ngày, bạn hãy nói anh ta phải rời công ty ngay, sau khi ghé qua phòng làm việc để thu dọn các đồ đạc cá nhân. Bạn cũng cần cho người hộ tống nhân viên ra cửa. Nếu bạn làm như vậy, thì nhân viên bị sa thải sẽ không có cơ hội lấy cắp bất cứ đồ vật, tài liệu, hồ sơ, dữ liệu máy tính của công ty hay thay đổi mật khẩu máy tính.

Tốt hơn cả, hãy để một nhân viên khác thay đổi mật khẩu máy tính trong khi nhân viên bị sa thải vẫn ở trong văn phòng, để anh ta không thể quay lại bàn làm việc mà trút giận phá phách hệ thống máy tính. Bạn cần thu giữ các chìa khoá văn phòng, thẻ công ty mà nhân viên đang có trong người.

6. Đề nghị một văn bản giải phóng trách nhiệm và đề nghị nhân viên bị sa thải ký. Nếu nhân viên thuộc một nhóm thiểu số, chẳng hạn như nữ giới hay độ tuổi trên 40, bạn nên đề nghị họ ký vào một văn bản giải phóng trách nhiệm, trách nhiệm ở đây là cả hai bên.

Đừng một mình soạn thảo văn bản này - bạn hãy để nhân viên bị sa thải cùng tham gia ý kiến xây dựng bởi trong trường hợp nhân viên đó kiện bạn vì phân biệt đối xử hay áp đặt ý chí, đây sẽ tài liệu phản bác hiệu quả. Đầu tiên, luật sư lao động tuyển dụng của công ty soạn bản dự thảo trước khi hai bên cùng xem xét chỉnh sửa - việc này chỉ mất chưa đầy một giờ của luật sư.

Bạn có thể đề xuất một điều gì đó để đổi lại chữ ký của nhân viên vào bản giải phóng trách nhiệm này, chẳng hạn như: “Mary, cô sẽ được nhận thêm tiền trợ cấp thôi việc theo đúng quy định, nhưng nếu cô ký vào bản giải phóng trách nhiệm này, tôi sẽ rất hạnh phúc tăng thêm 10% số tiền đó. Cô hoàn toàn có thể nói chuyện với luật sư về vấn đề này nếu cô muốn, sau đó cho tôi biết quyết định của cô”. Bạn không thể buộc nhân viên ký vào bản giải phóng trách nhiệm, nhưng bạn có thể động viên họ làm như vậy. Ngoài ra, việc cho nhân viên cơ hội nói chuyện với luật sư để cho họ bạn không lo lắng về vấn đề kiện tụng.

7. Mau chóng phân công người khác đảm nhận nhiệm vụ của nhân viên bị sa thải. Ngay khi nhân viên rời khỏi văn phòng làm việc, bạn nên triệu tập các nhân viên khác và nói với họ rằng nhân viên đó sẽ không còn làm việc tại công ty nữa (nhưng tránh những giải thích chi tiết), và tái phân công công việc cho những nhân viên khác. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế những lời đồn đại vô bổ.

8. Hãy trả đủ các khoản trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp thôi việc của nhân viên. Nếu bạn không làm như vậy, khả năng đương đầu với các vụ kiện tụng sẽ rất lớn. Cựu nhân viên của bạn hoàn toàn xứng đáng nhận được các khoản trợ cấp theo đúng quy định pháp luật.

9. Hoàn thành những gì cần làm. Có duy nhất một điều tồi tệ hơn việc sa thải nhân viên, những người làm việc theo cảm tính, cáu giận và gây ảnh hưởng tiêu cực. là… không sa thải họ. Việc giữ chân những người làm việc kém hiệu quả sẽ “đầu độc” công ty bạn theo hai hướng: tạo điều kiện cho những hành vi tai hại khác tiếp diễn không ngừng và gửi tín hiệu tới các nhân viên khác trong công ty rằng họ cũng có thể có những hành vi tương tự.

Sa thải nhân viên luôn là công việc rất khó khăn và không có gì đảm bảo rằng bạn sẽ không bị kiện về việc này. Song nếu đây là việc phải làm, thì bạn hãy làm ngay để giúp bản thân và công ty của mình tránh khỏi những kết quả tai hại lớn hơn trong tương lai.