Trong những ngày tháng kinh doanh rơi vào khủng hoảng, các nhân viên trong công ty đều có một tâm trạng hết sức bất an. Mọi người cảm thấy sợ hãi, cáu giận, chán nản, hay thậm chí tính chuyện ra đi.

Trong khi không ai biết khi nào khủng hoảng kết thúc, thì những cảm xúc ngoài tầm kiểm soát của các nhân viên chắc chắn sẽ tác động lớn tới công ty. Vậy các nhà lãnh đạo phải hành động như thế nào trong hoàn cảnh này?

Không có hai nhân viên nào phản ứng trước khủng hoảng giống nhau. Một vài người có thể cảm thấy không chịu tác động, một số người khác có thể có những hành vi bất bình thường và thậm chí có cả những người hành động một cách thái quá.

Các nhà lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong thời gian khủng hoảng. Những gì họ đối xử với nhân viên ngày hôm nay sẽ có tác động mạnh mẽ vào ngày mai. Các nhà lãnh đạo cần một chiến lược giúp đỡ công ty và dẫn dắt các nhân viên vượt qua khủng hoảng.

Trong khủng hoảng, có một phương thức 10 bước hiệu quả, được sắp xếp theo thứ tự chữ cái đầu tiên của TAKE CHARGE (Nhận trách nhiệm) - để quản lý, động viên và dẫn dắt các nhân viên đi qua quãng thời gian khó khăn này:

T – Target: Nhìn thẳng vào nỗi lo sợ. Nếu nhà lãnh đạo có những hành động thích hợp và biết cách động viên nhân viên sẽ giữ được chân và củng cố lòng trung thành của họ khi kinh doanh trở lại bình thường.

Mọi người thường có nhiều cảm giác khác nhau khi xảy ra khủng hoảng, bắt đầu với những lo ngại về sự an toàn công việc, cuộc sống gia đình, và tiếp theo sẽ là an toàn tài chính. Các nhà lãnh đạo nên có một kế hoạch để giải toả từng nỗi lo ngại này theo thứ tự mức độ quan trọng.

A – Accept: Chấp nhận sự thật rằng năng xuất và hiệu quả công việc sẽ sụt giảm. Mọi người phản ứng rất khác nhau khi khủng hoảng xảy ra. Chắc bạn sẽ thấy tinh thần làm việc sụt giảm, khó tập trung vào công việc, xin nghỉ một thời gian hay vắng mặt không có lý do. Tất cả đều là những phản ứng hết sức tự nhiên.

Bạn cần trò chuyện nhiều hơn với các nhân viên, đặc biệt là các vấn đề liên quan tới khủng hoảng. Trò chuyện với các nhân viên càng nhiều bao nhiêu, công ty càng nhanh chóng thoát khỏi khủng hoảng bấy nhiêu.

K – Keep: Giao tiếp luôn cởi mở. Thông tin có một sức mạnh to lớn. Đây là một nguồn sinh lực mạnh mẽ. Nhà lãnh đạo cần gặp gỡ các nhân viên ở mọi cấp độ để phát hiện ra những nỗi lo ngại, cũng như tạo ra động lực thúc đẩy cho họ làm việc.

Hãy tổ chức các cuộc họp để giúp đỡ mọi người đương đầu với khủng hoảng. Hãy thường xuyên cập nhập trang web và tạo ra một nơi để mọi người có thể xem hay nghe những tin tức mới nhất từ công sở.

E – Educate: Đào tạo các nhà quản lý và giám sát. Các nhà giám sát tiền tuyến và các nhà quản lý bậc trung chính là xương sống của công ty và là những nhân tố có tác động cơ bản nhất. Việc đào tạo nên bao gồm cách thức nhận ra và giảm stress; cách thức chỉ dẫn các nhân viên tới sự trợ giúp chuyên môn nếu cần thiết.

C – Calm: Bình tĩnh, tự tin và nhất quán với phong cách lãnh đạo. Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của phong cách lãnh đạo. Việc thể hiện tình cảm quan tâm, lo lắng cho dù là nhỏ nhất cũng sẽ có tác dụng to lớn. Các nhà lãnh đạo nên chú trọng đến điều này.

H – Help: Giúp đỡ những ai thực sự cần đầu tiên. Tốt nhất nhà lãnh đạo không nên tự mình nhận định về tình cảm của mọi người như thế nào trong thời gian khủng hoảng. Hãy liên lạc với họ để tìm hiểu.

Mội vài cá nhân có thể cần tới sự trợ giúp trong thời gian xảy ra khủng hoảng. Vậy hãy đảm bảo để họ hiểu được khi khó khăn cần phải tiếp cận Chương trình trợ giúp nhân viên (Employee assistance program - EAP) ra sao. Những nhân viên nào gặp khó khăn nhất cần được giúp đỡ trước tiên.

A – Allow: Cho phép mọi người bộc lộ hết tình cảm. Mọi người với những tình cảm khác nhau sẽ bộc lộ chúng theo những cách thức khác nhau. Nhà lãnh đạo cần cho phép họ thể hiện hết những gì bên trong bản thân, cho dù có thể là những tình cảm tiêu cực. Một vài công ty có những quy định như thế nào là tinh thần lành mạnh dành cho các nhân viên.

R – Restrict: Hạn chế những hành vi tiêu cực. Không quan trọng nhà lãnh đạo cảm thấy như thế nào về khủng hoảng, nhưng họ phải vạch ra được một ranh giới nhất định nhằm ngăn ngừa sự lạm dụng, quấy rối và trút cơn cáu giận lên những người khác trong công ty.

Nhà lãnh đạo cần tuyên bố rõ ràng rằng các hành vi tiêu cực sẽ không được khoan dung và sẽ phải chịu những hình thức kỷ luật cao nhất.

G – Get: Để mọi người lấy lại khả năng kiểm soát bản thân. Khủng hoảng rõ ràng có tác động rất lớn đến tâm lý của các nhân viên. Nó huỷ hoại những cảm giác yên bình và dường như lấy mất đi của các nhân viên khả năng kiểm soát cuộc sống.

Vai trò của nhà lãnh đạo là giúp đỡ các nhân viên lấy lại được sự kiểm soát cuộc sống – công việc để khích lệ họ tiến lên phía trước, hướng tới một động cơ có thể giúp họ tạo ra nhiều khác biệt. Vì vậy, việc hướng nhân viên tới những hành động thích hợp sẽ đưa lại cho họ khả năng kiểm soát bản thân và có tinh thần tiến lên.

E – Expect: Lường trước và lên kế kế hoạch cho những khả năng tiếp theo. Hy vọng của tất cả mọi người là khủng hoảng sẽ chấm dứt nhanh với những tổn thất tối thiểu cho bản thân họ cũng như cho công ty.

Nhà lãnh đạo cần lên kế hoạch về những gì công ty sẽ thực hiện nhằm bù đắp tổn thất cho các nhân viên do khủng hoảng gây ra. Hãy quyết định những khoản trợ cấp cụ thế. Hãy lên kế hoạch xử lý khủng hoảng và kế hoạch này phải được cập nhập thường xuyên. Nhìn chung, hãy chuẩn bị tất cả những gì cho một chiến dịch lâu dài.

Và 9 lời khuyên giao tiếp lãnh đạo trong khủng hoảng:

- Hãy nói sự thực, một cách thẳng thắn và tự tin. Đừng mập mờ hay lừa dối.

- Luôn sẵn sàng. Lập sẵn một kế hoạch trong tay. Đợi cho đến khi khủng hoảng nổ ra

- Hãy hành động đúng với con người mình. Hãy diễn giải cụ thể trách nhiệm của công ty.

- Hãy hành động nhanh chóng.

- Đừng bao giờ nói “miễn bình luận”. Hãy nói với mọi người rằng bạn chưa có câu trả lời.

- Phản hồi mau lẹ với giới truyền thông để giảm thiểu rủi ro đánh giá không đúng về bản chất vấn đề.

- Đừng trốn tránh giới truyền thông. Tận dụng cơ hội này để truyền tải câu truyện của bạn thông qua báo chí hay truyền hình.

- Nếu sai, hãy nói xin lỗi. Hãy nói với mọi người về những gì công ty sẽ làm để cải thiện tình hình.

- Mọi người sẽ bỏ qua cho sai lầm của công ty và của nhà lãnh đạo, nhưng sẽ không bỏ qua sự thiếu trách nhiệm hay thiếu quan tâm của bạn.

Thực hiện đúng 9 lời khuyên và 10 bước đi trên không chỉ là những hành động thích hợp mà còn là hành động thông minh. Các nhân viên trong công ty sẽ nhớ mãi nhà lãnh đạo đã đối xử với mình ra sao trong quãng thời gian khó khăn này. Nếu nhà lãnh đạo muốn công ty là một nơi mà những con người tốt nhất và tài năng nhất muốn được làm việc trong tương lai, hãy hết sức cẩn thận với những hành động khi khủng hoảng kinh doanh xảy ra.