Mẹo xử lý email hiệu quả

Lượt xem: 18,465

Hiện nay hầu như công việc nào cũng đòi hỏi việc giao tiếp qua email và bạn nhận email liên tục trong ngày. Nếu như bạn thấy email của mình luôn đầy và bạn không thể trả lời hết, hãy xem 10 mẹo dưới đây của chúng tôi để giúp bạn quản lý "núi email" hiệu quả hơn nhé.


1. Am hiểu về phần mềm email bạn đang sử dụng

Nếu bạn dùng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, bạn cần nắm rõ email như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để giúp việc quản lý email của bạn hiệu quả hơn.

2. Tìm hiểu thêm về giá trị của email bạn gửi ra

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó lại gửi thêm email để giải thích về email trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gửi email và thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: sự rõ ràng, sự chính xác, email ghi rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc. 

3. Lọc những email quan trọng

Không phải email nào gửi đến bạn cũng cần bạn phải trả lời ngay lập tức. Hãy lọc những thông điệp quan trọng và ưu tiên những email đó để bạn không mất thời gian vào những email kém quan trọng hơn.

4. Đừng kiểm tra email quá thường xuyên

Đừng trở thành "nô lệ" của email. Cứ thấy email đến và trả lời sẽ làm giảm tính hiệu quả trong công việc của bạn. Bạn có thể dành ra 15 phút để kiểm tra email một lần và chia lịch khoảng vài lần trong ngày. Không nên đọc ngay khi email vừa tới. Đặc biệt không kiểm tra email vào buổi sáng sớm vì nếu vậy bạn sẽ chẳng tập trung làm gì được trong ngày.

5. Trả lời email đúng lúc

Trả lời email nhanh chóng sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác, tuy nhiên bạn cần phải cân đối công việc. Hãy theo nguyên tắc 2-2-2, tức là trả lời email trong vòng 2 tiếng sau khi nhận được.

6. Học cách sử dụng tính năng "tìm kiếm"

Bạn có thể sắp xếp email theo từng folder rất cẩn thận, nhưng hãy tập sử dụng tính năng "Tìm kiếm" và bộ lọc để xử lý công việc được nhanh hơn.

7. Xoá email rác

Ngoài email chính ra thì email rác cũng là một trong những nhân tố làm đầy hộp thư của bạn. Bạn có thể chọn màu sắc để biết ai gửi đến bạn, và lọc từ "unsubscribe" để chặn email rác.

8. Follow up - Archive - Hold

Nếu muốn hộp thư trống thì bạn phải đẩy email ra ngoài, phân loại email để theo dõi hoặc lưu trữ (archive). Hãy tạo 3 thư mục với 3 tên này để xoá những email không cần thiết sau khi bạn đã đọc xong.

 

Bài viết khác

Khám phá các chứng chỉ tiếng Anh như IELTS, TOEFL, TOEIC và Cambridge. Cùng CareerViet tìm hiểu đặc điểm, mục đích và cách chọn chứng chỉ phù hợp với nhu cầu.

Xem thêm

Interior Design là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xây dựng - nội thất. Vậy Interior Design là gì? Hãy tìm hiểu qua bài viết của CareerViet nhé!

Xem thêm

Nhân sự là gì? Cùng khám phá ngay khái niệm nhân sự, việc làm nhân sự, tiền lương và tính cách phù hợp để trở thành chuyên viên nhân sự nhé!

Xem thêm

PR là gì? Hay PR là viết tắt của từ gì? Vai trò và các loại hình PR phổ biến hiện nay? Cùng CareerViet tham khảo ngay qua bài viết này để hiểu rõ hơn nhé!

Xem thêm

Bạn muốn tìm hiểu về ngành Animation? Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về animation là gì, từ định nghĩa cơ bản đến những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.

Xem thêm

Mockup là cầu nối giữa ý tưởng và thực tế. Tìm hiểu mockup là gì, vai trò của mockup trong thiết kết tại sao mockup lại là công cụ không thể thiếu của designers

Xem thêm
Gửi tôi việc làm tương tự
Tạo ngay