Chia nhỏ công việc và "túc tắc" làm từng phần sẽ giúp bạn giảm áp lực và hoàn thành công việc tốt hơn

Không phải lúc nào bạn cũng gặp được một công việc mình yêu thích, một nhóm đồng nghiệp thân thiện, hay một môi trường cơ quan hoàn hảo. Nhưng bạn có thể tạo dựng sự hoàn hảo cho riêng bản thân mình, bằng những chiêu gợi ý dưới đây.

Chiêu 1: Chia việc theo từng phần nhỏ

Đối với mỗi người trong chúng ta, mối khi gặp phải những việc không muốn làm nhưng bất đắc dĩ phải làm thì nên tránh kéo dài thời gian hoàn thành. Cách tốt nhất là “chia việc theo từng phần nhỏ” để hoàn thành nó.

Kể từ thời gian đầu tiên nhận nhiệm vụ, dùng ngay bút có màu sắc bắt mắt và những ký hiệu đặc biệt đánh dấu vào sổ ghi nhiệm vụ công tác, đồng thời chia đều nhiệm vụ công việc từng ngày để hoàn thành nó.

Đừng để “nước đến chân mới nhảy”, vì thường như thế bạn phải làm cho xong chuyện trong thời gian ngắn, dẫn đến hiệu suất và hiệu quả công việc không cao.

Chiêu 2: Vĩnh viễn làm việc ở “thì hiện tại”

Không nên cho mình một lý do, thuyết phục mình để công việc 1 tiếng sau hãy làm mà phải luôn luôn lấy hai từ “hiện tại” để thực hiện công việc.

Kể cả chỉ cần nhấc chiếc điện thoại lên, nói cho khách hàng hay đối tác nghe ý kiến bạn vừa chợt nghĩ ra, để cho khách hàng cảm nhận được bạn là người phục vụ nhiệt tình, chủ động. Ngoài ra, nó còn giúp bạn duy trì động lực và hứng thú “chiến đấu” vì công việc.

Chiêu 3: Hoàn thành từng mục tiêu đề ra

Hãy nhìn xem một số người quanh bạn hưởng thụ cuộc sống như thế nào. Ví dụ, một đồng nghiệp luôn trang điểm sang trọng, diễm lệ, ăn mặc rất thời trang; một người bạn học có những toà nhà biệt thự hào hoa sang trọng...

Bạn không cần phải ngưỡng mộ người ta có số tốt, thực ra mọi người đều giống nhau. Chúng ta nỗ lực làm việc cũng là vì để càng gần hơn với vườn hoa lý tưởng của chính mình.

Do vậy, mỗi một quãng thời gian, bạn nên đặt ra cho mình một mục tiêu. Lớn thì mua một chiếc xe ô tô mới mà bạn rất thích, bé thì mua cho mình một bộ quần áo thu đông hàng hiệu thật mốt.

Có nhiều lúc, áp lực chính là động lực tốt nhất để bạn lao đầu vào công việc. Và cuối cùng khi bạn có thể thở phào vứt bỏ được “gánh nặng” công việc xuống vai thì cũng là lúc mục tiêu của bạn đề ra đã được thực hiện.

Chiêu 4: Luôn chỉnh đồng hồ nhanh hơn 10 phút

Trước đám đông, bạn nên tự tin nói ý tưởng của mình. Đừng bắt đầu bằng câu "Có thể suy nghĩ của tôi chưa chín muồi..."

Đi làm muộn là điều khiến cho cấp trên không thiện cảm với bạn. Nhiều lúc chỉ vì bạn tham lam cố ngủ thêm 5-10 phút nữa.

Để chữa trị căn bệnh này, bạn hãy chỉnh đồng hồ của mình nhanh hơn 10 phút. Hãy nhớ, bất luận là đồng hồ ở nhà hay đồng hồ đeo tay của bạn, thậm chí kể cả đồng hồ trên máy tính cũng không nên “bỏ sót”.

Bạn đừng bao giờ xem thường 10 phút ngắn ngủi này, nó thiết lập cho bạn một cơ hội chạy trước, làm cho bạn bắt đầu “nổ máy” trong khi người khác vẫn chưa khởi động. Và cứ như thế bạn sẽ nghiễm nhiên trở thành người chủ động nhất trước công việc, và chứng kéo dài thời gian của bạn cũng bỗng dưng biến mất.

Chiêu 5: Dành thời gian để uống 1 ly cà phê

Làm việc trong một tập thể đòi hỏi sự kết hợp của nhiều người mới có thể hoàn thành công việc, bạn nên tìm một khoảng thời gian “dư thừa” để đi uống cà phê cùng với mỗi đồng nghiệp.

Ưu điểm là bạn có thể làm cho mọi người có thời gian sắp xếp công việc mà họ đang cần hoàn thành, đồng thời có thể kịp thời trao đổi, giao lưu công việc với nhau, cùng khuyến khích lẫn nhau, nhanh chóng điều chỉnh được những “sai sót” có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

Chiêu 6: Thẳng thắn bày tỏ quan điểm

Bạn không nên nói trước đám đông những câu tương tự như “có thể suy nghĩ của tôi chưa chín muồi”, hay “đưa ra ý kiến để cho các bạn tham khảo thêm”. Bởi vì như thế sẽ làm cho toàn bộ đồng nghiệp trong tận đáy lòng họ không tín nhiệm bạn.

Lòng tự tin của một người rất có sức thẩm thấu rất lớn. Vì vậy khi bạn cần bày tỏ quan điểm và suy nghĩ của bạn thì bạn hãy trực tiếp, thẳng thắn, không nên vòng vo.

Chiêu 7: Giữ mặt bàn luôn gọn gàng sạch sẽ

Đây có thể nói là một việc rất dễ nhưng kiên trì thực hiện mới là một việc khó. Trên mặt bàn tài liệu để lung tung; trên máy tính, điện thoại dính đầy bụi bẩn; bút quăng vung vãi… Tất cả sự lộn xộn này sẽ khiến cảm giác tiêu cực trong bạn dần dần tích luỹ và sẽ sinh ra tính trì trệ, chây lười.

Nhưng nếu bạn làm việc trong một “khung trời” sạch sẽ, gọn gàng, bạn sẽ bất giác phát sinh ra một cảm giác lưu luyến với công việc; hoa, cỏ, bàn, ghế đều có thể kích thích hứng thú làm việc của bạn.

Lúc đó bạn xem công ty như là người trong ngôi nhà nhỏ của bạn, đặc biệt thích đi làm sớm, tưới những chậu hoa trong phòng làm việc, cho cá ăn, bắt đầu một ngày làm việc mới trong môi trường trong lành sạch sẽ.

Chiêu 8: Kết thúc các cuộc điện thoại riêng trong vòng 3 phút

Ai cũng không thể tránh khỏi nghe điện thoại riêng trong thời gian làm việc? Nhưng rốt cuộc thì có bao nhiêu người có thể khống chế được thời gian nói chuyện với bạn bè, người thân?

Thời gian làm việc một ngày không dài, bạn hãy học cách khống chế thời gian. Những cuộc điện thoại riêng không nên quá 3 phút.

Nguyên nhân là việc riêng rất dễ ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn, cho dù là vấn đề vui hay buồn đều làm cho bạn tạm thời thoát khỏi trạng thái làm việc. Vì vậy, trong 3 phút kết thúc điện thoại, bạn dễ có thái độ chủ động và có trách nhiệm đối với công việc và bản thân mình.