Thông báo việc làm
Quản lý các nhân viên làm việc từ xa
Lượt xem: 15,193
Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc, là một điều không hề đơn giản.
Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa. Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin.
Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu cạnh tranh của công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?
Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên.
Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Dưới đây là 7 nguyên tắc giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi ích kinh doanh của công ty, đồng thời giúp động viên đội ngũ nhân viên lưu động làm việc hiệu quả nhất:
Đổi mới phong cách quản lý. Các nhà quản lý thường thiếu sự tin cậy hoặc không mấy hài lòng với các nhân viên làm việc từ xa - những người thường rất dễ bị bỏ qua và không được thông tin một cách đầy đủ. Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờ đây không còn thích hợp với các nhân viên làm việc từ xa vốn rất năng động. Có một giải pháp được nêu ra, đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái độ của bạn ra sao.
Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách. Hãy đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của công ty. Các giải pháp công nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện việc này trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử dụng để xây dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm... mỗi thành viên có thể truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và đánh giá tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu.
Giới hạn quyền tiếp cận thông tin. Theo ông Harprit Singh, CEO của Intellicomm (Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu có trụ sở tại Philadelphia, Mỹ), "quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh thực tế của công ty".
Thường xuyên giữ mối liên lạc. Việc giao tiếp và theo sát các nhân viên lưu động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một nỗ lực đặc biệt. Đối với các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trực tiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty. Còn đối với các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các email, tin nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đề này. Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua điện thoại với các nhân viên lưu động. Hãy mang lại cho các nhân viên này những thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với các nhân viên khác trong công ty.
Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý công nghệ thông tin (IT). Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việc từ xa gọi điện báo ốm? Bạn có tin chuyện đó không? Và làm thế nào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ cấp hay những chương trình đào tạo?
Có một cách thức để giải quyết vấn đề này đó là hãy yêu cầu có sự phối hợp hiệu quả giữa nhà quản lý nhân sự với nhà quản lý công nghệ thông tin. Họ cần đưa ra các giải pháp, chính sách đã được thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lưu động.
Luôn kết nối công nghệ. Một trong những thách thức thực sự đối với việc quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đó là khả năng kết nối với các thiết bị mà những nhân viên này sử dụng. Bạn thường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên này ra sao? Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ như điện thoại di động, mạng LAN, website cá nhân với các firewall của công ty ra sao? Thế còn về những giao tiếp nội bộ thì như thế nào?
Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa tăng lên, những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo. Chủ tịch Doug Young của hãng Live Cargo, thành lập vào năm 2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu cầu của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân viên ở mọi nơi, mọi lúc. Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng hạn như đính kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa và tăng cường năng lực cộng tác, qua đó đảm bảo dữ liệu của các nhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của công ty.
Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ không phải tải (download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩa cứng của các nhân viên, thay vào đó tất cả đã được lưu trữ tại một nguồn duy nhất.
Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động. Bạn cần có chính sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành đúng giớ giấc làm việc như thế nào...
