Quản lý là gì? Người quản lý cần làm gì và làm như thế nào? Đó là những câu hỏi mà hầu hết những người làm công tác quản lý từng tự hỏi ít nhất một lần.

Quản lý vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học. Đó là nghệ thuật làm cho người khác (nhân viên) làm việc hiệu quả hơn những điều bản thân họ sẽ làm được nếu không có bạn. Còn khoa học chính là cách bạn làm thế nào để thực hiện được nghệ thuật quản lý. Lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát là bốn điều căn bản trong khoa học đó.

Bốn người công nhân có thể làm ra 6 sản phẩm trong ca làm việc 8 giờ khi không có người quản lý. Nếu tôi thuê bạn quản lý họ và họ vẫn chỉ làm ra 6 sản phẩm mỗi ngày, vậy thì đâu là lợi ích của việc tôi thuê bạn? Hay nói cách khác, nếu hiện họ làm ra 8 sản phẩm mỗi ngày, bạn, trong vai trò của người quản lý đã phát huy được giá trị của nghệ thuật quản lý.

Một suy luận tương tự áp dụng đối với ngành dịch vụ, bán lẻ, dạy học hay bất kỳ một công việc nào khác. Liệu khi bạn có mặt, nhóm nhân viên của bạn có thể xử lý được nhiều cuộc gọi từ khách hàng hơn khi bạn vắng mặt hay không? Liệu họ có bán được nhiều sản phẩm có giá trị cao hơn hay không? Có truyền đạt, phổ biến kiến thức hiệu quả hơn không?… Đó chính là giá trị của việc quản lý – khiến cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Kế hoạch

Việc quản lý bắt đầu với việc lên kế hoạch. Quản lý tốt là khởi đầu bằng những kế hoạch hay.

Không có kế hoạch, bạn sẽ không bao giờ đạt tới thành công. Nếu bạn chỉ vô tình lên một kế hoạch cho mục tiêu của mình, sự thành công đó sẽ chỉ là sự may mắn hoặc do cơ hội nào đó và sẽ không thể lặp lại. Bạn có thể làm điều đó như trường hợp của “người nổi tiếng nhất thời”, cảm giác một sớm một chiều và bạn sẽ không bao giờ đạt được thành tích đích thực - được xây dựng bằng những thành công.

Để tránh tất cả những điều nói trên, bạn hãy tìm hiểu mục tiêu của bạn là gì (hoặc lắng nghe khi ông chủ nói với bạn). Sau đó hãy tính toán cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Bạn có trong tay những nguồn lực nào? Bạn có thể làm được gì với chúng? Hãy so sánh điểm mạnh và yếu điểm của các cá nhân và những người khác. Liệu việc giao cùng một nhiệm vụ công việc cho bốn người làm trong 14 giờ sẽ ít tốn kém hơn thuê một chiếc máy cũng có thể làm nhiệm vụ tương tự cùng với 1 người công nhân trong 6 giờ? Nếu bạn thay đổi giờ làm ca đầu tiên, thay vì bắt đầu từ 8h sáng như thường lệ thành 10h, liệu công nhân có thể giải quyết mọi vấn đề tăng dồn lên đột ngột của các buổi sáng sớm để bạn không phải thuê thêm một “siêu nhân” cho ca thứ hai?

Hãy dự phòng tất cả những viễn cảnh có thể. Lên kế hoạch sẵn cho chúng. Và lường trước viễn cảnh tồi tệ nhất có thể xảy ra, lên kế hoạch dự phòng. Hãy đánh giá những kế hoạch khác nhau của bạn và triển khai những kế hoạch, mà theo đánh giá của bạn, sẽ mang lại hiệu quả cao nhất và tiến hành những việc phải làm nếu như kế hoạch đó không như mong muốn.

Mẹo nhỏ mách bạn: Một trong những công cụ lên kế hoạch quản lý thường bị bỏ xót nhất thì lại mang lại hiệu quả cao nhất: đó là hỏi ý kiến những người làm việc vì chính thu nhập của họ.

Tổ chức

Khi đã có một kế hoạch, nhiệm vụ của bạn là phải biến nó thành hiện thực. Liệu mọi thứ đã sẵn sàng tiến lên phía trước, một sự lựa chọn đúng đắn sẽ mang lại cho nhóm của bạn đúng lúc? Nhóm của bạn đã sẵn sàng để tiến hành một phần của kế hoạch? Việc tổ chức thống nhất đã sẵn sàng để nhóm của bạn thực hiện những việc phải làm và khi nào sẽ thành công?

Các công nhân liệu đã được đào tạo? Họ có động lực để làm việc? Họ có những trang thiết bị làm việc họ cần? Có những không gian thoải mái dành cho những thiết bị đó? Đó có phải là những dụng cụ, đồ đạc tốt để phục vụ cho kế hoạch làm việc thích đáng? Bạn hãy lưu tâm đến vấn đề này bằng việc trả lời những câu hỏi trên.

Mọi thứ cần thiết để thực hiện kế hoạch đã được chuẩn bị sẵn sàng hay là kiểu “nước đến chân mới chạy” – khi cần thì mới lo? Hãy xem xét lại để chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ vai trò của họ cũng như tầm quan trọng về vai trò của chính họ đối với thành công chung.

Chỉ đạo

Bây giờ hãy ấn nhẹ tay vào nút “On”. Hãy nói cho mọi người biết họ cần phải làm gì. Việc làm này giống như sự chỉ huy của một dàn nhạc. Mọi người trong dàn nhạc đều có trong tay những bản nhạc. Họ biết khi nào sẽ phải chơi phần nào. Họ biết đâu là thời điểm bắt đầu, chơi nhạc cụ gì và khi nào thì nên dừng lại. Người chỉ huy xử lý mỗi đoạn sao cho bản nhạc được cất lên. Và ở đây, công việc của bạn, người quản lý cũng tương tự như thế. Bạn đưa cho tất cả các những người chơi nhạc (chính là công nhân) bản nhạc (với vai trò như bản kế hoạch). Bạn có trong tay con số chính xác những người chơi nhạc (công nhân) trong mỗi đoạn nhạc (mỗi phòng ban trong doanh nghiệp) và bạn đã sắp xếp những đoạn theo giai đoạn để bản nhạc có thể vang lên những âm thanh trong trẻo nhất (bạn với vai trò người tổ chức công việc). Và bây giờ bạn cần bước nhẹ lên bục chỉ huy dành cho người chỉ huy dàn nhạc cùng với một cái gậy dành cho nhạc trưởng để thu hút sự chú ý của họ và bắt đầu nhịp đầu tiên của khổ nhạc.

Giám sát

Khi mọi thứ đang trong quỹ đạo chuyển động, bạn phải giám sát tất cả. Hãy đảm bảo rằng mọi cái sẽ đi theo kế hoạch. Trong trường hợp ngược lại, không theo kế hoạch, bạn cần phải can thiệp và điều chỉnh kế hoạch, cũng như việc người chỉ huy dàn nhạc điều chỉnh nhịp độ.

Khi những vấn đề bất ngờ xảy ra, con người ta sẽ trở nên mệt mỏi. Một phần của kế hoạch sẽ không thực hiện đúng thời gian. Khách hàng then chốt có thể sẽ phá sản. Đó là lý do tại sao bạn phải triển khai ngay lập tức kế hoạch thay thế. Bạn, với vai trò người quản lý, cần phải luôn ý thức được những điều sẽ tiếp tục xảy ra để có những điều chỉnh kịp thời.

Đây là một tiến trình lặp đi lặp lại nhiều lần. Khi có sự việc bất thường, bạn cần lên kế hoạch để ổn định lại, tổ chức những nguồn lực để kế hoạch tiến triển tốt, chỉ đạo những người trực tiếp thực hiện kế hoạch và tiếp tục giám sát hệ quả của sự thay đổi, điều chỉnh này.

Việc này có đáng làm không?

Quản lý nhân viên, quản lý con người là một việc làm không hề dễ. Tuy nhiên, chúng ta có thể làm việc đó thành công. Và đây có thể là một kinh nghiệm quý báu. Hãy nhớ rằng việc quản lý, cũng giống như bất kỳ một kỹ năng nào, là một việc bạn có thể cải thiện, nâng cao bằng sự học hỏi, nghiên cứu và thực tế.