Thông báo việc làm
Quản lý thời gian hiệu quả
Lượt xem: 1,075Khi còn bé, mọi người thường chẳng có một khái niệm rõ ràng về thời gian. Chúng ta chỉ lưu tâm đến chiếc đồng hồ mỗi khi sợ bị bố mẹ buộc đi ngủ và không xem được chương trình truyền hình yêu thích.
Tuy nhiên năm tháng trôi qua, chúng ta trưởng thành đi làm. Công việc cuộc sống hàng ngày không phải lúc nào cũng suôn sẽ mà một trong những nguyên nhân chính lại đến từ thời gian, một điều mà không phải ai dễ dàng nhận ra.
Trong cuộc sống, tất cả mọi người thường có những lợi thế nhiều ít khác nhau và chỉ có thời gian sở hữu mới giống nhau. Dù là người giàu hay người nghèo, ai cũng chỉ có 24 giờ. Vì thế, thành công sẽ thuộc về người nào biết phân bố và tổ chức công việc theo trình tự hợp lý.
Có thể quản lý thời gian?
Nghe có vẻ khó tin nhưng quả thật có nhiều người đã “nới rộng” thêm được thời gian cho công việc và cuộc sống của mình. Họ chẳng phải là phù thủy hay nhà ảo thuật, đơn giản, mỗi tuần những người này luôn dành ra một ít phút lên lịch làm việc trước.
Thật sự, quản lý thời gian không phải là một việc đơn giản và khó thực hiện, với 24 tiếng mỗi ngày để công việc chạy đều và thuận tiện.
.jpg)
Có thái độ nghiêm túc với thời gian
Bạn có bao giờ hình dung ra lịch làm việc của Bill Gate, giám đốc Cà phê Trung Nguyên hay bầu Đức của đội bóng Hoàng Anh Gia Lai…Có thể bạn cho rằng họ có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để có thể hoàn thành cả núi công việc vì bên cạnh luôn có trợ lý hay thư ký hỗ trợ.
Có thể bạn nói đúng, tuy nhiên kể cả có sự trợ giúp của ai thì 24 tiếng vẫn là 24 tiếng và thư ký chẳng qua chỉ là người nhắc lịch làm việc chứ không phải là người lên lịch làm việc. Hơn nữa, điều này càng chứng tỏ, họ là người luôn coi trọng yếu tố thời gian.
Vì thế, cho dù vẫn còn ghế nhà trường hay bắt đầu bước vào môi trường kinh doanh, bạn cũng nên chú ý tìm kiếm cách tối ưu hóa thời gian để tiết kiệm và tận dụng từng phút từng giây mà vẫn đảm bảo không làm công việc bị rối tung lên. Đây không phải là chuyện dễ thực hiện. Bởi vì quản lý thời gian không phải là những điều mà bạn có thể học được từ trong nhà trường hay từ công việc. Nó giống như bạn đang bơi với một đàn cá mập, mà kết quả là bạn sẽ trở thành một trong số chúng hay sẽ trở thành món ngon của chúng, bạn muốn chọn đường nào?
Xây dựng thời khóa biểu có hiệu quả
Để xây dựng thời khóa biểu có hiệu quả, bạn cần phải:
Học cách thiết lập những khoảng gian riêng biệt linh động. cho từng công việc,ví dụ bạn chỉ cần vài phút để sắp xếp quần áo và cần một khoản thời gian dài hơn để thuyết phục khách hàng. Đây chính là một điểm quan trọng cần lưu ý, bất cứ nhiệm vụ công việc nào bạn cũng nên định sẳn ra khoảng thời gian thực hiện.
Bạn cố hình dung trong đầu một khái niệm rõ ràng về những khoảng thời gian của mình khi bắt tay xây dựng thời khóa biểu cho công việc. Điều cơ bản nhất của chúng phải biết chia thời gian ra từng khoản nhỏ để có thể quản lý dễ dàng hơn. Dựa vào mức độ bận rộn công việc của bạn mà đưa ra thời điểm căn cứ theo tháng hay theo tuần. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh thời gian của bạn theo sát đến từng ngày từng giờ.
Ví dụ như vào đầu tháng, bạn nghĩ rằng mình sẽ có 7 ngày bận rộn với các buổi hội họp. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị những khoản thời gian cần thiết cho công việc này, cũng như tiết kiệm thời hoàn thành công việc hàng ngày. Nếu bất chợt, bạn có thêm một cái hẹn khác, cố gắn chen vào những khoảng thời gian trống. Như thế mọi công việc sẽ không bị ứ động và chồng chéo lên nhau.
Kế hoạch hàng tuần hàng ngày
Bạn nên xem qua hết công việc trong khoảng một tháng sắp tới của mình, tính xem bạn phải tiêu bao nhiêu thời gian cho mỗi tuần mỗi ngày để hoàn thành cho mội việc. Bước kế tiếp, bạn nên lên kế hoạch tối đa cho một ngày. Bạn phải ước lượng chính xác thời gian dành cho các nhiệm vụ này và đưa chúng vào thời khóa biểu làm việc của mình.
Ví dụ như:
Block 1: 9: 00- 11.00 (họp)
Block 2: 11.15 – 12.00 (thư giản, trả lời điện thoại)
Block 3: 12.00 – 13.00 (ăn trưa)
Block 4: 11.15 -16.00 (tham gia khóa đào tạo chung)…
Điều quan trọng là mỗi nhiệm vụ phải có khoản thời gian thực hiện xác định để hoàn tất.
Dành một khoản thời gian đệm
Một điểm cốt yết quan trọng bạn không thể bỏ qua đó là lưu ý đến những khoản thời gian chuyển tiếp giữa những công việc. Đừng bao giờ, lên một lịch làm việc quá chặt chẽ, đấy là nguyên nhân dẫn đến sự ách tắc và chồng chéo. Sau một công việc quan trọng, bạn nên dành ra 15 phút nghỉ ngơi thư giản trước khi bắt tay tiếp vào một nhiệm vụ khác.
Theo cách này, bạn sẽ không bị trễ nãi nếu bất chợt cuộc họp của bạn kéo dài hơn bình thường ít phút. Quan trọng hơn cả, bạn sẽ tránh bớt được áp lực và không bị đảo tung mọi dự định, kế hoạch
Thời gian đệm là cách nới lỏng lịch làm việc của bạn, tuy nhiên bạn phải biết cách vận dụng khoảnh khắc một cách khéo léo và hợp lý. Nếu bạn ấn định quá nhiều thời gian đệm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng sức và hiệu quả công việc. Cái hay nằm ở chổ là bạn phải làm sao để tính toán khoản thời gian đệm vừa đủ gắn kết hai công việc lại với nhau nhưng không làm chúng chồng chéo hoặc quá cách xa nhau.
Một lưu ý nho nhỏ nữa là bạn đừng bỏ phí những những phương tiện hữu ích như: máy tính, bảng ghi chú những việc phải làm, số tay điện tử vào việc xây dựng thời gian biểu làm việc. Bất kỳ sự đầu tư công sức nào cũng sẽ được hưởng lợi.
