Quản lý thời gian là một trong những phương pháp giúp bạn tận dụng phần lớn thời gian của mình. Bạn sẽ biết cách xác định những công việc nào quan trọng nhất và ít quan trọng nhất, đồng thời tìm ra cách để tập trung thời gian của mình vào những việc chủ chốt nhất cũng như tránh những việc gây lãng phí thời gian.

Quản lý thời gian là nguyên tắc kiểm soát cuộc sống của bạn thông qua việc dùng 168 tiếng có sẵn trong một tuần. Việc quản lý thời gian buộc bạn phải rõ ràng và dứt khóat về những mục tiêu trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn, đồng thời giúp bạn xác định những nỗ lực phù hợp với mục tiêu đó.

Làm chủ được việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn tránh những căng thẳng và cạn kiệt nhuệ khí làm việc, cũng như giúp cuộc sống của bạn trở nên cân bằng và hiệu quả hơn.
Vậy thời gian của bạn đi đâu? Cũng giống như ngân sách gia đình, bạn không thể lập kế họach và kiểm soát thời gian nếu bạn không hiểu được thói quen tiêu dùng của bạn.

Bạn đang dùng bao nhiêu thời gian cho những công việc giấy tờ? Hội họp? Nghe điện thọai? Di chuyển? Nếu bạn có một bức tranh chính xác về các hoạt động sử dụng thời gian, bạn sẽ biết liệu bạn đang sử dụng thời gian hiệu quả hay đang lãng phí chúng.

Để hiểu cách sử dụng thời gian, hãy thử ghi nhật ký các hoạt động của mình trong ít nhất là một hoặc hai ngày, tốt nhất là trong cả tuần lễ. Hãy chú ý cẩn thận khi ghi lại khỏang thời gian dành cho mỗi họat động. Khi viết xong nhật ký công việc, hãy phân các hoạt động của bạn thành những loại sau:

1. Cuộc gọi điện thọai

2. Cuộc hẹn đã lên lịch

3. Viếng thăm bất ngờ

4. Họp hành

5. Công việc hành chính

6. Viết và phân tích báo cáo

7. Di chuyển

8. Giải lao

9. Ăn uống

10. Việc vặt cá nhân thực hiện ở nơi làm việc

Khi bạn đã viết nhật ký hoạt động theo từng lọai công việc, hãy kiểm tra nhật ký thời gian để xác định cách sử dụng thời gian. Có thể bạn sử dụng quá nhiều thời gian vào sáng thứ 2 cho các cuộc điện thoại, hoặc bạn thường có những vị khách ngòai mong dợi sau bữa ăn trưa. Cũng có thể các cuộc họp hay rơi vào cuối tuần. Hãy hỏi: “việc sử dụng thời gian này có phù hợp với các trách nhiệm chính của mình không?”. Việc bỏ ra phần lớn thời gian của ngày làm việc bên điện thoại sẽ hiệu quả nếu bạn làm công việc bán hàng, nhưng lại là lãng phí nếu bạn làm kế tóan.

Hãy nhìn vào tỷ lệ sử dụng thời gian của bạn. Bạn không cần phải dành đến 50% thời gian cho những hoạt động mà bạn không có nhiều trách nhiệm. Bạn có thể giao bớt nhiều việc trong số những hoạt động này. Hãy nghĩ xem liệu mỗi hoạt động mà bạn theo đuổi có hộ trợ cho mục tiêu của bạn và những việc ưu tiên hay nó chỉ làm lãng phí thời gian. Sau đó hãy triển khai cách tránh những việc lãng phí thời gian đó.

Vậy các nhà quản lý thường sử dụng ngày làm việc của mình như thế nào:

Trong một bài viết kinh điển về công việc của các nhà quản lý, Henry Mintzberg đã nhấn mạnh nhịp độ kinh khủng của cuộc sống quản lý hiện đại: “nghiên cứu nối tiếp nghiên cứu cho thấy các nhà quản lý làm việc với một tốc độ không giảm, và đặc thù cho các hoạt động của họ là sự ngắn gọn, đa dạng và không liên tục.

Họ có định hướng mạnh mẽ trong hành động và không thích các hoạt động suy nghĩ”. Họ hầu như không dành thời gian cho việc ngồi yên lặng để suy tính tương lai. Thay vào đó, cứ vài phút họ lại dùng điện thọai, vào ra các cuộc họp và giải quyết những chuyện xảy ra đâu đó.

Cũng như các nhà quản lý khác, thời gian dành cho giám đốc điều hành bị gián đọan nhiều nhất. Mintzberg nhận thấy giám đốc điều hành điển hành ấn định thời gian của mình cho nhiều đối tượng khác nhau như sau:

Giám đốc: 7%

Đồng sự: 16%

Khách hàng, nhà cung ứng, cộng sự: 20%

Cộng tác độc lập và đối tượng khác: 8%

Cấp dưới: 48%