Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.

Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.
Tại sao quản trị thông tin lại quan trọng?

Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang được thực hiện.

Các nhân tố chính để thành công

• Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.

• Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác; thông qua các thoả thuận với các tổ chức trong lĩnh vực tư nhân tại những điểm phù hợp.

• Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán.

• Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi.

• Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác nhau.

• Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt.

• Tổ chức đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin

Những người liên quan đến quản trị thông tin - Bao gồm:

• Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.

• Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin.

• Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép.

Quản trị chịu trách nhiệm quản lý thông tin được coi như một tài sản kinh doanh

Những yêu cầu này áp dụng cho tất cả các loại tài sản thông tin của tổ chức. Lời chỉ dẫn này tập trung vào các thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử (bao gồm các hình ảnh, bản đồ, âm thanh video – và tất cả các thông tin được số hoá) nhưng hầu hết các quy tắc cũng có thể áp dụng được với các thông tin lưu trữ trên giấy.

Các quy tắc

Vai trò của thông tin trong việc hiện đại hoá các hoạt động của chính phủ Hầu hết chương trình hiện đại hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của Chính phủ đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ về quản trị và khai thác tài sản thông tin của các tổ chức trong lĩnh vực công cộng. Ví dụ:

• Việc thực hiện các dịch vụ điện tử cho công chúng và các doanh nghiệp yêu cầu các tổ chức trong lĩnh vực công cộng phải suy nghĩ lại về cách thức xử lý thông tin cũng như cách thức phổ biến và thu thập thông tin cần mới mẻ hơn – thông qua kênh phân phối thứ ba, thông qua cổng thông tin của chính phủ và thông qua các phương tiện truyền thông mới như truyền hình kỹ thuật số hay điện thoại.

• Yêu cầu tham gia vào công việc của chính phủ, và sự phát triển của các chương trình đang xen nhau cần phải có sự chia sẻ thông tin nhiều hơn nữa giữa các tổ chức công cộng – ví dụ thông qua mạng nội bộ của chính phủ (Government Secure Intranet - GSI)

• Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm quan trọng của việc điều hành hoạt động của các tổ chức và cải tiến phương thức quản trị rủi ro đã đặt ra yêu cầu mới đối với khả năng khai thác các nguồn thông tin có liên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các thiết bị tạo và xử lý dữ liệu.

• Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tế và hoạch định chính sách sử dụng các nguồn thông tin từ GSI và Internet ngày càng nhiều; những người sử dụng thông tin trong lĩnh vực công cộng sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin khổng lồ từ Internet.

Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả

Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:

• Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng

• Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động

• Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ

• Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài

Các loại thông tin

Thông tin do tổ chức sở hữu và các thông tin từ bên ngoài mà tổ chức truy cập vào có rất nhiều dạng khác nhau và thường được định dạng số hoá để lưu trữ và truyền đi.

Dữ liệu đã được cấu trúc

Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, các công ty và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức.

Các dữ liệu chưa được cấu trúc

Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong lĩnh vực công cộng, rất nhiều loại tài liệu dưới dạng giấy tờ được lưu trữ trong các tệp Registry và sẽ được chuyển thành một phần của các bản ghi.

Thông tin tham khảo và thư viện

Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet.

Phạm vi quản trị thông tin

Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau:

• Quản trị nguồn thông tin. Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý. Việc quản lý thông tin trong tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ.

• Quản trị công nghệ thông tin. nhằm củng cố hệ thống thông tin trong tổ chức mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.

• Quản trị xử lý thông tin. Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.

• Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách. Tổ chức sẽ cần phải xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ chức. Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và tráh nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của tổ chức.

Quản trị tri thức

Quản trị tri thức là một khía cạnh then chốt trong quản trị thông tin. Về cơ bản, quản trị tri thức là việc làm cho các thông tin trở nên hữu dụng để một số hoạt động có thể được thực hiện dựa trên nền tảng của kiến thức đó.

Quản trị kiến thức bao gồm:

• Nguồn vốn tri thức (tài sản kiến thức do tổ chức nắm giữ bao gồm các kiến thức chuyên môn của các cá nhân)

• Công việc có tính phối hợp với sự hỗ trợ của máy vi tính (những cách thức làm cho việc trao đổi kiến thức giữa các nhóm làm việc được dễ dàng hơn)

• Trao quyền cho nhân viên (những cách thức cho phép các cá nhân tận dụng được lợi ích từ các kiến thức chung của tổ chức)

Trong chính phủ, mạng Knowledge Network của văn phòng nội các sẽ được cung cấp nhanh chóng các thông tin cập nhật và đầy đủ giữa:

- Nội bộ và giữa các bộ riêng rẽ trong Chính phủ
- Các vấn đề trong nước và trong khu vực.

Cuối cùng, mạng thông tin này luôn có sẵn 24/24 để các bộ có thể sử dụng và công chúng có thể truy cập qua Internet.

Các quá trình thực hiện

Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức đầy đủ về nhu cầu cũng như những tài sản thông tin mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kiểm tra thông tin. Mỗi bộ trong Chính phủ trung ương đang tạo ra hệ thống đăng ký tài sản thông tin (Information Asset Register – IAR). các bộ sẽ duy trì hệ thống đó trên trang web riêng. HMSO sẽ duy trì cổng Inforoute cho hệ thống IAR của Chính phủ, và hệ thống này sẽ trở thành một hệ thống bao gồm các hệ thống IAR do từng bộ tạo ra.

Tổ chức sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộ phận và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét việc sử dụng thông tin trong kinh doanh. Tổ chức nên xem xét lại:

• Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được phân loại như thế nào?

• Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh doanh?

• Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?

• Các thông tin sẽ được truy cập như thế nào, do ai và theo cách nào?

• Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?

• Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào (tính chính xác, nhất quán, thời hạn lưu hành v.v…)

• Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi người trong và ngoài tổ chức?

• Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị thông tin?

• Làm thế nào để tất cả các nhân viên nhận thức được trách nhiệm của họ đối với quản trị thông tin?

Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:

• Phân tích hoạt động
• Xác định nhu cầu thông tin
• Xây dựng kho thông tin
• Xác định các thông tin thừa và thiếu
• Duy trì danh mục nội dung thông tin
• Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức

Bạn cần phải xác định được chính sách và các quá trình thực hiện cho:

- Quản trị tài liệu điện tử (Electronic Document Management – EDM) – thông tin được tạo ra, truy cập và chia sẻ giữa các nhóm làm việc như thế nào?

- Quản trị các bản ghi điện tử (Electronic Record Management – ERM) - đảm bảo rằng tổ chức của bạn tuân theo các yêu cầu của văn phòng cung cấp bản tin điện tử cho công chúng.