Dịch vụ khách hàng tốt sẽ tạo danh tiếng tốt cho công ty bạn. Tuy nhiên, để xây dựng được một dịch vụ khách hàng tốt bạn cần tránh những sai lầm sau:

1. Nhân viên chưa được đào tạo: Dù bạn có 2 hay 200 nhân viên thì bạn vẫn cần phải đào tạo họ một cách bài bản về nghệ thuật giao dịch với khách hàng. Khách hàng sẽ không dễ bỏ qua cho lỗi lầm của nhân viên đối tác như đưa ra những thông tin không chính xác về sản phẩm hoặc thiếu nhiệt tình khi làm việc.

2. Cố giành phần thắng khi tranh luận với đối tác: Trong giao dịch nếu có bất kỳ tranh luận hay mâu thuẫn nào với đối tác bạn không nên cố gắng phân định đúng sai với họ. Điều bạn cần làm là tìm ra giải pháp để giải quyết vấn đề mà vẫn làm cho đối tác cảm thấy thoải mái.

3. Hệ thống liên lạc chưa tốt: Khách hàng sẽ không muốn giao dịch tiếp nếu họ gặp khó khăn khi liên lạc với công ty đối tác. Điện thoại luôn bận hoặc thư điện tử không được trả lời nhanh là một trong những yếu kém trong hệ thống liên lạc cần được cải thiện nếu công ty bạn muốn “giữ chân” được khách hàng.

4. Đứng về phía chính sách của công ty một cách thái quá: Không bao giờ được nói với khách hàng rằng “Đây là chính sách của công ty chúng tôi” hay “Nếu tối chấp thuận yêu cầu này của bạn, tôi sẽ phải làm vậy với cả những khách hàng khác”. Thay vào đó bạn cần tìm ra cách nói “mềm mỏng” để làm cho khách hàng hiểu rằng đây là những chính sách đã được nghiên cứu rất kỹ để có thể đem lại lợi ích cho cả hai phía.

5. Không giữ lời hứa: Nếu hai bên đã thống nhất ngày giao hàng thì công ty bạn phải đảm bảo rằng hàng sẽ đến đúng theo lời hẹn. Nếu có bất cứ điều gì gây cản trở ngày giao hàng thì điều quan trọng là lấy lại niềm tin nơi khách hàng. Gửi tới lời xin lỗi chân thành, đảm bảo việc này sẽ không bao giờ xảy ra và lần này công ty sẽ bồi hoàn mọi tổn thất vì hàng đến chậm.

6. Ghi nhớ sai tên khách hàng: Đây là lỗi khá đơn giản và chủ yếu do tính bất cẩn của nhân viên gây ra. Ví dụ, bạn liên tục gọi đối tác của công ty bạn, bà Johnson thuộc công ty Jackson Avenue nhưng thực ra là bà Jackson thuộc công ty Johnson Avenue, chắc chắn rằng họ sẽ không muốn tiếp tục làm việc với công ty bạn thêm nữa.

7. Giao dịch lòng vòng: Khi bất kỳ ai gọi đến dịch vụ khách hàng, họ đều mong muốn được nói chuyện với người cần gặp (như người quản lý hoặc nhân viên họ đang làm việc cùng) chỉ sau khi lễ tân nối máy. Nếu họ cứ phải qua hết người này đến người khác mà chưa nói chuyện được với người cần gặp thì họ sẽ cảm thấy bực tức và mệt mỏi.

8. Không chú ý lắng nghe yêu cầu của đối tác: Khi đối tác hỏi một vấn đề này mà nhân viên trả lời với một vấn đề khác. Điều này chứng tỏ họ không chú tâm tới vấn đề của khách hàng khi nói chuyện. Đó là lý do tại sao khả năng nghe và ghi nhớ nhanh vấn đề là một trong những kỹ năng đòi hỏi khi tuyển dụng các nhân viên cho phòng quan hệ khách hàng.

9. Quên những quy tắc cơ bản: Nhiều khi các nhân viên đã quên đi những câu nói lịch sự xã giao thông thường khi nói chuyện với khách hàng. “Làm ơn,” “cảm ơn,” “chúng tôi rất xin lỗi về sự bất tiên đã gây ra cho quý khách,”… là những câu nói đơn giản nhất thể hiện sự nhiệt tình và thái độ lịch sự đối với khách hàng mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần biết.