1. Chia sẻ hệ thống lịch làm việc

Rất nhiều người làm việc chung trong cùng một dự án (teamwork) lại đánh giá rất thấp về hệ thống lịch làm việc của nhóm. Nếu bạn làm việc chung với hai hoặc bốn người trong nhóm, tốt hơn hết bạn nên nắm rõ lịch làm việc của những cộng sự còn lại.

Điều này có lợi cho bạn và cho nhóm để cả nhóm có thể họp mặt chớp nhoáng hoặc hội ý qua một phương tiện thông tin bằng điện thoại di động, Internet...

2. Chia sẻ cơ sở dữ liệu về các mối quan hệ

Bạn chắc chắn có một danh sách địa chỉ, số điện thoại, e-mail của những người bạn từng làm việc và sắp làm việc. Danh sách này thường phải được cập nhật tùy theo sự thay đổi của đối tác. Nhưng có những mối quan hệ bạn chỉ có thể kết nối qua sự giới thiệu của một người khác.

Nếu bạn thường xuyên làm việc theo nhóm, bạn nên thành lập cơ sở dữ liệu các mối quan hệ này và lưu giữ trên văn phòng làm việc ảo của nhóm.

3. Lưu giữ tài liệu

Cách tốt nhất để bạn lưu giữ tài liệu là cập nhật thông tin theo hệ thống mỗi ngày. Điều này có thể làm bạn mất chút ít thời gian nhưng sẽ tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian hơn sau này khi bạn cần dùng đến tài liệu có liên quan. Hiện có nhiều phần mềm văn phòng hỗ trợ bạn lưu giữ thông tin theo chủ đề, ngày tháng, sự kiện...

Và dĩ nhiên, nếu bạn có thể tập họp chúng từ những phần ghi chép của từng thành viên trong nhóm lại thành một kho dữ liệu chung, cả nhóm sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian để tìm tài liệu, kiểm chứng tài liệu... 

4. Cập nhật thông tin mới

Những thông tin mới chủ yếu là những thông báo của ban giám đốc hay “lệnh” mới của sếp điều khiển trực tiếp nhóm làm việc. Công việc này cho phép nhóm làm việc có thể thảo luận đôi chút và tập hợp ý kiến nhóm gửi sếp nếu có.

5. Hội thảo từ xa

Nếu nhóm làm việc thực sự ở quá xa nhau và không thể gặp mặt đối mặt cùng với sếp. Phương thức gặp nhau tốt nhất và tiện lợi nhất là dùng hội thảo từ xa. Đây được xem là một xu hướng liên lạc rất quan trọng trong xu thế toàn cầu hiện nay.

Nếu bạn làm việc trong một công ty đa quốc gia hoặc công việc của bạn đòi hỏi bạn phải đi đây, đi đó, bạn không có cách chọn lựa nào khác ngoài hội thảo từ xa.

6. Liên lạc bằng tin nhắn tức thời (IM)

IM cho phép các thành viên của nhóm trao đổi trực tuyến thay vì dùng điện thoại. Cách liên lạc bằng IM còn giúp bạn tránh được việc tán gẫu vô ích thường xảy ra sau những câu hỏi han, thảo luận về công việc chính.