Tôi nhớ lại lần đầu tiên khi đứng trước một đám đông – khoảng 1200 nhà chuyên môn – để thuyết trình. Thật là phấn khởi! Giờ đây sau hai mươi năm đi thuyết trình, bắt đầu với những nhóm tại các bữa tiệc trưa, tôi có thể thành thực nói rằng tôi đã tiến xa hơn giấc mơ của mình. Với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp tại nhà, bạn có thể tham dự các buổi hội thảo và seminar về rất nhiều đề tài kinh doanh khác nhau. Đã bao giờ bạn nghĩ đến việc tự tổ chức một buổi seminar chưa? Đó là phương pháp tuyệt vời để xác định vị trí của bạn với tư cách là một chuyên gia trong lĩnh vực của bạn hoặc giới thiệu loại sản phẩm/dịch vụ mới cho các khách hàng tiềm năng, đồng thời bạn được gặp và xây dựng các mối quan hệ tích cực với những thành viên trong đám thính giả của bạn.

Ngay cả khi bạn không chắc chắn lắm về kỹ năng nói chuyện trước đám đông của mình, thì với một chút luyện tập, các buổi seminar có thể trở thành một công cụ tuyệt vời phục vụ cho hoạt động quan hệ cộng đồng của doanh nghiệp bạn. Sau đây là sáu chiêu thức có thể giúp bạn dễ dàng khởi đầu tốt đẹp công việc này.

1. Nói chuyện với đám thính giả thích hợp

Hãy cẩn thận xác định các nhóm trong vùng thích hợp với miêu tả hồ sơ về nhóm thính giả đích của bạn. Những nhóm thường có buổi họp trong bữa trưa sẽ là những thính giả tuyệt vời vì họ cần một danh sách liên tục mở rộng gồm những người nói chuyện có thể cung cấp thông tin hữu ích cho người nghe với chi phí của một bữa trưa và số tiền thù lao nhỏ. Hãy nghiên cứu các nhóm kinh doanh và chuyên môn, các tổ chức dân dụng và tôn giáo, các câu lạc bộ xã hội, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ của bạn. Tiêu chí quan trong nhất rất đơn giản – đa số người tham dự phải có khả năng quyết định mua sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn chào mời.

2. Cung cấp thông tin hữu ích

Để tạo nên được một buổi thuyết trình thành công, hãy sửa nội dung để bao gồm những thông tin sâu sắc và đặc biệt sao cho thính giả của bạn sẽ thấy chúng thật sự hữu ích. Không nên nhầm lẫn một buổi hội thảo với một buổi quảng cáo bán hàng, và thính giả sẽ nhanh chóng buồn ngủ trừ phi bạn đáp ứng được nhu cầu của họ ngay từ đầu. Khi bạn đưa ra những thông tin rõ ràng và thú vị, bạn sẽ được đánh giá là một chuyên gia và hữu ích đối với họ. Hãy chống lại ý muốn dùng các thuật ngữ khó hiểu hay cung cấp quá nhiều thông tin mang tính kỹ thuật. Hãy giữ cho bài nói chuyện của bạn ở mức độ kiến thức vừa phải – đừng bao giờ nói chuyện dưới tầm hoặc trên tầm thính giả của bạn.

3. Theo một cấu trúc lôgíc

Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ mang lại thành công cho bài thuyết trình của bạn. Trước tiên, hãy phác ra bài nói chuyện của bạn bằng cách gạch đầu dòng những nội dung quan trọng. Sau đó bổ sung thông tin cho từng nội dung một. Hãy kết cấu buổi seminar của bạn sao cho nó theo một trình từ lôgíc khi đi từ chủ đề này sang chủ đề khác, hãy làm sao để có mở đầu, phần giữa và kết thúc thật rõ ràng. Hãy giữ cho cấu trúc bài nói chuyện thật đơn giản và sáng sủa. Để chuẩn bị, bạn có thể viết ra giấy toàn bộ bài nói chuyện của mình. Nhưng tốt nhất là nên thuyết trình mà không nhìn vào giấy. Nhưng bạn rất cần phải có các lưu ý, các gạch đầu dòng để giữ mạch nói cho đúng và không bị lạc đề.

4. Chuẩn bị cho quan hệ tương tác với thính giả

Khi chuẩn bị cho buổi seminar, hãy ghi ra những điểm có thể được thính giả hỏi lại. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy sợ khi phải dừng lại giữa chừng để nhận câu hỏi từ thính giả. Nhưng nên nhớ điều này – thính giả với các câu hỏi tốt hơn nhiều so với thính giá ngồi yên như tượng. Các câu hỏi giúp bạn biết các thính giả có thực sự tham gia vào bài nói cuả bạn hay không. Và việc thính giả tham gia như vậy cho biết buổi seminar của bạn đang diễn biến tốt!

5. Đánh bóng phong cách cá nhân của bạn

Một mẹo giúp những người thuyết trình, dù thiếu kinh nghiệm hay đã lão luyện, thành công là dựng một đầu thu viđêô và ghi lại buổi luyện tập của mình. Thật kỳ lạ là bạn có thể nhận ra rất nhiều các hành vi gây xao nhãng và từ bỏ chúng bằng cách luyện tập lại. Hãy quan sát xem bạn có bất cứ dấu hiệu nào của sự lo lắng, chẳng hạn như nhăn nhó, co rúm hay cười một cách cứng nhắc. Cũng nên chú ý và tránh việc lặp lại một từ - chẳng hạn như ‘ừm ừm’ trong suốt bài thuyết trình.

Những cử động cơ thể tự nhiên và sôi nổi là tốt nhất. Nếu bạn thấy mình đang đứng cứng nhắc với hai tay khoanh lại khi thuyết trình, thì hãy luyện tập để có những cử chỉ tự nhiên. Thay vì đứng trốn sau bàn, hãy đi tới đi lui trên bục hoặc sàn phía trước thính giả. Việc tới gần thính giả sẽ giúp bạn dễ dàng giao tiếp bằng mắt với mọi người trong phòng. Điều này giúp thiết lập mối liên hệ, sau này có thể là nền tảng cho mối quan hệ giữa bạn và họ trong tương lai.

6. Phân phát tài liệu thuyết trình mang tính chuyên nghiệp cao

Ít nhất hãy luôn phát một tờ ghi các thông tin đáng nhớ, chẳng hạn như một tờ ghi ý chính bài thuyết trình của bạn. Ở cuối tài liệu, hãy thêm một khổ ghi thông tin về doanh nghiệp của bạn, tiếp đó và địa chỉ liên hệ và biểu trưng công ty. Chẳng hạn nếu bạn là một chuyên gia tư vấn phần mềm, hãy ghi một số thông tin về quá trình hoạt động của bạn, tổng quan về các loại dịch vụ mà công ty bạn cung cấp, tiếp đó là số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử.

Trong một số trường hợp, bạn có thể quảng cáo buổi hội thảo của mình. Giả sử bạn chuẩn bị nói trước một nhóm các nhà chuyên môn, những người này khuyến khích người ngoài cùng tham dự. Bạn có thể mời các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của bạn tới dự. Và đừng bỏ qua cơ hội mời báo chí truyền thanh địa phương nếu thông tin bạn nói đáng giá hoặc được trình bày theo phong cách đặc biệt. Qua thời gian, bạn sẽ thấy dùng các buổi hội thảo như một công cụ của công tác quan hệ công chúng giúp bạn mở cửa để tăng doanh thu và xây dựng hình ảnh của bạn và công ty như một chuyên gia trong lĩnh vực của mình.