Khảo sát mới nhất ở các nước phát triển cho thấy, tính trung bình một doanh nghiệp gửi và nhận tổng cộng 90 thư điện tử mỗi ngày. Trong khi giao dịch thư tín điện tử được thực hiện với tốc độ chóng mặt, song hãy nhớ rằng, chúng cũng được áp dụng quy tắc tương tự như những nghi thức trong thư tín truyền thống

Khách hàng tiềm năng của bạn chọn sử dụng thư điện tử vì họ là những người bận rộn, có thể họ không có nhiều thời gian để liên hệ trực tiếp, song họ vẫn nhớ đến hàng hóa/dịch vụ của bạn. Ðể biến khách hàng tiềm năng đó thành bạn hàng, bạn cần tuân thủ những hướng dẫn dưới đây nhằm sử dụng thư điện tử một cách hiệu quả:

1. Trả lời khách hàng tiềm năng càng sớm càng tốt

Bản chất của thư điện tử là nhanh. Khách hàng tiềm năng muốn biết bạn có thể chào mời gì cho họ ngay bây giờ. Trong khi bạn không thể phúc đáp những yêu cầu của họ ngay thời điểm bạn nhận được thư của họ, thì rất có thể bạn đã bỏ lỡ cơ hội để có thêm khách hàng. Khi khách hàng tiềm năng thấy bạn có thể trả lời nhanh chóng với đủ thông tin họ cần, thì việc đó sẽ gieo mầm cho hoạt động kinh doanh của bạn trong tương lai.

2. Ngắn gọn song càng chi tiết càng tốt

Khách hàng tiềm năng muốn nhiều thông tin, nhưng họ không muốn chìm đắm vào những trang văn bản. Phúc đáp của bạn cần thật ngắn gọn, song phải đủ thông tin cần thiết giúp họ có thể đi đến quyết định mua. Trước khi gửi thư phúc đáp cho khách hàng tiềm năng, bạn có thể gửi thử cho chính mình để nhìn tổng thể xem có ưng ý không.

3. Hãy lịch sự với những file đính kèm

Dựa vào những thông tin mà khách hàng tiềm năng muốn, nhiều khi bạn cần gửi file đính kèm. Kinh nghiệm cho thấy, không nên gửi kèm 2 file một lần. Các file đính kèm sẽ làm khách hàng mất nhiều thời gian hơn để tải xuống, do vậy nói chung họ không muốn mất nhiều thời gian vào việc đó. Thêm vào đó, nhiều khách hàng tiềm năng còn rất ngại đọc các file đính kèm do sợ bi virus.

Chính vậy, nếu thông tin không dài, bạn có thể xem xét việc nêu trực tiếp trong phần nội dung của thư điện tử.