Đúng giờ

Phải luôn đúng giờ, đây là một yếu tố vô cùng cần thiết vì thư ký là người đảm bảo sự đúng giờ của sếp trong mỗi cuộc họp, mỗi chuyến công tác, nếu thư ký đến muộn thì chắc chắn sếp cũng chẳng thể nào đến sớm hơn được.

Nắm rõ lịch của sếp

Luôn nắm rõ lịch làm việc của sếp và thường xuyên nhắc nhở để sếp không quên các cuộc họp, lịch hẹn. Với mỗi sự kiện bạn nên thông báo trước khoảng 1 tiếng để sếp có thời gian chuẩn bị.

Kỹ năng viết

Nghề thư ký đòi hỏi bạn có kỹ năng viết tốt vì đôi khi sếp sẽ yêu cầu soạn giúp một bài phát biểu hoặc một bài viết. Nắm rõ mục tiêu và hướng đi của sếp cũng như của công ty, bạn sẽ làm việc một cách linh hoạt mà hiệu quả.

Tốc ký

Thư ký thường có nhiệm vụ ghi chép lại cuộc họp nên khả năng viết nhanh và đánh máy nhanh là rất quan trọng. Hơn nữa, bạn phải xác định xem điều gì là quan trọng cần ghi chi tiết đầy đủ, điều gì có thể lướt qua.

Trả lời điện thoại

Thư ký phải luôn sẵn sàng trả lời các cuộc điện thoại. Một thư ký được việc sẽ tự trả lời các vấn đề nằm trong phạm vi giải quyết và chỉ chuyển cho sếp những cuộc điện thoại quan trọng hoặc hẹn nói chuyện trực tiếp. Để có thể trả lời được tất cả các cuộc gọi đến nghề thư ký đòi hỏi bạn phải trang bị cho mình một ngoại ngữ thông dụng.

Nhiệt tình, tận tụy

Hãy làm việc thật chăm chỉ, nhiệt tình. Đừng bao giờ từ chối một nhiệm vụ nếu bạn thấy có thể hoàn thành được.

Óc tổ chức

Phân chia thời gian hợp lý và ưu tiên thực hiện những việc sếp cần gấp trước. Cố gắng hoàn thành đúng hoặc sớm hơn thời hạn.

Linh hoạt

Luôn sẵn sàng để trả lời những câu hỏi bất ngờ, không được chuẩn bị trước, đặc biệt là những câu hỏi về những vấn đề sếp đang cần bạn tìm hiểu.