Muốn làm sếp to, ắt hẳn phải biết cách tổ chức, sắp xếp công việc sao cho khỏi bị chồng chéo và tiến hành kế hoạch suôn sẻ nhất. Dưới đây là một số bí quyết giúp những người muốn nuôi giấc mộng thăng tiến cao trong sự nghiệp.

Sắp xếp và đánh giá

Trước khi bắt đầu một tuần làm việc mới, hãy dành một số thời gian để đánh giá hoạt động tuần trước và hình thành kế hoạch tác chiến cho tuần sau. Rồi thử kiểm tra tính khả thi của dự án sắp tới, ngày đáo hạn, công tác phát triển trước mắt cũng như đoán trước điều gì khó hoàn thành và cả những vấn đề phát sinh.

Quản lý và cân chỉnh thời gian

Sản lượng chính là thành quả phản hồi cái chất lớn lao của chiến lược. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể duy trì định mức xuất sắc, kể cả những người tài giỏi. Vì vậy, cần học cách điều chỉnh thời gian hợp lý.

Rõ ràng bạn không thể liên tục dán mắt theo dõi mọi cử chỉ, thái độ làm việc của nhân viên dưới cấp trên từng giây phút. Nhưng phải tìm cách hạn chế ngọn lửa khơi mào mấy chuyện tào lao. Tán gẫu khoảng 5-10 phút trong giờ làm việc còn có thể châm chước, nhưng nhiều hơn, sẽ ảnh hưởng đến tốc độ cũng như hiệu quả công việc.

Còn bản thân đừng để rơi vào trạng thái bận rộn quá mức, như chồng chất công văn, giấy tờ chưa quyết toán, thư email, điện thoại tấp nập. Xử lý với điện thoại, bạn nên dùng dịch vụ Caller ID (là tín hiệu tổng đài truyền về máy điện thoại cho biết ai đang gọi) để quyết định có cần phải trả lời hay không. Còn đối với email và voice-mail, nên kiểm tra thường xuyên (30 phút/lần).

Ứng dụng máy tính và các công cụ web

Ngoài Microsoft Outlook thông dụng, còn có nhiều công cụ web miễn phí khác như RememberTheMilk.com, Swift To-Do List lite (dextronet.com/swift-to-do-list-lite.php), có thể giúp bạn tổ chức tốt hơn, cho phép tùy chọn phát triển hệ thống theo sở thích và cá tính, chẳng hạn như quản lý lịch làm việc, nhận điện thoại, nhắc nhở họp hoặc gửi email, chia sẻ dữ liệu chung với đồng nghiệp, xuất bản PDA, trình duyệt HTML, spreadsheet…

Bản cứng

Nên dùng máy tính để để lưu lại những công việc và nhiệm vụ cần làm, tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng ngồi ở bàn để truy nhập hoặc vác laptop theo. Do đó, vẫn có thể lưu trong điện thoại hoặc smartphone, và in hẳn ra giấy làm bản cứng.

Tổ chức nhân sự

Phần này dành cho những ai làm trong phòng hành chính nhân sự. Ngoài việc sắp xếp nhân viên các phòng ban, bạn cần thúc đẩy hoạt động nhiều hơn nữa thông qua chiến thuật thay thế lao động. Nói theo cách khác là có thể cân nhắc tuyển nhân viên làm bán thời gian, vừa đánh nhanh, thắng nhanh, cắt giảm chi phí hơn so với nhân viên chính thức (không phải mất khâu đảm bảo quyền lợi và bảo hiểm xã hội), mà vẫn có thể đáp ứng đúng yêu cầu của dự án.

Cách khác

- Đầu tư giá lưu hồ sơ

- Sắp xếp văn phòng có quy mô tổ chức

- Dành ra ít nhất 20-30 phút mỗi ngày để liệt kê danh sách những việc cần làm vào hôm sau. Thói quen này sẽ giúp bạn không mất thời gian mà còn biết việc cần hoàn thành.