Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet :

• Tìm việc làm Hải Phòng
• Việc làm tại Bắc Giang
• Việc làm thiết kế đồ họa

Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Đặc biệt, với các vị trí như: account, thư ký, project manager,... việc phải dành nhiều thời gian để họp hành là chuyện xảy ra thường xuyên. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên".

Nếu bạn tiến hành những cuộc họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với nhân viên rằng: "Đây là tổ chức tuyệt vời để làm việc".

Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan tâm của những người tham gia. Dưới đây là một số lời hướng dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả.

Chuẩn bị cho cuộc họp

- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những điều gì bạn đang cố gắng để giành được bằng việc tổ chức họp.

- Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề. Biết bạn muốn thực hiện được gì thông qua cuộc họp.

- Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan.

+ Xác định địa điểm họp.

+ Danh sách những người tham gia và khách mời.

+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ. Điều này sẽ cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.

+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp.

- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.

- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng video. Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho bạn, vì thế bạn phải mang lại cho họ điều gì đó.

- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.

Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)

- Biết mục đích của cuộc họp. Biết mục đích tham dự của bạn là gì.

- Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp.

- Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng với chương trình của cuộc họp.

- Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi.

- Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình.

- Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.

Nơi họp

- Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích.

- Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.

- Mang lại sự mới mẻ phù hợp.

- Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp.

- Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ. Làm cho họ vui khi họ đến.

Phân công người ghi chép biên bản về

- Những người tham dự

- Các vấn đề được thảo luận.

- Các quyết định chính.

- Các nhiệm vụ:

+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên bên ngoài.

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.

+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.

Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp những thông tin hữu ích đến bạn trong việc tổ chức một cuộc họp thật chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm tại những doanh nghiệp uy tín với mức lương hấp dẫn. Hãy nhanh tay truy cập website CareerViet để tham khảo vô vàn vị trí việc làm như business analyst, tuyển dụng Đà Nẵng, việc làm Bình Dương, unilever tuyển dụng,... Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mức lương từng công việc cụ thể tại VietnamSalary.vn nhé!