Bạn không thể hoàn thành tất cả những công việc như mong muốn? Có những kế hoạch bạn tưởng như không kiếm đâu ra thời gian để hoàn thành. Nguyên nhân nào khiến bạn luôn rơi vào tình trạng “túng bấn” thời gian đó?

1. Bạn bị phân tán bởi môi trường xung quanh

Theo một điều tra của hãng nghiên cứu NFI năm 2007, 66% giám đốc và chủ tịch hội đồng quản trị cho biết, email chính là một trong những thủ phạm gây nhiều “phiền nhiễu” nhất cho họ tại công sở; tiếp đó là những rắc rối khác trong ngày và các mối quan hệ riêng.

Cũng theo một cuộc điều tra khác trong giới lãnh đạo thì những nhân tố gây gián đoạn công việc khác còn là các cuộc họp đột xuất, điện thoại, lướt web, giao tế, tin nhắn và tiếng ồn.

2. Bạn không có đủ những phương tiện thiết yếu phục vụ cho công việc

Một người thợ mộc cần có cái búa, người kế toán cần chiếc máy tính và đa số các nhân viên văn phòng đều muốn được trang bị một chiếc máy vi tính. Nhưng không phải ông sếp nào cũng có thể đáp ứng ngay một lúc tất cả những nhu cầu hết sức cơ bản đó của nhân viên.

Cũng giống như thế, nếu đồng nghiệp của bạn không cung cấp đầy đủ các dữ liệu và hỗ trợ những việc cần thiết thì bạn không thể hoàn thành được công việc của mình. Tuy nhiên trước khi oán trách về việc đồng nghiệp không giúp đỡ, bạn hãy thử xem xét xem liệu họ có phải cũng đang đối mặt với những thách thức không thể hoàn thành được công việc hay không.

3. Bạn không biết mình đang làm gì

Clayton Warholm, chuyên gia về các vấn đề công sở cho rằng, có hai nguyên nhân chính làm cho người lao động không hiểu công việc họ đang làm. Thứ nhất có thể là vì người quản lý đã không giao nhiệm vụ rõ ràng nên nhân viên không biết làm gì. Thứ hai có thể người lao động không được đào tạo đủ kỹ năng để biết cách làm việc đó như thế nào. Tuy nhiên quá trình đào tạo chỉ phát huy tác dụng khi bạn có đủ tài năng để hoàn thành nhiệm vụ.

Trong cuốn sách Trước tiên hãy phá bỏ mọi quy tắc: Điều mà các chuyên gia quản lý hàng đầu thế giới đã tạo nên sự khác biệt, hai tác giả Marcus Buckingham và Curt Coffman đã trình bày những phát hiện của họ về các cuộc phỏng vấn của hãng Gallup với hơn 80.000 giám đốc của trên 400 công ty. Theo đó họ nhận thấy, những tài năng thực sự, vượt trên kinh nghiệm, trên trí thông minh và trên cả ý chí đơn thuần, chính là điều kiện tiên quyết để thành đạt trong mọi vai trò. Không giống như kỹ năng và kiến thức, người ta không thể dạy được tài năng.

4. Bạn có quá nhiều công việc

Có những người có quá nhiều công việc muốn làm tới mức ngay cả khi họ có làm 24 tiếng mỗi ngày và 7 ngày một tuần thì cũng không hoàn thành nổi bảng danh sách những việc cần làm của mình. Điều này có thể xảy ra với bất cứ công việc nào nhưng đặc biệt phổ biến ở các lĩnh vực thiếu nhân sự. Từ nguyên nhân đó, các nhân viên luôn phải cố gắng hết sức để hoàn thành mọi việc nhưng rõ ràng là không thể giải quyết được.

5. Bạn chưa có kỹ năng quản lý thời gian

Các nhân viên biết cách quản lý thời gian tốt sẽ làm những việc quan trọng nhất với họ, trong khi đó những người không biết quản lý thời gian sẽ làm những việc có vẻ nhẹ nhàng và dễ dàng nhất. Họ chỉ cuống cuồng lo tới các công việc quan trọng sau khi đã làm xong những việc dễ dàng đó. Một mách nhỏ cho bạn là, công việc hiếm khi trở thành dễ chịu và nhẹ nhõm nếu bạn để nó đáo hạn và phải đương đầu với sự giận dữ của sếp cũng như khách hàng.

6. Bạn là người hay trì hoãn

Tại sao phải hoãn công việc tới ngày mai những việc bạn có thể làm ngay hôm nay? Có thể bạn có lý do xác đáng, vì ốm chẳng hạn. Nhưng cũng có khi chúng ta trì hoãn vì ngại làm việc hoặc lo lắng là kết quả công việc không tốt. Chẳng hạn, khi bạn sợ bị thất bại hoặc nghĩ rằng bất cứ việc gì mình làm cũng không được tốt thì bạn sẽ lảng tránh công việc.

Nếu chính sự cầu toàn trở thành lực cản với bạn thì hãy nghĩ rằng, sếp cũng như khách hàng của bạn luôn mong muốn thà bạn làm một công việc dù chưa hoàn hảo còn hơn là chẳng làm gì cả.

7. Bạn thấy mình chưa được đánh giá thoả đáng

Nếu bạn cảm thấy mình không được hưởng mức lương đúng như năng lực hay không được đánh giá cao thì nhiều khả năng bạn sẽ không làm việc với 100% năng suất. Dù nằm trong chủ ý hay không thì vẫn có khá nhiều nhân viên luôn rất “sòng phẳng” trong chuyện này, họ sẽ chỉ cống hiến cho ông chủ tương xứng với những gì ông chủ đem lại cho họ.

Theo Louis V. Imundo, tác giả cuốn Sổ tay dành cho các nhà giám sát hiệu quả, khi tâm lý tiêu cực lấn át cảm xúc tích cực trong công việc, “người lao động sẽ bớt đi những nỗ lực trong công việc, họ thường xuyên vắng mặt, cẩu thả hơn hoặc ngồi làm việc đó thật nhưng tâm trí cứ lơ lửng tận nơi nào”.

8. Công ty bạn liên tục điều chuyển nhân sự

Bạn đang làm việc cho dự án A thì sếp bảo, “hãy quẳng mọi thứ lại đó và bắt tay vào dự án B”. Khi diễn ra điều này có thể bạn có cảm giác mình chưa hoàn thành công việc nhưng sếp của bạn lại nghĩ khác. Có những người khá linh hoạt và dễ dàng chấp nhận việc thay đổi định hướng như vậy đồng thời tỏ ra thích thú với các kế hoạch mới. Nhưng cũng có những người cảm thấy ức chế khi chưa được hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nếu bạn là người thuộc nhóm thứ hai và làm việc trong một ngành thường xuyên phải điều chuyển công tác, có thể bạn muốn tính tới sự thay đổi công việc.

9. Bạn bị kiệt sức

Theo website của Hiệp hội tâm lý Mỹ, kiệt sức là một trạng thái mệt lử về mặt cảm xúc do quá căng thẳng vì công việc. Điều này cũng có thể bắt nguồn từ môi trường làm việc nhiều “đấu đá”, nỗi lo lắng về độ an toàn trong công tác nhưng phổ biến hơn cả là do phải làm việc nhiều giờ kéo dài, do áp lực vì những hạn định công việc đặt ra, do kỳ vọng quá lớn, do lo lắng về kế hoạch hoặc do “ôm” quá nhiều công việc vượt mức khả năng bản thân, nói cách khác là do làm việc quá vất vả.

Vì điều này có thể dẫn đến những tình trạng nghiêm trọng hơn như trầm cảm hay đau tim, do đó bạn nên tới bệnh viện nếu thực sự rơi vào tình trạng bị kiệt sức như vậy.

10. Người ta “thưởng” thêm công việc cho bạn khi bạn hoàn thành nhiệm vụ

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn liên tục giải quyết nhanh gọn công việc được giao trước kế hoạch tới cả tuần trời? Đừng ngạc nhiên khi có rất nhiều công ty đã “thưởng” thêm công việc cho những nhân viên chăm chỉ nhất của họ thay vì dành thời gian cho nhân viên đó nghỉ ngơi hay tặng một phần thưởng nào đó. Nếu đây là tình trạng xảy ra trong công ty của bạn, đừng băn khoăn là tại sao bạn không cảm thấy được động viên để làm việc chăm chỉ hơn nhé.