Thỏa thuận công việc là một cụm từ nghe ra rất đơn giản nhưng để viết được một bản thỏa thuận công việc cho hay thì không dễ chút nào. Một bản thỏa thuận công việc nếu quá mơ hồ, tổng quát hoặc chung chung thì có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, và có khả năng đưa tới rắc rối sau này. Điều này rất đúng đối với một dự án nội bộ, và càng đúng hơn khi liên quan đến việc hợp tác bán hàng.

“Việc không thực hiện đúng bản thỏa thuận công việc thường là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp giữa đôi bên,” David M. Greenberg, luật sư phụ trách công nghệ, truyền thông và viễn thông thuộc Công ty Greenberg Traurig có văn phòng ở New York, nói.
Để dự án của bạn được suôn sẻ ngay từ bước đầu, xin hãy theo các chỉ dẫn sau để viết được một bản thỏa thuận công việc hoàn chỉnh.

Thế nào là một bản thỏa thuận công việc

Bản thỏa thuận công việc quy định nội dung công việc cần phải thực hiện và thời gian để hoàn thành công việc đó. Theo Nick Scafidi, Giám đốc cung ứng thiết bị công nghệ thông tin (CNTT) thuộc công ty cung cấp năng lượng National Grid USA ở Westboro, Massachusetts, bản thỏa thuận công việc là nền tảng của một hợp đồng.

Nó đưa ra những mong đợi cần được thực hiện, hàng hóa hoặc dịch vụ cần được cung cấp, những điều có thể thỏa thuận được, giá cả và thời biểu thanh toán. Không có những điều này thì chẳng khác nào bảo một nhà thầu rằng hãy xây cho tôi một căn nhà mà không nói rõ xây khi nào, kiểu dáng và kích cỡ căn nhà ra sao.

Những điều cần được đề cập trong bản thỏa thuận

Bruce Russell, người đã có kinh nghiệm viết nhiều bản thỏa thuận công việc khi còn làm giám đốc điều hành một công ty phát triển phần mềm, nói rằng một bản thỏa thuận tốt bao gồm các điểm sau :

- Những hàng hóa hoặc dịch vụ chính cần được cung cấp và khi nào thì giao.

- Những công việc hỗ trợ cho những hàng hóa hoặc dịch vụ này, cũng như bên nào - công ty thuê hay nhà cung cấp dịch vụ - sẽ thực hiện các công việc này.

- Quy trình quản lý dự án và thời gian các ban quản lý gặp nhau.

- Chỉ rõ các nguồn lực cần thiết cho dự án, các phương tiện sẽ sử dụng, trang thiết bị của bên nào, cũng như các điều kiện kiểm tra.

- Ai sẽ trả các khoản chi phí nào và khi nào.
Russell, hiện là giáo sư của trường kinh doanh thuộc Đại học Northeastern University ở Boston, cho rằng bản thỏa thuận công việc nối kết các yếu tố ngay từ đầu. Nó càng được viết rõ ràng và cụ thể chừng nào thì càng tốt chừng đó.

Xác định thế nào là thành công

Melise R. Blakeslee, luật sư về sở hữu trí tuệ, truyền thông và chuyển giao công nghệ của Tập đoàn McDermott Will & Emery ở Washington, cho rằng một bản thỏa thuận công việc cần định rõ các yếu tố tạo nên thành công hoặc thất bại của một dự án cho các bên có liên quan biết.

Ruth Anne Guerrero, Giám đốc tiêu chuẩn của Viện Quản lý Dự án ở Newton Square, Pennsylvania, và trước đây là giám đốc dự án về CNTT, nói : “Bạn phải mô tả đầy đủ công việc và các tiêu chuẩn mà hai bên sẽ thống nhất. Chẳng hạn, nếu bạn muốn đối tác bán hàng của bạn phát triển các yêu cầu của người sử dụng, bản thỏa thuận của bạn cần nêu rõ rằng bên đối tác phải phỏng vấn các nhóm người sử dụng cụ thể và thuyết phục họ chấp thuận các yêu cầu này trước khi thực hiện dự án. Điều này có tác dụng tốt hơn là nói. Bên đối tác sẽ đề ra các yêu cầu của người sử dụng.”

Theo Guerrero, xác định mức độ thành công tùy thuộc vào dự án. Các nhà quản lý dự án CNTT cần định rõ rằng việc thực hiện thành công dự án phải được hiểu theo nghĩa về mặt tốc độ, thời gian đáp ứng hay sử dụng thuận tiện (của một hệ thống CNTT), hoặc cả ba, và liệt kê rõ những điều này trong bản thỏa thuận.

Đừng quên thời gian biểu

Tuy nhiên, việc thực hiện thành công một dự án CNTT không thể chỉ được hiểu theo nghĩa tốc độ hoặc khả năng đáp ứng của hệ thống. Nói cho cùng, một ứng dụng tuyệt vời có ý nghĩa gì khi mà phải bỏ ra cả một thập niên để phát triển nó ? Đó là lý do tại sao cần phải đưa yếu tố thời gian vào bản thỏa thuận công việc.

Guerrero đề nghị sử dụng ngôn ngữ cho phép có sự linh hoạt hơn là ngày giờ cố định theo lịch. Chẳng hạn, một bản thỏa thuận nên viết rõ các yêu cầu của người sử dụng cần được xác định trong vòng hai tháng sau khi hợp đồng được ký. Đây là một thủ thuật về hành văn có thể giúp cho dự án vẫn tiến triển trong khi phòng ngừa được các vấn đề có thể phát sinh như sự chậm trễ trong việc ký hợp đồng.

Theo Matt Liberatore, giáo sư về CNTT và ra quyết định kiêm trưởng khoa thương mại và tài chánh thuộc trường Đại học Villanova ở Villanova, Pennsylvania, một bản thỏa thuận công việc cũng cần định ra các mốc thời gian cụ thể cho việc kiểm điểm công việc để các bên liên quan có thể xác định được rằng họ đang theo đúng tiến độ.

Định ra các thời hạn thanh toán

Một vấn đề then chốt khác để đảm bảo công việc được tiến hành đúng tiến độ là chỉ ra các mốc thời gian cụ thể phải hoàn thành trong bản thỏa thuận và ràng buộc việc thanh toán với việc hoàn thành này.

Khi viết bản thỏa thuận, Scafidi cũng định rõ
rằng việc thanh toán cho đối tác bán hàng sẽ được thực hiện khi hàng hóa hoặc dịch vụ chính yếu được chấp nhận. Ông cũng lưu ý rằng ông sẽ giữ lại một phần tiền thanh toán cho tới khi đối tác chứng minh được tất cả hàng hóa hoặc dịch vụ đều hoạt động đồng bộ.

Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu

Blakeslee nói bộ phận CNTT và đối tác bán hàng không phải là những bên duy nhất sử dụng bản thỏa thuận công việc. Vì vậy đừng dùng ngôn ngữ mà chỉ có dân CNTT mới hiểu được. Phải viết sao cho cả người sử dụng, nhà cung cấp dịch vụ, ban giám đốc và luật sư đều hiểu được bản thỏa thuận này.

Phải cụ thể

Blakeslee nói mặc dù tất cả các bên liên quan cần phải hiểu bản thỏa thuận này, người viết vẫn cần phải chính xác trong việc mô tả phạm vi và yêu cầu của dự án. Bà đã thấy nhiều bản thỏa thuận đưa ra những điều khoản mơ hồ như là “sẽ thực hiện hết khả năng của mình”. Bà so sánh cụm từ này như việc chủ nhà thuê một thợ sơn và nói “hãy nỗ lực hết sức”. “Nếu anh ta “hết sức nỗ lực” nhưng lại sơn nhà bạn màu tím thay vì màu trắng thì bạn cũng không thể kiện anh ta được,” bà nói.

Scafidi đã ghi nhớ kỹ lời khuyên này. Thay vì viết “Công việc sẽ được thực hiện trong một khoảng thời gian thích hợp”, ông ghi rõ “Công việc sẽ được thực hiện trong vòng bốn tiếng đồng hồ”. “Các luật sư sẽ thấy thỏa mãn khi chúng ta có những định nghĩa rõ ràng như vậy,” ông nói.

Đừng quên những yêu cầu sau sản xuất

|Guerrero đề nghị viết thêm các yêu cầu sau sản xuất vào bản thỏa thuận công việc. Bà nói : “Hãy nói rõ nhu cầu kiểm tra và hỗ trợ mà bạn cần từ đối tác bán hàng. Nếu bạn muốn nhân viên của mình có thể hỗ trợ cho hệ thống sau khi lắp đặt, bản thỏa thuận nên nêu rõ bên đối tác có phải huấn luyện họ hay không.” Theo bà, việc quy định cụ thể như vậy sẽ đảm bảo bên đối tác không chỉ “giao hàng là hết việc”.