1. Mục tiêu công việc:

- Lễ tân là thủ tục cần thiết trong họat động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, về thái độ và hình thức đón tiếp khách thể hiện mức độ, nội dung và mối quan hệ giữa hai bên. Lễ tân cũng tạo nên khung cảnh và bầu không khí cho mối quan hệ được tiến hành thuận lợi hơn.

- Giao tiếp đúng mực sẽ biểu hiện được tính trọng thị, mến khách, trình độ văn hóa.

- Giao tiếp thông minh, tế nhị, sẽ góp phần đạt được các mục đích đặt ra cho các cuộc giao tiếp trong các lĩnh vực.

- Giao tiếp lịch sự, khôn khéo, mềm dẻo, sẽ góp phần thúc đẩy họat động kinh doanh của các doanh nghiệp phát triển và đạt được hiệu quả ngày càng cao.

QUAN HỆ LÀM VIỆC

Bên trong

1- Liên lạc với nhân viên, tổ trưởng bộ phận kỹ thuật các vấn đề liên quan đến nhân sự.

2- Liên lạc với nhân viên, giám sát, các bộ phận liên quan tới ngày giờ công, phép năm và các chính sách khác.

3-Liên lạc với các giám sát và tổ trưởng các bộ phận sản xuất những vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, chấm công làm việc, công tăng ca hàng ngày, tháng; vấn đề liên quan chuyên cần, 5S…

4- Phối hợp tham mưu với Trưởng Phòng Hành chính – Nhân sự, đưa ra những chính sách, phúc lợi… và những giải pháp nhằm thu hút lao động.

5- Phối hợp với nhân viên phòng ban để lấy dữ liệu của CB-CNV trong công ty.

Bên ngoài

Liên lạc với Bảo vệ kiểm soát ngày giờ công và tăng ca của công nhân viên, thông báo khách vào/ra Công ty.

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Trực quầy lễ tân và tiếp đón khách đến làm việc tại công ty:

- Khi đến công ty để liên hệ làm việc, nhân viên lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì…

- Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.

- Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt.

- Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.

Trực điện thoại:

- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.

- Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.

Tiếp nhận, xử lý thư từ, công văn:

- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.

- Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.

- Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.

- Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát, thư từ, công văn hàng tháng.

Phối hợp quản trị hành chính văn phòng:

- Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…

- Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…

In ấn, scan, photo tài liệu:

- Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ phận yêu cầu.

- In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.

- Đảm bảo tính chính xác của các tài liệu được yêu cầu in ấn, scan, photo…

Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện:

- Đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ trước khi cuộc họp được diễn ra.

- Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ cho các cuộc họp của công ty.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của công ty.

Các công việc khác:

- Soạn thảo các văn bản hành chính khi có yêu cầu (nếu có).

- Cung cấp các biểu mẫu của công ty cho các nhân viên, các bộ phận… (cả bản cứng và bản mềm)

- Thực hiện việc đặt vé xe, vé máy bay, phòng khách sạn… cho cán bộ, nhân viên của công ty đi công tác.

- Sử dụng, lưu giữ con dấu công ty theo đúng quy định của pháp luật và của công ty.

- Tiếp nhận các thông tin phàn nàn của khách, giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan xử lý.

- Phối hợp xây dựng hệ thống lưu trữ, bảo quản văn bản của công ty.

- Quản lý các trang thiết bị như máy tính, máy photo, máy scan, điện thoại…

- Thông báo các quyết định, chính sách mới… của công ty cho toàn thể nhân viên được biết.

- Theo dõi thanh toán các chi phí điện, nước, Internet và các chi phí thuộc phòng hành chánh nhân sự.

- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

QUYỀN HẠN:

Có cơ hội thăng tiến, phát triển chuyên môn.

Chế độ BHYT, BHXH theo luật.

Môi trường làm việc trẻ trung, năng động và nhiệt huyết.

Tham mưu các công việc cho trưởng phòng hành chánh, nhân sự về các công việc liên quan và hành chính. (admin)

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC:

Ø Số ngày làm việc trong tuần: 06 ngày, từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần.

& Thời gian làm việc trong ngày như sau:

• Sáng từ 08h00 giờ đến 12h00 giờ.
• Chiều từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00.

Ø Công ty trang bị các phương tiện làm việc chính: Theo quy định của từng vị trí công việc.

Ø Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách Công ty.