Trong công việc, bạn thường xuyên phải tham gia các cuộc họp, dự án và cần lên kế hoạch cho nhiều hoạt động khác nhau. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, bạn cần một Agenda giúp bạn quản lý thời gian, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Vậy bạn đã biết Agenda là gì chưa, hãy cùng CareerViet khám phá ngay nhé!.

Agenda là gì?

Agenda là một thuật ngữ quen thuộc trong cuộc sống hằng ngày, xuất hiện trong các bản tin, chương trình truyền hình và thậm chí trong công việc của bạn. Thuật ngữ này mang nhiều nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể.

Trong lĩnh vực kinh tế, Agenda thường được hiểu là chương trình nghị sự - danh sách các vấn đề cần được giải quyết trong một cuộc họp hoặc hội nghị. Agenda thường đi kèm với các từ bổ nghĩa, giúp xác định rõ tính chất và mục tiêu của cuộc họp như: Environmental agenda (chương trình nghị sự môi trường), Event agenda (chương trình sự kiện), Political agenda (chương trình nghị sự chính trị),...

Ngoài ra, Agenda còn được hiểu là kế hoạch làm việc, chương trình làm việc hoặc nhật ký công tác, ghi lại các công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

Cách phân biệt Agenda với những thuật ngữ khác

Ngoài việc hiểu rõ khái niệm Agenda, bạn cần phân biệt Agenda với các từ đồng nghĩa khác để sử dụng chính xác trong các ngữ cảnh khác nhau, chẳng hạn như:

Schedule (lịch trình): Giống Agenda ở chỗ cung cấp thông tin về các hoạt động sắp diễn ra. Tuy nhiên, Agenda được sử dụng rộng rãi hơn, bao gồm cả những kế hoạch quan trọng cho tương lai.

Diary (nhật ký): Là sổ ghi chép hàng ngày, chứa thông tin về ngày tháng năm và không gian để ghi chú. Timetable (lịch trình cố định) gần giống Agenda nhưng chỉ đề cập đến khoảng thời gian cố định, ít thay đổi, trong khi Agenda đa dạng nội dung hơn.

Plan (kế hoạch): Là chi tiết các bước thực hiện để đạt được mục tiêu cụ thể, mang tính tổng quan và chiến lược hơn Agenda. Outline (đề cương) là tóm tắt ngắn gọn các điểm chính của một tài liệu hoặc bài thuyết trình, giúp sắp xếp ý tưởng và dễ theo dõi.

Memo (ghi nhớ): Văn bản ngắn gọn để truyền đạt thông tin hoặc hướng dẫn, ít chính thức hơn Agenda. Schema (sơ đồ) là biểu đồ minh họa cấu trúc hoặc mối quan hệ giữa các yếu tố, ít chi tiết hơn Agenda. Itinerary (hành trình) là kế hoạch chi tiết cho một chuyến đi hoặc hành trình, cụ thể hơn Agenda.

Agenda cần có những yếu tố quan trọng nào?

Tiêu đề cuộc họp rõ ràng, ấn tượng

Tiêu đề của Agenda là phần đầu tiên thu hút sự chú ý của người đọc. Nên đặt tiêu đề ngắn gọn, súc tích và bao quát nội dung chính của cuộc họp, ví dụ như "Meeting Agenda", "HR Meeting Agenda". Việc sử dụng những từ khóa chính giúp người tham dự dễ dàng nhận biết và nắm bắt chủ đề chính. Nên hạn chế tiêu đề quá dài, tối đa 50 ký tự để đảm bảo tính thẩm mỹ.

Để Agenda dễ đọc và thu hút, bạn cần lựa chọn font chữ dễ đọc, đẹp mắt và kích cỡ chữ lớn hơn các đề mục còn lại. Việc kết hợp hài hòa giữa màu chữ, font chữ và logo công ty sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và thu hút cho Agenda.

Ngoài ra, cách in đậm, tô màu các ô trong bảng cần tuân thủ quy tắc nhất định để mẫu Agenda trông chuyên nghiệp, dễ đọc và thu hút hơn.

Đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Agenda là bản kế hoạch chi tiết cho cuộc họp, giúp mọi người nắm rõ nội dung, mục tiêu và tiến độ. Sau tiêu đề, bạn nên liệt kê đầy đủ các mục tiêu chính của cuộc họp để dễ dàng theo dõi tiến độ và tìm kiếm thông tin sau này.

Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, Agenda cần ghi rõ thông tin về ngày, tháng, năm tổ chức, địa điểm cụ thể (tòa nhà, phòng, tầng lầu). Nên dự trù thêm thời gian cho các phần thảo luận hoặc giải đáp thắc mắc.

Địa điểm họp cần phù hợp để đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh và sự tập trung của người tham dự. Ngoài ra, bạn cần liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ và đơn vị của tất cả những người tham dự để chủ trì cuộc họp dễ dàng quản lý danh sách và nắm bắt vai trò, trách nhiệm của từng thành viên.

Sắp xếp cụ thể nội dung của chương trình

Nội dung chính của Agenda cần được chia thành các đề mục cụ thể và sắp xếp theo trình tự thời gian, ưu tiên những vấn đề cần giải quyết trước. Việc này giúp đảm bảo những nội dung quan trọng được giải quyết hiệu quả trong cuộc họp, đặc biệt khi thời lượng họp kéo dài.

Để tăng trách nhiệm và đảm bảo sự thành công của cuộc họp, bạn có thể thêm một cột để ghi rõ người phụ trách mỗi công việc. Đồng thời, ước tính thời gian thực tế cho mỗi đề mục (giới thiệu, trình bày, thảo luận, giải đáp...) sẽ giúp người chủ trì và người tham dự phân bổ thời gian hợp lý cho từng chủ đề.

Mục đích của cuộc họp cần được nêu rõ ràng, súc tích và có thể đo lường được. Việc xác định mục đích cụ thể giúp người tham dự hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, tập trung thảo luận và đưa ra giải pháp hiệu quả.

Các vấn đề cần giải quyết

Agenda cần nêu rõ các vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp, đảm bảo các vấn đề đó có thể hành động được và liên quan trực tiếp đến mục tiêu chung. Thay vì chỉ thảo luận vấn đề, Agenda nên tập trung vào việc đưa ra giải pháp để cuộc họp đạt được kết quả mong muốn.

Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích để thể hiện tính cấp thiết của từng vấn đề. Bạn có thể phân loại các vấn đề theo mức độ ưu tiên để giải quyết hiệu quả. Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn các phương án giải quyết cho từng vấn đề để thảo luận trong cuộc họp.

Vai trò của Agenda trong công việc

Agenda mang đến nhiều lợi ích cho việc tổ chức và điều hành các cuộc họp hiệu quả:

Cung cấp thông tin trước cho người tham dự: Giúp người tham dự nắm rõ nội dung, chuẩn bị kỹ lưỡng, đóng góp ý kiến hiệu quả và tạo dựng thiện cảm với người tổ chức.

Tổ chức cuộc họp hiệu quả: Giúp điều phối cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ, tránh lan man, lãng phí thời gian và đảm bảo đạt được kết quả mong muốn.

Tăng cường sự tập trung và tham gia của người tham dự: Giúp người tham dự tập trung cao độ, chủ động theo dõi và tích cực tham gia, góp phần giải quyết vấn đề hiệu quả.

Ghi chép và lưu trữ thông tin: Giúp ghi lại các nội dung cần nắm của cuộc họp như chủ đề, ý kiến đóng góp, quyết định đưa ra và các nhiệm vụ được phân công.

Phân công trách nhiệm rõ ràng: Giúp phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, thúc đẩy tiến độ công việc, nâng cao hiệu quả chung và tinh thần trách nhiệm.

Hướng dẫn xây dựng Agenda hiệu quả

Bước 1: Xác định tiêu đề Agenda

Tiêu đề của Agenda đóng vai trò quan trọng như một lời mở đầu thu hút sự chú ý của người tham dự. Nên đặt tiêu đề ngắn gọn, súc tích, thể hiện rõ ràng tính chất, hoạt động và vấn đề sẽ được giải quyết trong cuộc họp. Tiêu đề nên được in hoa và in đậm để dễ dàng nhận biết và thu hút sự chú ý của người đọc.

Để xây dựng tiêu đề hiệu quả, cần xác định rõ mục tiêu cụ thể của cuộc họp, vấn đề chính cần được thảo luận và những khía cạnh liên quan.

Bước 2: Thiết lập thời gian, địa điểm và thành phần tham dự

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và rõ ràng, Agenda cần cung cấp đầy đủ thông tin về người tham dự, địa điểm và thời gian của cuộc họp. Danh sách người tham dự cần liệt kê đầy đủ, bao gồm cả người dẫn dắt, diễn giả và người tham gia, đồng thời xác định rõ vai trò của từng người.

Ngoài ra, cần xác định địa điểm tổ chức cuộc họp, có thể là trực tiếp hoặc trực tuyến. Nếu tổ chức trực tiếp, cần ghi rõ địa chỉ, phòng họp và cách thức di chuyển. Nếu tổ chức trực tuyến, cần ghi rõ nền tảng họp (Zoom, Google Meet,...) và thông tin truy cập. Cuối cùng, cần ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp, đồng thời dự trù thêm thời gian cho phần chào hỏi, giới thiệu và kết thúc.

Bước 3: Mục đích của buổi Agenda

Agenda cần thể hiện rõ ràng mục đích của cuộc họp, giúp mọi người hiểu rõ lý do, phạm vi và nội dung chính được thảo luận. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cuộc họp diễn ra tập trung và hiệu quả hơn, tránh lãng phí thời gian và đảm bảo đạt được kết quả mong muốn.

Ví dụ, mục tiêu "phê duyệt ngân sách quảng cáo hàng tháng" sẽ rõ ràng hơn so với mục tiêu "cải thiện chi tiêu tổng thể". Mục đích nên được nêu ngắn gọn, súc tích trong bản Agenda, như một cách đặt vấn đề, giúp người tham dự nắm bắt được mục tiêu chính mà không cần miêu tả chi tiết.

Bước 4: Trình bày nội dung chính của Agenda

Để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp, việc ghi chép lại nội dung chính của Agenda là rất cần thiết. Nhân viên hành chính cần ghi chép đầy đủ các ý kiến, quan điểm, đề xuất và giải pháp được đưa ra trong cuộc họp.

Việc ghi chép này giúp tìm ra những giải pháp tối ưu nhất, giữ lại những ý tưởng sáng tạo, đề xuất về tài chính, nguồn nhân lực, trang thiết bị... cho việc hoạch định kế hoạch và thực hiện công việc sau này.

Bước 5: Giải đáp các câu hỏi vào cuối buổi họp

Phần giải đáp thắc mắc là một phần quan trọng trong Agenda, giúp mọi người hiểu rõ hơn về các nội dung đã thảo luận và tìm ra những giải pháp tối ưu. Đây là thời điểm để đặt câu hỏi, trao đổi ý kiến và cùng nhau brainstorm nhằm đưa ra những đề xuất hữu ích, bổ sung thêm cho các giải pháp đã được đưa ra.

Trong trường hợp thời gian hạn chế, bạn có thể lựa chọn những câu hỏi trọng tâm nhất để giải đáp. Việc giải đáp thỏa đáng cho mọi thắc mắc sẽ giúp tìm ra hướng đi chính xác cho các vấn đề được đặt ra trong Agenda.

Bước 6: Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề

Chọn người dẫn dắt phù hợp là yếu tố quan trọng để cuộc họp diễn ra hiệu quả. Người dẫn dắt cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng về chủ đề thảo luận để giải đáp câu hỏi, định hướng thảo luận và đưa ra những nhận định có giá trị. Ngoài ra, người dẫn dắt cần có kỹ năng dẫn dắt, điều phối thảo luận hiệu quả, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và thu hút sự tham gia của mọi người.

Đặc biệt, nếu cuộc họp thảo luận về vấn đề có nhiều quan điểm khác nhau, cần lựa chọn người dẫn dắt giữ lập trường trung lập, khách quan và không thiên vị. Điều này đảm bảo tất cả mọi người đều có cơ hội bày tỏ quan điểm và được lắng nghe một cách công bằng.

Bước 7: Kiểm duyệt lại toàn bộ Agenda

Sau khi hoàn thành việc xây dựng Agenda, hãy dành thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng lần cuối trước khi phân phát đến người tham dự. Kiểm tra kỹ càng các nội dung, đảm bảo chúng liên quan chặt chẽ với mục đích chính của cuộc họp, được trình bày logic và rõ ràng.

Ngoài ra, cần xác minh tính chính xác của tất cả thông tin, bao gồm tên, chức danh, địa điểm, thời gian, nội dung thảo luận, câu hỏi...

Bên cạnh đó, bạn cũng cần sửa chữa lỗi chính tả, ngữ pháp và thông tin sai lệch. Định dạng văn bản rõ ràng, dễ đọc, sử dụng tiêu đề, phụ đề và điểm nhấn để làm nổi bật nội dung quan trọng. Thêm logo công ty hoặc hình ảnh minh họa nếu cần thiết. Sau đó, lưu Agenda dưới dạng PDF hoặc tài liệu dễ chia sẻ. Bạn có thể tìm kiếm các Agenda template có sẵn để xây dựng một cách dễ dàng hơn nhé!

Các mẹo giúp xây dựng Agenda hiệu quả

Ngoài việc tuân thủ 7 bước xây dựng Agenda, bạn cần chú ý đến một số mẹo sau:

Tính linh hoạt: Chuẩn bị phương án cho các tình huống phát sinh trong cuộc họp, ví dụ như khi một nội dung vượt quá thời lượng trình bày.

Sự chuẩn bị kỹ càng: Chuẩn bị kỹ lưỡng giúp cuộc họp diễn ra đúng định hướng và các vấn đề được giải quyết triệt để.

Chia sẻ trách nhiệm: Tất cả những người liên quan, từ người xây dựng Agenda, người điều phối cuộc họp đến thành phần tham dự đều phải nỗ lực hợp tác để cuộc họp thành công.

Những câu hỏi thường gặp khi xây dựng Agenda

Ai sở hữu Agenda?

Thông thường, người tổ chức hoặc người điều phối cuộc họp sẽ sở hữu Agenda. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Agenda có thể thuộc quyền sở hữu của một cá nhân khác, chẳng hạn như chuyên gia về chủ đề thảo luận hoặc đại diện của tổ chức bên ngoài. Việc xác định rõ ràng quyền sở hữu Agenda giúp đảm bảo sự rõ ràng và thuận lợi trong quá trình tổ chức và quản lý cuộc họp.

Agenda của cuộc họp nên ở dạng nào?

Không có quy định cụ thể nào về định dạng của Agenda. Agenda có thể được tạo trong nhiều định dạng khác nhau, từ tài liệu Word, bảng tính Excel, PDF đến phần mềm quản lý dự án chuyên dụng của Google. Việc lựa chọn định dạng phù hợp phụ thuộc vào sở thích của người tạo Agenda và mục đích sử dụng của nó.

Khi nào nên sử dụng Agenda?

Nên sử dụng Agenda cho mọi cuộc họp, dù là cuộc họp định kỳ, sự kiện lớn, hay cuộc họp với khách hàng/đối tác. Xây dựng Agenda giúp cuộc họp đi đúng định hướng, giải quyết đầy đủ các nội dung, đạt được mục tiêu và tiết kiệm thời gian.

Bên cạnh đó, việc viết Agenda và chia sẻ trước cuộc họp cũng giúp bạn thu thập thêm ý kiến đóng góp, hoàn thiện nội dung và nâng cao hiệu quả của cuộc họp.

Một số cuộc họp có thể diễn ra mà không có Agenda không?

Trong trường hợp các cuộc họp ngắn, giải quyết vấn đề đơn giản, thì có thể không cần Agenda chi tiết. Ví dụ, một cuộc họp ngắn giữa nhà văn và người quản lý nội dung để trao đổi về một vấn đề cụ thể.

Tuy nhiên, đối với các cuộc họp phức tạp, Agenda đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng cuộc họp, giúp các thành viên chuẩn bị kỹ càng, phân bổ thời gian hợp lý và cùng tập trung vào một chủ đề.

Agenda có thể đơn giản với danh sách các nội dung chính hoặc chi tiết hơn với mô tả, kết quả mong đợi, tài liệu tham khảo, thời gian và người trình bày. Agenda hiệu quả giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ, tránh lãng phí thời gian và đạt được mục tiêu đề ra.

Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu "agenda là gì" và cách xây dựng một agenda hiệu quả để quản lý công việc. Một agenda chi tiết và rõ ràng sẽ giúp bạn tổ chức thời gian, tối ưu hóa năng suất làm việc và đạt được mục tiêu. Đừng quên tham khảo thêm các thông tin hữu ích về quản lý thời gian và nâng cao hiệu quả công việc tại CareerViet, nơi bạn có thể tìm kiếm những cơ hội việc làm phù hợp với năng lực và đam mê của mình!