Trong đời sống công việc, những tình huống ốm đau bất chợt ập đến là điều khó tránh khỏi. Lúc này, việc xin nghỉ phép qua tin nhắn là giải pháp tối ưu giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên để xin nghỉ phép sao cho vừa chuyên nghiệp, vừa thuyết phục thì không phải ai cũng biết. Bài viết này sẽ chia sẻ 11 bí kíp "cứu cánh" giúp bạn nghỉ phép thành công sếp mà vẫn vui vẻ chấp thuận. Khám phá ngay!

1. Cân nhắc kỹ lưỡng mọi khía cạnh trước khi soạn và gửi tin nhắn

Tin nhắn xin nghỉ phép rõ ràng, đầy đủ thông tin giúp sếp có cơ sở đưa ra quyết định nhanh chóng, phù hợp.Bên cạnh đó, việc dành thời gian soạn tin nhắn cẩn thận cho thấy sự tôn trọng của bạn đối với quy định của công ty và cấp trên. Sau đây là một ví dụ về tin nhắn xin nghỉ phép tiêu chuẩn:

Ví dụ: Em chào chị Hương, vì lý do sức khỏe không tốt nên hôm nay em không thể đến công ty làm việc được. Em xin nghỉ phép vào ngày 2/5/2024. Em xin lỗi vì sự bất tiện này và cảm ơn chị đã thông cảm cho tình huống của em ạ!

Bật mí mẹo xin nghỉ làm qua tin nhắn hữu ích "cứu cánh" cho ngày bận rộn - Nguồn: Freepik

Xem thêm:

- Có nên xin nghỉ sau 2 tuần làm việc đầu tiên?

- 5 Mẫu đơn xin phép nghỉ thông dụng tại công sở

2. Tự tin bày tỏ nguyện vọng một cách khéo léo

Khi cần nghỉ phép, thay vì rụt rè "xin", hãy mạnh dạn "báo" cho sếp biết. Việc thể hiện sự chủ động này sẽ giúp bạn có lợi thế hơn trong việc được chấp thuận. Hãy nhớ rằng, theo quy định của công ty, bạn có quyền được nghỉ phép. Do đó, miễn là bạn tuân thủ đúng quy trình và hoàn thành tốt công việc được giao, sếp không có lý do gì để từ chối yêu cầu của bạn.

Thay vì dùng những từ ngữ như "xin nghỉ phép", "mong được nghỉ", hãy sử dụng những cách diễn đạt tự tin hơn như sau:

Ví dụ: Em dự định nghỉ phép vào 2/5/2024 để đi khám sức khỏe. Em đã sắp xếp công việc cho đồng nghiệp và bạn Ánh sẽ phụ trách trong thời gian em nghỉ phép ạ.

3. Viết tin nhắn ngắn gọn

Nhiều người lầm tưởng rằng càng giải thích chi tiết lý do xin nghỉ phép càng dễ được cấp trên chấp thuận. Tuy nhiên, điều này lại có thể phản tác dụng, khiến họ nghi ngờ về tính xác thực của lời đề nghị. Hơn nữa, bạn cũng có quyền giữ riêng tư cho bản thân. Do đó, hãy tập trung viết đơn xin nghỉ phép một cách súc tích và rõ ràng nhất có thể.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn viết đơn xin nghỉ phép ngắn gọn mà hiệu quả, ví dụ: 

- Trường hợp đi du lịch: Em cần rời khỏi thành phố trong ngày 2/5/2024.

- Trường hợp ốm đột xuất: Sáng nay em thức dậy và cảm thấy không khỏe hoặc em bị ốm.

- Trường hợp có việc đột xuất: Em có việc gia đình cần giải quyết vào ngày 2/5/2024.

Bí quyết trình bày tin nhắn xin nghỉ làm hiệu quả - Nguồn: Freepik 

Xem thêm:

- Chế độ nghỉ phép năm của cán bộ, công chức, viên chức

- 5 lý do xin nghỉ phép đáng ngờ

4. Thành thật nêu lý do đột xuất khiến bạn phải nghỉ

Bạn hoàn toàn có quyền xin nghỉ việc để giải quyết những vấn đề bất ngờ. Khi có việc gấp xảy ra với bản thân hoặc người thân, hãy thành thật chia sẻ với cấp trên về lý do cần nghỉ để lo liệu cho tình huống khẩn cấp. Tương tự, nếu bạn đang phải đối mặt với khủng hoảng về sức khỏe tinh thần, thể chất hay cảm xúc, hãy mạnh dạn chia sẻ thay vì tìm kiếm những lý do thoái thác. 

Hầu hết cấp trên sẽ thông cảm và tạo điều kiện cho bạn nếu bạn thể hiện rõ ràng rằng bạn đang thực sự cần nghỉ phép để giải quyết vấn đề cấp bách.

5. Luôn trung thực, ngay cả khi bạn không có lý do chính đáng

Trong trường hợp bạn cần nghỉ một ngày nhưng lại không có lý do chính đáng? Thay vì loay hoay tìm cách "chữa cháy" bằng những lý do giả vờ như ốm đau hay có việc đột xuất. Bạn có thể gửi một tin nhắn ngắn gọn, thông báo rằng bạn không thể đến công ty vì lý do cá nhân và sẽ xin nghỉ một ngày.

6. Ngỏ ý làm bù giờ

Thái độ tích cực và tinh thần trách nhiệm cao sẽ luôn được sếp đánh giá cao. Đừng ngại thể hiện sự cống hiến của bạn, dù là trong hay ngoài giờ làm việc cho sếp thấy bạn coi trọng công việc và không coi việc được nghỉ phép là đương nhiên. 

Tùy theo lĩnh vực và bản chất công việc, bạn có thể chủ động thương lượng với sếp về việc làm bù giờ sau khi kết thúc kỳ nghỉ. 

Ví dụ: Em hiểu rằng trong thời gian em nghỉ phép, có thể sẽ có một số công việc cần giải quyết gấp. Do vậy, em xin được phép làm bù giờ sau khi quay lại để hoàn thành công việc còn dang dở và đảm bảo tiến độ chung ạ.

Những điều cần lưu ý khi xin nghỉ phép đột xuất - Nguồn: Freepik

Xem thêm:

- 7 lý do tránh lạm dụng khi xin nghỉ việc

- Thủ thuật khi gặp những vấn đề về quản lý thời gian

7. Nói rằng bạn có thể làm việc tại nhà

Nghỉ ốm đột xuất, bạn buộc phải "gác lại" công việc, gây ảnh hưởng ít nhiều đến tiến độ chung. Tuy nhiên, đừng lo lắng, bạn hoàn toàn có thể thể hiện trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của bản thân bằng cách:

- Hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết: Tùy theo tính chất công việc, bạn có thể hỗ trợ đồng nghiệp hoàn thành các công việc thay thế cho phần thời gian bạn nghỉ ốm.

- Luôn sẵn sàng kết nối và cập nhật thông tin: Cho dù bạn nghỉ phép, hãy đảm bảo rằng cấp trên và đồng nghiệp có thể liên lạc với bạn khi cần thiết. Bạn có thể cung cấp số điện thoại di động hoặc email cá nhân để họ dễ dàng liên hệ. Nếu có thể, hãy chủ động nhận làm một số công việc đơn giản có thể hoàn thành tại nhà nếu được yêu cầu.

Ví dụ: Em xin nghỉ ốm hôm nay, nhưng nếu có việc gấp, anh/chị cứ liên hệ qua email hoặc điện thoại cho em nhé. Em sẽ cố gắng hoàn thành một số công việc đơn giản tại nhà nếu có thể.

8. Xin nghỉ nhiều ngày nếu không chắc cần nghỉ bao lâu

Khi bạn cần xin nghỉ ốm hoặc nghỉ đột xuất vì lý do cá nhân, điều quan trọng là phải thông báo cho cấp trên một cách rõ ràng và nhanh chóng. Bên cạnh việc cung cấp ngắn gọn lý do nghỉ phép, bạn cần cho cấp trên biết bạn dự kiến ​​sẽ nghỉ bao lâu. Nếu bạn không chắc chắn, hãy đưa ra ước tính tốt nhất của bạn và cam đoan sẽ cập nhật thông tin khi có.

Ví dụ:

- Dạ, chào chị Nhi, em bị cảm sốt vào sáng nay nên không thể đến công ty làm việc được. Em xin phép nghỉ 1 ngày hôm nay để đi khám bệnh và điều trị. Em sẽ thông báo lại tình hình cho chị sau khi đi khám về. Em mong chị thông cảm.

- Có việc đột xuất gia đình nên em cần phải xin nghỉ 1 ngày hôm nay. Em sẽ giải quyết xong việc nhà và trở lại làm việc vào ngày mai. Em xin lỗi vì sự bất tiện này.

9. Gửi tin nhắn trong giờ hành chính

Ban đêm hay cuối tuần là những thời điểm bạn nên tránh làm phiền cấp trên hoặc đồng nghiệp vì thông báo nghỉ phép. Thay vào đó, hãy tôn trọng thời gian riêng tư của họ bằng cách chỉ liên lạc trong giờ hành chính. Đây cũng chính là thời điểm sếp có thể dễ dàng tiếp nhận và phản hồi tin nhắn của bạn.

Trừ trường hợp khẩn cấp, ví dụ như bạn đột nhiên cảm thấy không khỏe hoặc có việc đột xuất cần phải nghỉ ngay. Hãy giải thích rõ lý do và kèm theo lời xin lỗi vì sự bất tiện này. Nếu bạn có thể dự đoán trước được việc cần xin nghỉ, hãy gửi tin nhắn cho sếp sớm nhất có thể trong giờ làm việc. Điều này sẽ giúp cấp trên có thời gian sắp xếp công việc và tìm người thay thế bạn trong thời gian vắng mặt.

Tips giúp dân văn phòng tăng tỷ lệ thành công khi xin nghỉ làm qua tin nhắn - Nguồn: Freepik

Xem thêm:

- Nghỉ việc riêng có nhắn tin xin nghỉ thì được tính vào ngày nghỉ nào? Công ty áp dụng kỷ luật sa thải thì có đúng không?

- Đã nộp đơn xin nghỉ việc thì có rút lại được không?

10. Xin phép trước càng sớm càng tốt

Khoảng thời gian lý tưởng nhất, bạn nên thông báo cho cấp trên là vài tuần hoặc vài tháng trước khi bạn dự định nghỉ. Nếu bạn quyết định nghỉ đột xuất, hãy báo ngay cho cấp trên khi bạn thức dậy và biết mình không thể đi làm. 

Mỗi công ty có thể có quy định riêng về thủ tục xin nghỉ phép. Để tránh những rắc rối không đáng có và thể hiện thái độ tôn trọng của bạn hãy kiểm tra kỹ quy định của công ty và tuân thủ đầy đủ.

11. Chuẩn bị tinh thần khi không được chấp thuận

Sẽ thật tệ nếu kế hoạch nghỉ phép của bạn tan thành mây khói vì sếp không đồng ý. Hãy chuẩn bị tinh thần cho trường hợp này để không quá thất vọng. Lý do sếp từ chối có thể do bạn xin nghỉ vào thời điểm cao điểm công việc, trùng lịch nghỉ của người khác, hoặc đơn giản là vì bạn xin nghỉ quá lâu.

Đừng ngần ngại chuẩn bị kế hoạch dự phòng hoặc sẵn sàng "quay xe" khi bị từ chối:

- Thời điểm xin nghỉ: Nên chọn thời điểm công việc ít bận rộn, tránh trùng với lịch nghỉ của đồng nghiệp hoặc những đợt cao điểm.

- Thương lượng giải pháp: hoãn lịch nghỉ, chia nhỏ kỳ nghỉ, hoặc tìm người hỗ trợ công việc trong thời gian bạn vắng mặt.

- Chuẩn bị tinh thần thay đổi: Nếu có thể, hãy giữ lịch trình linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh ngày nghỉ khi cần thiết.

Các tình huống thường gặp khi xin nghỉ làm qua tin nhắn - Nguồn: Freepik

Xem thêm:

- Lập kế hoạch cho thời gian của bạn

- 5 Mẫu đơn xin phép nghỉ thông dụng tại công sở 

Xin nghỉ phép qua tin nhắn là kỹ năng cần thiết giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn tự tin khi cần xin nghỉ phép một cách chuyên nghiệp và sếp vẫn vui vẻ. Đừng quên theo dõi Cẩm nang CareerViet để khám phá nhiều bí quyết làm việc hiệu quả giúp bạn sống tốt trong môi trường công sở nhé!