Định biên nhân sự thường được sử dụng để chỉ việc xác định cơ cấu nguồn nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định cần tuyển dụng những vị trí nào và hoạch định nguồn nhân lực theo cách hiệu quả nhất. Nếu bạn đang tìm hiểu định biên nhân sự là gì? Cách tính định biên nhân sự như thế nào cho hiệu quả? Thì câu trả lời sẽ được CareerViet cập nhật chi tiết ngay trong bài viết dưới đây nhé.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là một phương pháp quản lý nguồn nhân lực nhằm tối ưu hóa cơ cấu nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu của định biên nhân sự là cắt giảm các chi phí không cần thiết trong quản lý nguồn nhân lực và đảm bảo sự cân đối giữa thu và chi, xây dựng kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực của nhân viên và loại bỏ nhân sự không hiệu quả hoặc không mang lại giá trị cần thiết cho tổ chức.

Định biên nhân sự giúp cắt giảm các chi phí không cần thiết trong quản lý nguồn nhân lực (Nguồn: Internet)

Cách tính định biên nhân sự hiệu quả cao

Quá trình định biên nhân bao gồm các bước nghiên cứu công việc của từng bộ phận, sau đó thu thập thông tin từ cả nhân viên và quản lý. Cuối cùng, dựa trên thông tin này, chúng ta sẽ đưa ra quyết định về cách tối ưu hóa việc phân chia công việc và chức vụ. Dưới đây là cách tính định biên nhân sự một cách có hiệu quả.

Xác định và phân tích thực trạng nhân lực

Để tính định biên nhân sự, trước hết, bạn cần phân tích công việc để hiểu rõ các nhiệm vụ, kỹ năng và yêu cầu của từng vị trí trong tổ chức. Phân tích này giúp xác định công việc cụ thể mà mỗi vị trí phải thực hiện, từ đó dự báo số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí hoặc phòng ban.

Dựa trên thông tin từ việc phân tích công việc, bạn có thể xây dựng mô tả công việc chi tiết, bao gồm chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu cho từng vị trí cần tuyển dụng. Dựa trên mô tả công việc và yêu cầu của từng vị trí, bạn có thể đánh giá tổng quan về nhân lực hiện tại trong tổ chức, bao gồm số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ làm việc của nhân viên.

Kết luận nên tăng hay giảm nguồn nhân lực

Trong bước này, bạn cần kết luận xem liệu nên tăng hay giảm nguồn nhân lực. Điều này đòi hỏi so sánh giữa nhu cầu nguồn nhân lực với tình trạng nguồn nhân lực hiện tại để xác định xem có sự thừa hoặc thiếu hụt nguồn nhân lực nào không.

Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như xu hướng thị trường, tình hình kinh tế, yếu tố văn hoá và các thay đổi về chính sách pháp luật có thể ảnh hưởng đến tình trạng nguồn nhân lực. Qua đó, bạn dễ dàng lập ra kế hoạch định biên nhân sự phù hợp và linh hoạt để thích nghi với tình hình thực tế, sẵn sàng đối mặt với biến động của môi trường kinh doanh và xã hội.

Xem xét nên tăng hay giảm nguồn nhân lực là điều thiết yếu trong cách tính định biên nhân sự (Nguồn: Internet)

Lên kế hoạch định biên nhân sự và đánh giá

Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong cách tính định biên nhân sự là lên kế hoạch định biên chi tiết. Để đảm bảo tính phù hợp, kế hoạch định biên nhân sự nên được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên, đặc biệt khi có các biến động trong môi trường kinh doanh hoặc khi có thay đổi về chiến lược tổ chức.

Sau khi triển khai kế hoạch, cần đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện để xem có nguyên nhân dẫn đến bất kỳ sai lệch nào giữa kế hoạch và thực tế để đề xuất giải pháp điều chỉnh cho phù hợp.

Cách tính định biên nhân hiệu quả giúp tối đa hóa năng suất trong việc quản lý nguồn nhân lực (Nguồn: Internet)

>>> Xem thêm:

9 Cách Để Quản Lý Nhân Viên Có Hiệu Suất Kém

5 Bài Học Từ Việc Quản Lý & Chính Sách Nhân Sự Yếu Kém

Nhà Quản Trị Nhân Sự Tài Giỏi

Nguyên tắc vàng khi Định biên nhân sự

Sau khi nghiên cứu về cách tính định biên nhân sự, dưới đây là 3 nhóm nguyên tắc vàng khi định biên nhân sự:

Nguyên tắc tính theo tỷ lệ tương quan

• Tỉ lệ tăng/giảm so với năm trước: Nếu doanh thu tăng lên, bạn có thể tính mức tăng của định biên nhân sự theo tỷ lệ tương quan. Ví dụ, nếu doanh thu tăng 30%, bạn có thể định biên tăng khoảng 20% để đảm bảo rằng tỷ lệ chi phí nhân sự so với doanh thu không thay đổi quá nhiều.
• Tương quan giữa vị trí trực tiếp và gián tiếp: Xác định tỷ lệ giữa nhóm vị trí trực tiếp (như kinh doanh và sản xuất) và vị trí gián tiếp. Ví dụ, nếu tỷ lệ trực tiếp và gián tiếp là 65% và 35%, bạn có thể định biên dựa trên tỷ lệ này để đảm bảo sự cân đối giữa các nhóm vị trí.
• Tương quan giữa ngân sách cho quản lý và nhân viên: Xem xét tỷ lệ giữa ngân sách cho quản lý và nhân viên, cũng như giữa ngân sách cho vị trí gián tiếp và trực tiếp. Ví dụ, nếu tỷ lệ chi phí/doanh thu là 78%, bạn có thể phân bổ tỷ lệ tiền lương cho quản lý và nhân viên dựa trên tỷ lệ 22% - 78%.

Những nguyên tắc cần lưu ý trong cách tính định biên nhân sự hiệu quả (Nguồn: Internet)

Nguyên tắc tính theo định mức lao động

• Theo khối lượng công việc: Xác định số lượng nhân viên cần thiết dựa trên khối lượng công việc cụ thể mà họ sẽ thực hiện. Ví dụ, mỗi nhân viên có thể sản xuất 30 sản phẩm mỗi ca là một tiêu chí để xác định số lượng nhân viên sản xuất cần tuyển dụng.
• Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Kết hợp các chỉ tiêu hiệu suất với số lượng nguồn nhân lực cần thiết. Ví dụ, nếu mục tiêu doanh thu của tổ chức là 100 tỷ và mỗi nhân viên trung bình tạo ra 200 khách hàng mỗi năm, bạn có thể tính toán số lượng nhân viên cần để đạt được mục tiêu này.
• Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp: Đặt số liệu dựa trên thông lệ về số lượng thao tác hoặc giao dịch mà một nhân viên cần thực hiện mỗi ngày. Ví dụ, một nhân viên có trách nhiệm thực hiện 50 giao dịch hàng ngày.
• Theo đối tượng phục vụ: Xác định số lượng nhân viên cần dựa trên số lượng đối tượng phục vụ. Ví dụ, một nhân viên nhân sự phục vụ cho 60 người trong công ty.

Xác định số lượng nhân viên cần thiết dựa trên khối lượng công việc để tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp (Nguồn: Internet)

Nguyên tắc tính theo tần suất & thời lượng

• Dựa vào cơ cấu chức danh và thời lượng thực hiện nhiệm vụ: Xác định số lượng nhân viên cần dựa trên các chức danh và nhiệm vụ cụ thể, kèm theo tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ, nhân viên Kế toán chi phí có nhiệm vụ hàng ngày là kiểm tra 100 chứng từ, thực hiện hạch toán hàng ngày và làm việc với thanh tra thuế hàng quý.

Định biên nhân sự cần cân nhắc xác định thời lượng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ (Nguồn: Internet)

>>> Xem thêm:

Nên đàm phán tăng lương với sếp hay quản lý nhân sự?

Quản trị doanh nghiệp là gì? Ngành và công việc quản trị doanh nghiệp

Những lưu ý khi tính định biên nhân sự là gì?

Dựa trên cách tính định biên nhân sự, sau đây là những lưu ý mà bạn cần tuân theo để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả:

• Xác định các thông số cụ thể: Đảm bảo rằng các thông số quan trọng như tần suất nghỉ việc, tăng trưởng doanh thu và sản lượng sản xuất được tính toán dựa trên các số liệu thực tế và dữ liệu lịch sử của tổ chức. Sử dụng dữ liệu cụ thể và chính xác giúp định rõ nhu cầu thực tế về nguồn nhân lực.
• Xem xét các yếu tố ảnh hưởng: Định biên nhân sự không hoạt động độc lập. Nó có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm tình trạng thị trường lao động, chiến lược phát triển kinh doanh của tổ chức và chính sách quản lý nhân sự. Cần xem xét tất cả các yếu tố này để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình định biên.
• Cập nhật và điều chỉnh thường xuyên: Mô hình kinh doanh và yêu cầu về nguồn nhân lực có thể thay đổi theo thời gian. Việc cập nhật và điều chỉnh định biên nhân sự thường xuyên giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn nhân lực để đáp ứng các yêu cầu trong mô hình kinh doanh.

Việc định biên nhân sự là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng của nhiều yếu tố (Nguồn: Internet)

Trên đây là toàn bộ kiến thức để giải đáp câu hỏi định biên nhân sự là gì, cách tính định biên nhân sự cũng như cách lên kế hoạch định biên một cách hiệu quả. Hy vọng rằng bạn đã tìm thấy những thông tin bổ ích và đã nắm rõ các bước để thiết lập một chiến lược định biên nhân sự cho tổ chức của mình. Đừng quên theo dõi CareerViet để cập nhật các kiến thức mới nhất về định biên nhân sự và những thông tin về quản lý nhân sự nhé!