Kỹ năng đàm phán đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các công việc, đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh. Đây là yếu tố cần thiết để giúp các bên đạt được thỏa thuận đã đề ra. Bài viết hôm nay chia sẻ chi tiết thông tin về kỹ năng này cũng như các bước thương lượng, đàm phán đơn giản và hiệu quả để bạn tham khảo và áp dụng vào thực tế. Cùng CareerViet tìm hiểu ngay nhé.

Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán gồm các yếu tố cốt lõi như hợp tác, thương lượng, lập kế hoạch, giao tiếp. Trong cuộc sống hàng ngày và trong công việc, việc có tranh chấp và xảy ra bất đồng là điều bình thường. Những người có kỹ năng đàm phán tốt có thể giải quyết tranh chấp, đưa ra giải pháp thỏa hiệp để các bên cảm thấy thỏa đáng.

Kỹ năng đàm phán tốt giúp giải quyết các tranh chấp hiệu quả (Nguồn: Internet)

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán là gì?

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh đóng vai trò quan trọng giúp việc ký kết các hợp đồng giữa doanh nghiệp và các bên hợp tác trở nên nhanh chóng hơn. Qua quá trình đàm phán, các bên có thể thương lượng và định rõ những yêu cầu, điều kiện và lợi ích của mỗi bên, từ đó tạo ra một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.

Bên cạnh đó, sử dụng đàm phán trong kinh doanh cũng giúp giải quyết những mâu thuẫn có thể xảy ra giữa các bên liên quan. Qua việc thương lượng và đưa ra các đề xuất, đàm phán có thể tạo ra sự thỏa thuận và đồng lòng giữa các bên.

Đàm phán còn giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng và hiểu rõ về nhu cầu của họ. Qua việc lắng nghe và đàm phán, doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn về bản chất của vấn đề, từ đó, đưa ra các giải pháp phù hợp và tạo ra sự tương tác tích cực với khách hàng.

>>> Xem thêm:

Kỹ năng là gì? Cách rèn luyện kỹ năng giúp bạn tốt lên mỗi ngày

10 kỹ năng nghề nghiệp cần thiết

5 bước đàm phán, thương lượng cơ bản

Để vận dụng được kỹ năng đàm phán thành thạo, hiệu quả, bạn có thể tham khảo 5 bước cơ bản như sau:

Nghiên cứu, chuẩn bị kỹ trước khi đàm phán

Việc nghiên cứu và chuẩn bị trước là rất quan trọng để thành công trong quá trình đàm phán. Vì thế, bạn cần phải thực hiện một số hoạt động như sau để quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi:

• Nghiên cứu và tìm hiểu về đối tác bằng cách nắm bắt thông tin về quan điểm, lợi ích của họ, từ đó đưa ra các đề xuất và giải pháp phù hợp.
• Xác định rõ về những vấn đề và mục tiêu mà bạn muốn đạt được.
• Xác định mức giá, điều kiện hợp đồng, quyền lợi và lợi ích của bạn để có chiến lược rõ ràng trong quá trình thương lượng.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng và hướng đi thay thế phù hợp để đối phó với các tình huống phát sinh.

Nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi tham gia đàm phán (Nguồn: Internet)

Tạo ấn tượng ban đầu

Ấn tượng ban đầu đóng vai trò cốt lõi trong mọi cuộc đàm phán. Hãy cho đối tác biết rằng bạn là một chuyên gia đàm phán giỏi khi biết lắng nghe và coi trọng ý kiến của họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường đàm phán thoải mái và tăng cường sự tin tưởng, tương tác tích cực.

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị trước các nội dung cần trình bày, diễn đạt một cách rõ ràng và mạch lạc. Đồng thời, bạn còn cần chú ý đến trang phục và diện mạo. Mặc đồng phục công ty hoặc trang phục gọn gàng, chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt.

Trao đổi thông tin cơ bản của buổi đàm phán

Những kỹ năng như đặt câu hỏi, lắng nghe, phân tích và xử lý thông tin giúp quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi hơn. Bằng cách áp dụng những kỹ năng này khi trao đổi các thông tin cơ bản sẽ giúp tăng cường khả năng hiểu rõ vấn đề và tương tác với đối tác, đồng thời cũng tạo điều kiện cho việc đưa ra quyết định, đề xuất thông minh và hiệu quả.

Trao đổi thông tin cơ bản khi đàm phán (Nguồn: Internet)

Đưa ra các lựa chọn đôi bên cùng có lợi

Quá trình đàm phán không phải lúc nào cũng đi đến mục đích cuối cùng là đôi bên cùng có lợi. Tuy nhiên, để thể hiện mong muốn được hợp tác với đối tác, bạn nên chủ động đưa ra các lựa chọn để cả hai đều hài lòng bằng các cách như sau:

• Tôn trọng ý kiến và lợi ích của đối tác để xây dựng một môi trường đàm phán tích cực, tìm ra các giải pháp hài hòa và có lợi cho cả hai bên.
• Đề xuất các phương án khác hoặc kết hợp các yếu tố từ nhiều khía cạnh khác nhau để tạo ra lời đề nghị tốt hơn.
• Xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được trong quá trình đàm phán, nhưng đồng thời cũng cần linh hoạt và sẵn sàng nhượng bộ hay điều chỉnh với những tình huống không lường trước.

Đi đến thỏa thuận chung

Việc đạt được thỏa thuận chung trong quá trình đàm phán là mục tiêu mà mọi bên đều mong muốn. Vì thế, trước khi bắt đầu đàm phán, hãy xác định rõ mục tiêu chung mà bạn muốn đạt được để bạn tập trung vào những yếu tố quan trọng, tránh lạc đề trong khi đàm phán.

Ngoài ra, bạn cũng cần tìm kiếm các điểm chung và sự liên kết giữa các quan điểm và lợi ích của cả hai bên. Từ đó, hãy cố gắng tạo ra các giải pháp tốt nhất có thể đáp ứng được nhu cầu từ hai phía.

Đôi khi, bạn không thể đạt được thỏa thuận chung hoặc thỏa thuận không đáp ứng được mục tiêu của bạn. Trong trường hợp này, kỹ thuật đàm phán tốt nhất là biết khi nào dừng lại và không nên tiếp tục để tránh sự hối hận sau này.

Đi đến các thỏa thuận chung khi đàm phán (Nguồn: Internet)

>>> Xem thêm:

Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc

Làm sao để khỏi nói lan man trong cuộc họp?

Nghệ thuật đàm phán thành công trong kinh doanh

Để áp dụng nghệ thuật đàm phán thành công trong kinh doanh, bạn cần lồng ghép các yếu tố như bên dưới đây:

Biết người biết ta

Để đạt được một thỏa thuận thành công trong cuộc đàm phán, việc hiểu được mong muốn của đối tác và có khả năng lắng nghe, thấu hiểu khách hàng là rất quan trọng. Dựa trên thông tin đã thu thập, bạn có thể dễ dàng đề xuất những giải pháp hợp tác phù hợp cho cả đôi bên.

Biết người biết ta, thấu hiểu đối tác khi đàm phán (Nguồn: Internet)

Không để cảm xúc chi phối

Một bí kíp khác giúp đàm phán thành công trong kinh doanh đó là không để cảm xúc chi phối. Việc kiểm soát cảm xúc của mình là việc làm thiết yếu khi đàm phán về các vấn đề nhạy cảm. Bởi nếu thể hiện hoặc phản ứng một cách thái quá có thể làm tình hình càng trở nên căng thẳng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình đàm phán.

Tạo ấn tượng tốt

Ấn tượng ban đầu là yếu tố giúp các cuộc đàm phán diễn ra như ý muốn. Vì thế, để trở thành một chuyên gia đàm phán, bạn cần biết cách tạo được ấn tượng tốt với đối tác qua mỗi lần gặp gỡ. Đừng ngần ngại thể hiện những tài lẻ của bản thân như khiếu hài hước, khả năng kể chuyện,... để giúp người đối diện có cái nhìn cởi mở về bạn. Ngoài ra, chú trọng vào vẻ bề ngoài thông qua trang phục, tác phong cũng giúp để lại dấu ấn cá nhân tốt trong lòng đối tác.

Trở thành người chèo lái cuộc đàm phán

Trong các cuộc đàm phán, tốt nhất, bạn hãy trở thành người “chèo lái” để hướng quá trình thỏa thuận này theo kế hoạch của mình. Để làm được điều này, bạn cần tin vào khả năng của mình và thể hiện sự tự tin trong cách nói chuyện, truyền đạt ý kiến. Ngoài ra, bạn cũng cần sử dụng lập luận logic và dẫn chứng có thật để minh chứng cho quan điểm của bạn. Điều này giúp các luận điểm bạn đưa ra có sức thuyết phục với đối phương hơn.

Trở thành người “chèo lái” cuộc đàm phán (Nguồn: Internet)

Áp dụng phương pháp BATNA

BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) là thuật ngữ được sử dụng trong quá trình đàm phán để đề cập đến sự thay thế tốt nhất mà một bên có thể thực hiện nếu không thể đạt được một thỏa thuận mong muốn. Nếu một bên cho rằng phương án được đưa ra không phù hợp với mục tiêu, họ có thể quyết định dừng cuộc đàm phán và áp dụng BATNA của mình. Đây cũng là một cách để tạo áp lực lên bên còn lại và thúc đẩy họ đưa ra một đề nghị tốt hơn.

>>> Xem thêm:

Những kỹ năng quan trọng nhất của 1 ứng viên giỏi

Các kỹ năng marketing cần thiết để tạo nên nhân viên marketing chuyên nghiệp

Các kỹ năng cần có để trở thành một chuyên gia đàm phán

Để sử dụng thành thục kỹ năng đàm phán, bạn cần rèn luyện và phát triển những yếu tố bổ trợ như sau:

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả khi đàm phán. Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng các cụm từ ám chỉ mập mờ khiến đối phương lúng túng khi thỏa thuận các phương án mà bạn đưa ra. Kỹ năng giao tiếp tốt cũng giúp tạo ấn tượng tích cực trong mắt đối tác, từ đó, giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và đạt được các kết quả đàm phán thuận lợi hơn.

Thực hiện kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo (Nguồn: Internet)

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch cũng là yếu tố cần thiết giúp đảm bảo quá trình đàm phán diễn ra thành công như mong đợi. Bằng cách áp dụng kỹ năng này, các bên có thể chuẩn bị một cách tốt hơn cho buổi đàm phán, từ thông tin, luận điểm hay phương án cụ thể, tất cả sẽ được sắp xếp theo trình tự nhất định. Bên cạnh đó, khi nghiên cứu và phân tích thông tin trước, bạn có thể hiểu rõ hơn về mục tiêu, lợi ích, giá trị và rủi ro liên quan. Điều này giúp bạn đưa ra đề xuất và lập trường một cách logic và có tính khả thi hơn.

Kỹ năng griải quyết vấn đề

Trong khi đàm phán khó tránh khỏi các vấn đề phát sinh hoặc những tình huống không thể đoán trước. Do đó, để phát huy tốt kỹ năng đàm phán, bạn cần biết cách đối mặt và giải quyết với các vấn đề.

Khi phát sinh vấn đề, bạn cần giữ bình tĩnh và biết kiềm chế. Sau đó, bạn nên lắng nghe và tìm hiểu cẩn thận về các quan điểm, mối quan tâm của đối tác để đưa ra được giải pháp hợp lý giúp giải quyết khúc mắt cho cả đôi bên.

Vận dụng kỹ năng giải quyết vấn đề khi đàm phán (Nguồn: Internet)

Sự thích ứng

Việc thích ứng với môi trường mới và tình huống khác nhau là điều cần thiết để rèn luyện và trở thành một chuyên gia đàm phán giỏi. Hãy mở rộng tư duy và suy nghĩ một cách linh hoạt. Đừng bị giới hạn bởi các ý tưởng và quan điểm cố định. Bạn cũng cần sẵn lòng học hỏi và chấp nhận những thông tin mới. Hãy cập nhật và nắm bắt những xu hướng trong lĩnh vực đàm phán, học từ kinh nghiệm và ý kiến của người khác để áp dụng vào thực tế hiệu quả hơn.

Khả năng kiểm soát cảm xúc

Khi đối mặt với tình huống căng thẳng, áp lực và mâu thuẫn trong cuộc đàm phán, việc kiểm soát cảm xúc giúp các bên duy trì tinh thần thoải mái và tập trung vào những mục tiêu chính. Bạn nên đặt mình vào vị trí của đối phương và cố gắng thấu hiểu tình hình, lý do đằng sau quan điểm mà họ đưa ra. Điều này giúp giảm các căng thẳng và góp phần xây dựng một môi trường đàm phán lành mạnh.

Quản lý cảm xúc tốt khi đàm phán (Nguồn: Internet)

Trên đây là các thông tin xoay quanh kỹ thuật đàm phán và nghệ thuật đàm phán hiệu quả trong kinh doanh. Hy vọng sau khi đọc bài viết, bạn sẽ biết thêm được nhiều tips hay có thể áp dụng vào các cuộc đàm phán thực tế. Nếu có nhu cầu muốn tìm kiếm những mẫu CV đẹp để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, truy cập ngay CVHay để tham khảo cách thiết kế CV sao cho độc đáo. Đừng quên truy cập CareerViet để cập nhật thông tin về các mẫu CV cho những ngành nghề khác.