Đã có những cuộc giao dịch kinh doanh diễn ra trong bầu không khí gượng gạo, thậm chí thiếu tin tưởng chỉ vì một nhân vật quan trọng nào đó quên hoặc không mang theo danh thiếp.

Sức mạnh của danh thiếp

Xét ở một khía cạnh khác, tấm danh thiếp có lúc cũng là nguyên nhân khiến nhiều người nhẹ dạ, cả tin trở thành nạn nhân của những vụ lừa đảo. Như vậy, có thể thấy rằng tuy không phải là một loại giấy tờ có giá trị pháp lý, nhưng danh thiếp đã trở thành một thứ hành trang gần như không thể thiếu được của các doanh nhân, một thứ “giấy thông hành” trong các giao dịch thương mại.

Tuy nhiên, mức độ quan trọng và tiêu chuẩn cụ thể của danh thiếp cũng như cách thức sử dụng nó trong từng trường hợp ra sao thì cho đến nay vẫn chưa có sự thống nhất. Phần lớn các doanh nhân hiện nay vẫn in và sử dụng danh thiếp theo phương châm “người sao ta vậy”.

Giấy thông hành trong giao dịch thương mại
Nếu coi danh thiếp là một phần của văn hóa thương mại, thì nền văn hóa ấy được xây dựng từ những quy ước bất thành văn của giới thương nhân và được thay đổi, bổ sung theo thời gian và nền văn hóa của mỗi khu vực, quốc gia.

Tuy nhiên, nó cũng có những điểm chung và nguyên tắc cơ bản mà các loại danh thiếp phải tuân theo.

Trước hết về kích thước, danh thiếp thường có dạng hình chữ nhật với “số đo” khoảng 5,0-5,5cm x 8,5-9,0cm. Trên thực tế, còn tồn tại một số loại danh thiếp phi tiêu chuẩn (ngắn, dài, to, nhỏ, vuông, tròn, gập đôi, gập ba...). Do phần lớn các loại hộp, ví, sổ đựng danh thiếp đều được thiết kế để chứa các loại danh thiếp tiêu chuẩn, nên thường gây khó khăn cho các loại danh thiếp phi tiêu chuẩn khi muốn “chung sống” và nhiều khi làm hỏng dự định của những chủ nhân muốn “lưu danh hậu thế” hoặc mong muốn được đối tác luôn nhớ đến mình.

Về mặt hình thức, yếu tố đơn giản, rõ ràng và thống nhất trong cùng một doanh nghiệp là những điểm ưu tiên hàng đầu khi thiết kế danh thiếp.

Do đặc thù của danh thiếp là có kích thước nhỏ, lại thường được dùng trong những phút chào hỏi đầu tiên với vai trò thay mặt chủ nhân cung cấp các thông tin cô đọng về doanh nhân và doanh nghiệp, nên việc thiết kế màu mè, phức tạp hoặc quá hoành tráng là không cần thiết.

Đã từng có trường hợp đối tác phải vất vả xoay xở, xăm xoi tấm danh thiếp khá lâu mà vẫn không biết được người đứng trước mặt mình là ai, hoạt động trong lĩnh vực nào.

Cuối cùng, nội dung có lẽ là phần quan trọng nhất của danh thiếp. Ngoài những thông tin, theo truyền thống, thường phải có như: tên doanh nghiệp và logo (nếu có), tên thương nhân và chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, fax, lĩnh vực hoạt động, trên danh thiếp còn có thêm các thông tin như địa chỉ showroom, chi nhánh, số bưu cục (Post Code), địa chỉ hòm thư lưu (P.O. Box), địa chỉ e-mail, website, số điện thoại di động, v.v...

Một số danh thiếp của các doanh nghiệp Việt Nam còn có địa chỉ nhà riêng, điện thoại, fax nhà riêng, e-mail cá nhân, mã số thuế và thậm chí một số danh thiếp còn có cả nickname dùng cho việc chat trên mạng.

Tại các gian hàng ở các hội chợ triển lãm trong nước thời gian gần đây còn thấy xuất hiện khá nhiều loại danh thiếp “vô danh”. Đây thực chất là một dạng tờ gấp (brochure) giới thiệu về doanh nghiệp được thu gọn lại dưới hình thức của một tấm danh thiếp với đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ, sản phẩm, dịch vụ, chỉ thiếu tên người và chức vụ.

Ngôn ngữ danh thiếp
Ngôn ngữ ưu tiên hàng đầu trong danh thiếp là ngôn ngữ của quốc gia mà doanh nghiệp có trụ sở hoặc đang hoạt động tại đó. Ngôn ngữ tiếp theo (nếu có), được in tại mặt kia của danh thiếp, thường là tiếng Anh hoặc tiếng của quốc gia (vùng lãnh thổ) mà doanh nghiệp thường có giao dịch.

Trong trường hợp cần in riêng danh thiếp cho những chuyến đi công tác hoặc tham dự hội chợ, triển lãm, hội thảo tại nước ngoài thì có thể chọn tiếng Anh và tiếng của quốc gia sẽ đến thăm để in danh thiếp.

Nên chọn loại phông chữ thông dụng, dễ đọc để in danh thiếp. Việc chọn các phông chữ theo kiểu thư pháp sẽ gây khó khăn cho đối tác, khách hàng, nhất là những người từ các quốc gia không sử dụng hệ chữ Latinh như Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Nga, Iraq...

Tên của doanh nghiệp phải in rõ ràng, dễ nhận biết để tiện cho việc giao dịch về sau, tránh việc in tắt tên công ty hoặc in tên công ty theo kiểu gia phả liệt kê từ tên bộ, ban, ngành, sở chủ quản đến tổng công ty, công ty, xí nghiệp rồi đến nhà máy, trung tâm, cửa hàng... dễ gây nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác. Đối với các doanh nghiệp có hoạt động trên phạm vi cả nước và nước ngoài, nên ghi đầy đủ mã số điện thoại của tỉnh, thành và quốc gia.

Việc in lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp trên danh thiếp cũng là điều cần thiết vì không phải lúc nào doanh nhân cũng có điều kiện và thời gian để giới thiệu về mình, nhất là trong những dịp tiếp xúc đông người, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh với các đối tác, khách hàng tiềm năng. Trên thực tế, rất khó đoán được lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệp chỉ thông qua tên công ty hoặc logo.

Địa chỉ trên danh thiếp
Hiện nay, việc trao đổi thông tin qua e-mail đã trở nên khá phổ biến do hiệu quả cao, tốc độ nhanh, chi phí thấp và tiện lợi. Do vậy việc có địa chỉ e-mail, nhất là đối với các doanh nghiệp xuất khẩu hoặc có đối tác nước ngoài, đã trở thành điều gần như bắt buộc.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý là địa chỉ e-mail thường được chia làm ba cấp độ tin cậy khác nhau. Có độ tin cậy cao nhất là địa chỉ e-mail có nguồn gốc từ địa chỉ trang web của doanh nghiệp (chẳng hạn như info@tencongty.com.vn).

Tiếp theo là những địa chỉ e-mail có hợp đồng đăng ký và trả tiền sau, do các công ty dịch vụ Internet cung cấp như VDC, FPT, Saigonnet, Netnam, Viettel... Có độ tin cậy thấp nhất là các địa chỉ e-mail dùng thẻ Internet trả trước hoặc miễn phí như yahoo.com, hotmai.com, mail.com, vol.vnn.vn, fptnet.com.

Các doanh nghiệp nên chọn loại địa chỉ e-mail ở hai cấp độ đầu để sử dụng. Địa chỉ e-mail miễn phí chỉ nên dùng cho cá nhân vì đây là loại địa chỉ dễ thay đổi, có nhiều hạn chế khi trao đổi thông tin và nhất là có thể giấu được thông tin thật của người đăng ký sử dụng. Đó cũng là lý do vì sao những kẻ phát tán thư rác, tin tặc, lừa đảo trên mạng hay sử dụng những địa chỉ miễn phí này.

Tốc độ đô thị hóa đang diễn ra nhanh chóng và số lượng các công ty mới được thành lập ngày càng nhiều dẫn đến hiện tượng là địa chỉ trụ sở giao dịch của các công ty không chỉ nằm trên các đường phố chính hoặc các khu cao ốc văn phòng nữa mà đã len lỏi vào tận các hẻm, ngách, tổ, xóm, ấp, các khu giải tỏa di dân, khu định cư mới. Rất nhiều công ty hiện đang tọa lạc tại những nhà không số, phố không tên. Điều này gây không ít lúng túng cho các doanh nghiệp khi in danh thiếp vì không biết phải ghi địa chỉ như thế nào.

Khó khăn này có thể giải quyết phần nào nếu doanh nghiệp chỉ hoạt động trong nước, có thể ghi địa chỉ bằng tiếng Việt theo các địa danh mà mọi người thường gọi (như khu định cư mới, khu di dân mới, Miếu Nổi, Bãi Sậy, hương lộ, tỉnh lộ, đầu cầu A, đối diện bệnh viện B, khu tập thể C, cư xá D...) và in thêm sơ đồ, nếu cần thiết. Vấn đề chỉ nảy sinh khi doanh nghiệp hoạt động xuất khẩu hoặc có đối tác nước ngoài. Để giao dịch theo đường bưu điện, các địa chỉ trên buộc phải dịch ra tiếng Anh. Về mặt lý thuyết, sẽ không có khó khăn gì khi dịch các địa chỉ đó.

Vấn đề nằm ở chỗ, các bưu phẩm lại được chuyển bởi bưu tá, những người vốn không phải là những “nhà ngôn ngữ học” có trình độ ngoại ngữ để hiểu đúng những từ như New Settlement Area (khu định cư mới), Floating Temple (Miếu Nổi), Upstream Lang (Láng Thượng), Duck Island Area (khu Cồn Vịt).

Để tạm thời khắc phục phần nào “sự cố” này, cách tốt nhất có lẽ là ghi địa chỉ bằng tiếng Việt không dấu và yêu cầu đối tác ghi thêm số điện thoại của doanh nghiệp vào địa chỉ gửi thư để giúp bưu điện dễ xác định địa chỉ.