Theo báo cáo của công ty công nghệ về họp trực tuyến Own Labs: 75% nhân viên WFH có năng suất cao hơn hoặc bằng so với khi làm tại công sở. Nguyên do là bởi đầu việc rót xuống quá nhiều, và chính bạn cũng chìm trong công việc đến quên thời gian. Nhưng bạn sẽ không thể duy trì như vậy mãi được...

Trước hết, làm việc quá sức sẽ tác động xấu đến sức khỏe của bạn. Ngày đêm cắm mặt vào laptop, bạn có thể quên ăn quên ngủ, quên cả nghỉ ngơi thư giãn. Chưa hết, cấp trên có thể tận dụng sự chăm chỉ của bạn, tiếp tục giao thêm việc vì nghĩ bạn đủ sức. Cuối cùng, khi có quá nhiều đầu việc trong to-do-list, bạn khó có thể chỉn chu từng chút một, và mắc sai lầm.

Trước hết, làm việc quá sức sẽ tác động xấu đến sức khỏe của bạn

Tuy nhiên, việc nói với cấp trên rằng mình đang quá tải không đơn giản. Chẳng ai muốn bị sếp đánh giá là người lười biếng hoặc “kém”. Dưới đây là một số bí quyết để bạn đề cập đến chủ đề này một cách ‘đầy tính xây dựng’.

Hỏi đồng nghiệp trước
Trước khi nói chuyện với sếp, hãy thử hỏi xem họ có đang ở trong tình trạng tương tự không để biết tình hình chung. Chia sẻ với đồng nghiệp hoặc bạn bè cũng giúp bạn nhìn nhận tình trạng của bản thân dưới góc nhìn khách quan.
Ngoài ra, bạn bè và đồng nghiệp có thể gợi ý giải pháp để bạn tham khảo. Bạn có thể tự áp dụng những lời khuyên này để cải thiện tình hình hoặc ghi nhớ để đề xuất với sếp khi có dịp.

Chuẩn bị dữ liệu
Nói có sách, mách có chứng – hãy chuẩn bị dữ liệu để minh họa cho điều bạn muốn nói.
Đầu tiên là danh sách công việc hàng ngày và thời gian bạn cần để hoàn thành. Sếp có thể không biết một đầu việc lại mất nhiều thời gian đến vậy. Qua danh sách này, sếp sẽ hiểu hơn về khối lượng công việc bạn đang gánh và áp lực từ chúng đang đè nặng lên bạn như thế nào.
Dữ liệu tiếp theo có thể là KPI, mục tiêu tăng trưởng của bạn và của nhóm. Hãy cho sếp biết nếu vấn đề của bạn được giải quyết, hiệu quả công việc có thể tăng lên ra sao.

Việc nói với cấp trên rằng mình đang quá tải không đơn giản

Chuẩn bị giải pháp
Bên cạnh danh sách công việc, hãy chuẩn bị cả giải pháp tiềm năng để khắc phục tình trạng quá tải. Cuộc nói chuyện sẽ suôn sẻ hơn nhiều nếu bạn có sẵn giải pháp trong tay. Dưới đây là một số phương án:
Lùi deadline: Deadline của một số dự án có thể thay đổi không? Nếu có, hãy đề xuất. Điều này sẽ giảm áp lực cho bạn.
Bổ sung nguồn lực: Có công cụ hoặc thiết bị nào giúp bạn làm được nhiều và nhanh hơn không? Ví dụ: bạn cần một chiếc máy tính cấu hình cao hơn hoặc một phần mềm trả phí giúp xử lý công việc hiệu quả hơn? Đừng ngại đề xuất. Còn nếu bạn chưa biết về những công cụ này, hãy nhờ sếp tư vấn.
Bổ sung nhân lực: Trong nhóm của bạn, có ai không quá bận và có thể giúp bạn một tay không? Hoặc nhóm cần tuyển nhân viên mới để xử lý khối lượng công việc khổng lồ? Hãy thử hỏi ý kiến sếp.
Trong cuộc nói chuyện, bạn nên tập trung vào vấn đề chất lượng hơn là số lượng.
Ví dụ: Bạn không ngại làm việc chăm chỉ, nhưng lo ngại tốc độ làm việc này không bền vững và chất lượng công việc sẽ bị ảnh hưởng. Hãy đảm bảo sếp hiểu đúng thông điệp bạn muốn truyền tải.

Giữ thái độ tích cực
Nhớ rằng không phải bạn đang phàn nàn mà là muốn báo cáo tình hình công việc và cách giải quyết vấn đề phát sinh. Điều tối kỵ là chỉ trích sếp vì giao cho bạn quá nhiều việc và so sánh khối lượng công việc của mình với người khác. Bạn nên nói như sau:
- Bởi vì tôi không có đủ thời gian làm dự án XYZ, tôi lo rằng đồng nghiệp ABC cũng sẽ bị tụt lại phía sau cùng tôi và chúng tôi sẽ không hoàn thành dự án đúng deadline.
- Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ ABC khi làm thêm vào cuối tuần, nhưng vì thế thứ 7 tôi phải làm thêm 5 tiếng mới xong.
Hãy thẳng thắn nhưng không tỏ ra bất mãn vì thái độ thù địch không hữu ích trong việc giải quyết vấn đề.

Xác định thứ tự ưu tiên
Đôi khi, bạn có thể thấy rõ việc nào nên làm trước. Nhưng, không phải lúc nào cũng dễ đánh giá được mức độ ưu tiên của các đầu việc.
Nếu bạn thấy số lượng công việc đang tăng lên mà không biết bắt đầu từ đâu, hãy hỏi sếp việc nào cần giải quyết trước. Cấp trên sẽ có cái nhìn bao quát và chính xác hơn. Bạn cũng có thể hỏi về mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của dự án ngay khi sếp vừa giao nó cho bạn.

Theo dõi tình hình
Nhớ rằng một cuộc gặp với sếp chưa chắc đã giải quyết được vấn đề của bạn một cách lâu dài. Vì vậy, sau cuộc nói chuyện, hãy tiếp tục theo dõi số giờ làm việc và hiệu quả công việc của mình.
Nếu cần, hẹn gặp sếp thêm buổi nữa để xem các giải pháp có phát huy tác dụng không. Bạn có thể cần điều chỉnh để đảm bảo mình không rơi vào tình trạng quá tải lần nữa.